Aplikasi payroll gratis adalah alat yang menghitung gaji bersih, PPh 21, dan BPJS secara otomatis tanpa biaya, berbeda dengan Excel manual yang mengharuskan Anda menyusun sendiri rumus tarif TER (tarif efektif rata-rata PPh 21 bulanan), plafon BPJS, dan hitung ulang pajak di bulan Desember. Keduanya bisa menghasilkan gaji bersih yang sama persis, asalkan rumus yang dipakai benar. Artikel ini membandingkan Excel manual dengan Payroll Massal secara berdampingan, lalu menjelaskan empat hal yang wajib dihitung benar oleh aplikasi penggajian karyawan gratis apa pun yang Anda pakai.
Apa itu aplikasi payroll gratis dan apa bedanya dengan Excel manual
Baik aplikasi payroll gratis maupun Excel manual pada dasarnya menghitung hal yang sama: gaji bersih (yang ditransfer) = pendapatan dikurangi iuran BPJS bagian karyawan, PPh 21, dan potongan lain seperti kasbon. Bedanya ada pada seberapa banyak rumus yang harus Anda susun sendiri. Di Excel, Anda perlu membuat tabel tarif TER kategori A, B, C, rumus plafon BPJS, serta lembar terpisah untuk hitung ulang pajak setahun di masa pajak terakhir. Aplikasi hitung gaji karyawan gratis seperti Payroll Massal sudah menyimpan semua aturan itu, sehingga Anda tinggal mengisi data karyawan.
Yang wajib dihitung benar oleh aplikasi hitung gaji karyawan gratis apa pun
Sebelum memakai software payroll gratis mana pun, pastikan empat hal berikut dihitung dengan benar karena memengaruhi jumlah yang diterima karyawan dan yang disetor ke BPJS serta pajak.
Plafon BPJS Kesehatan dan Jaminan Pensiun
Dasar iuran BPJS dihitung dari gaji pokok ditambah tunjangan tetap. Potongan karyawan untuk BPJS Kesehatan sebesar 1% dibatasi plafon upah Rp12.000.000, sedangkan Jaminan Pensiun 1% dibatasi plafon upah Rp11.086.300 sejak Maret 2026 dan naik tiap Maret. JHT sebesar 2% tidak memiliki plafon, jadi dihitung dari dasar iuran penuh berapa pun besarnya.
Tambahan tarif untuk karyawan tanpa NPWP
Karyawan yang NIK-nya belum terdaftar sebagai NPWP dikenai tarif PPh 21 20% lebih tinggi dibanding tarif TER biasa untuk status PTKP yang sama. Aplikasi gaji karyawan gratis yang baik akan menambahkan persentase ini secara otomatis begitu kolom NPWP diisi "Tidak", tanpa Anda perlu menghitung manual.
Premi BPJS perusahaan masuk bruto PPh 21
Bruto TER (dasar perhitungan PPh 21 bulanan) bukan hanya pendapatan karyawan, melainkan pendapatan ditambah premi JKK, JKM, dan BPJS Kesehatan yang dibayar perusahaan. Iuran JHT dan Jaminan Pensiun bagian perusahaan tidak masuk ke bruto ini. Iuran BPJS bagian perusahaan sendiri tidak memotong gaji karyawan; ia hanya menambah biaya perusahaan di luar gaji yang ditransfer.
Hitung ulang PPh 21 di bulan Desember
Pada masa pajak terakhir, yaitu Desember atau bulan karyawan berhenti bekerja, PPh 21 setahun dihitung ulang memakai tarif Pasal 17, bukan tarif TER bulanan. Hasilnya dikurangi PPh 21 yang sudah dipotong Januari–November; bila ada kelebihan potong, uangnya dikembalikan ke karyawan bersama gaji bulan itu.
Contoh berikut memperlihatkan bagaimana keempat hal tadi bekerja bersama pada payroll periode Oktober 2026 untuk tiga karyawan fiktif dengan metode gross (PPh 21 dipotong dari gaji):
| Karyawan | Status PTKP | Pendapatan (gaji bruto) | BPJS karyawan | PPh 21 | Potongan lain | Gaji bersih | BPJS perusahaan | Biaya perusahaan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Budi (Staf Keuangan) | TK/0 | Rp9.350.000 | Rp340.000 | Rp195.228 | Rp300.000 | Rp8.514.772 | Rp895.900 | Rp10.245.900 |
| Sari (Manajer HRD) | K/1 | Rp14.000.000 | Rp510.863 | Rp729.880 | Rp0 | Rp12.759.257 | Rp1.337.326 | Rp15.337.326 |
| Andi (Staf Gudang) | K/2, tanpa NPWP | Rp6.200.000 | Rp208.000 | Rp19.355 | Rp0 | Rp5.972.645 | Rp548.080 | Rp6.748.080 |
| Total | Rp29.550.000 | Rp1.058.863 | Rp944.463 | Rp300.000 | Rp27.246.674 | Rp2.781.306 | Rp32.331.306 |
Angka PPh 21 pada tabel ini adalah potongan bulan biasa dengan tarif TER, bukan hitungan Desember. Gaji bersih Budi sudah dikurangi cicilan kasbon Rp300.000 yang bukan pajak maupun iuran BPJS. Dasar iuran Sari sebesar Rp14.000.000 melebihi kedua plafon, sehingga BPJS Kesehatan dihitung dari Rp12.000.000 dan Jaminan Pensiun dari Rp11.086.300, sementara JHT tetap dari Rp14.000.000 penuh. Andi belum ber-NPWP, sehingga PPh 21-nya dikenai tarif 20% lebih tinggi dari tarif TER biasa.
Perbandingan aplikasi payroll excel gratis vs Payroll Massal
Tabel berikut membandingkan pekerjaan yang sama di Excel manual dan di Payroll Massal.
| Pekerjaan | Excel manual | Payroll Massal (gratis) |
|---|---|---|
| Tarif TER per status PTKP | Susun tabel TER A, B, C dan rumus pencarian tarif sendiri | Otomatis dari status PTKP |
| Plafon BPJS | Rumus batas untuk BPJS Kesehatan (Rp12.000.000) dan Jaminan Pensiun (Rp11.086.300, naik tiap Maret) | Otomatis sesuai periode gaji |
| Karyawan tanpa NPWP | Tambahkan 20% tarif secara manual | Otomatis |
| PPh 21 Desember atau karyawan berhenti | Hitung ulang setahun dengan tarif Pasal 17 di lembar terpisah | Otomatis di masa pajak terakhir |
| Metode pajak | Rumus berbeda untuk gross, gross-up, dan net | Pilih gross, gross-up, atau net |
| Slip gaji | Buat templat slip lalu isi per karyawan | Cetak semua slip sekaligus, satu karyawan per halaman, simpan sebagai PDF |
| Rekap & setoran | Susun sendiri | Unduh Excel 3 sheet (Rekap, BPJS, Ringkasan) atau CSV |
| Penyimpanan data | Berkas Excel | Tempel dari Excel; tersimpan di browser perangkat ini, tidak dikirim ke server |
Excel manual cukup dipertimbangkan bila jumlah karyawan sangat sedikit, status PTKP seragam, dan Anda sudah terbiasa memelihara rumus TER serta plafon BPJS sendiri. Begitu jumlah karyawan bertambah, status PTKP bercampur, atau Anda butuh slip gaji dan rekap setoran sekaligus, aplikasi payroll excel gratis yang sudah menanamkan aturan tersebut lebih menghemat waktu pengecekan ulang.
Hitung otomatis: masukkan data karyawan Anda dan bandingkan hasilnya dengan rumus Excel yang sudah ada di Payroll Massal — gratis, tanpa daftar, langsung di browser.
Cara memakai aplikasi gaji karyawan gratis Payroll Massal
Langkah memakainya cukup berurutan sebagai berikut.
- Pilih periode gaji: Januari–November memakai tarif TER, Desember otomatis menjadi masa pajak terakhir.
- Masukkan karyawan: centang dari Data saya, tempel dari Excel, atau tambah manual.
- Isi angka bulan ini: lembur, bonus/THR, dan potongan lain.
- Periksa pengaturan perusahaan: kepesertaan BPJS, Jaminan Pensiun, risiko JKK, dan metode PPh 21 (gross, gross-up, atau net).
- Cek total: gaji yang ditransfer, PPh 21 yang disetor, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, serta total biaya perusahaan.
- Unduh rekap Excel atau CSV, lalu cetak semua slip sekaligus sebagai PDF.
Bila ada karyawan yang berhenti di tengah tahun, tandai "berhenti bekerja bulan ini" sehingga bulan tersebut otomatis dihitung sebagai masa pajak terakhir dengan tarif Pasal 17, bukan tarif TER.
Format tempel data dari Excel atau Google Sheets
Anda tidak perlu mengetik ulang data karyawan yang sudah ada di spreadsheet. Format yang diterima adalah sebagai berikut.
| Jenis | Ketentuan |
|---|---|
| Tanpa baris judul | Urutan kolom: Nama, Gaji pokok, Tunjangan tetap, Tunjangan tidak tetap, PTKP, NPWP |
| Dengan baris judul | Urutan bebas; kolom opsional Jabatan, ID karyawan, Departemen, Lembur, Bonus/THR, dan Potongan ikut terbaca |
| Format angka | Boleh memakai titik, koma, atau "Rp"; PTKP ditulis seperti TK/0 atau K/1 |
| Baris bermasalah | Ditandai dan tidak ikut dihitung |
Batasan aplikasi payroll gratis berbasis browser
Payroll Massal gratis tanpa membuat akun, dengan kapasitas hingga 300 karyawan per payroll, dan semua hitungan berjalan di browser perangkat Anda. Data karyawan di Data saya maupun draf payroll hanya tersimpan di browser perangkat ini, tidak dikirim ke server, dan bisa dihapus kapan saja. Karena itu, bila Anda berpindah perangkat atau membersihkan data browser, data yang belum diunduh sebagai rekap akan hilang, sehingga sebaiknya unduh hasilnya secara berkala.
Langkah berikutnya untuk memilih antara Excel manual dan aplikasi payroll gratis
Bila Anda masih memakai Excel manual, cocokkan dulu rumus tarif TER, plafon BPJS, dan tarif tanpa NPWP dengan contoh di atas untuk memastikan tidak ada selisih hitung. Bila hasilnya sudah cocok untuk beberapa karyawan, Anda bisa memindahkan seluruh payroll ke Payroll Massal dari SatuTim agar slip gaji dan rekap setoran bisa diunduh sekaligus setiap bulan. Untuk mengecek komponen PPh 21 atau gaji bersih satu karyawan secara terpisah, gunakan juga Kalkulator PPh 21 atau Kalkulator Gaji Bersih, lalu cetak slip individunya lewat Generator Slip Gaji. Cobalah langsung di Payroll Massal untuk melihat apakah hitungan Excel Anda selama ini sudah benar.