Beban gaji karyawan adalah seluruh biaya yang harus ditanggung perusahaan untuk mempekerjakan seorang karyawan, bukan hanya nominal gaji yang diterima karyawan di rekening. Komponennya mencakup gaji pokok, iuran BPJS bagian perusahaan, THR, dan PPh 21 bila ditanggung perusahaan. Berdasarkan perhitungan Oktober 2026, karyawan dengan gaji Rp10.000.000 per bulan menghasilkan biaya total Rp11.054.000 per bulan atau Rp142.648.000 per tahun bagi perusahaan.
Beban Gaji Karyawan Adalah: Pengertian dan Cakupannya
Dari sisi karyawan, gaji adalah angka yang tertulis di slip gaji atau take-home pay. Dari sisi perusahaan, angka itu hanya sebagian dari total biaya yang sebenarnya dikeluarkan. Perusahaan juga menanggung iuran BPJS, menyisihkan dana THR, dan dalam skema tertentu membayarkan PPh 21 karyawan.
Memahami beban gaji karyawan penting bagi pemilik UMKM saat menyusun anggaran, bagi HR saat merekrut posisi baru, dan bagi siapa pun yang perlu memperkirakan total biaya tenaga kerja sebelum menambah jumlah karyawan. Tanpa menghitung komponen ini, anggaran operasional bisa meleset cukup jauh dari gaji pokok yang terlihat di awal.
Komponen Beban Gaji Karyawan dari Sisi Perusahaan
Mengacu pada komponen yang dipakai mesin hitung biaya karyawan, berikut bagian yang membentuk beban gaji karyawan:
- Gaji pokok: angka dasar yang disepakati dalam perjanjian kerja.
- Iuran BPJS bagian perusahaan: BPJS Kesehatan 4%, JHT (Jaminan Hari Tua) 3,7%, Jaminan Pensiun 2%, JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) 0,24%–1,74% sesuai tingkat risiko pekerjaan, dan JKM (Jaminan Kematian) 0,3%.
- THR: setara 1 bulan upah per tahun untuk karyawan dengan masa kerja 12 bulan atau lebih.
- PPh 21: menjadi beban perusahaan hanya bila perusahaan menerapkan skema PPh 21 ditanggung perusahaan (metode net).
Untuk gaji Rp10.000.000, rincian persentase tiap komponen BPJS terlihat pada tabel berikut.
| Komponen | Persen dari gaji | Per bulan |
|---|---|---|
| BPJS Kesehatan | 4% | Rp400.000 |
| JHT | 3,7% | Rp370.000 |
| Jaminan Pensiun | 2% | Rp200.000 |
| JKK (risiko rendah) | 0,54% | Rp54.000 |
| JKM | 0,3% | Rp30.000 |
| Total BPJS perusahaan | 10,54% | Rp1.054.000 |
| THR (1 bulan per tahun) | 8,33% dari gaji setahun | Rp10.000.000 per tahun |
Besaran JKK pada tabel di atas memakai contoh 0,54% untuk pekerjaan berisiko rendah; angka sebenarnya bisa berbeda tergantung klasifikasi risiko pekerjaan, dengan rentang 0,24% hingga 1,74%.
Cara Menghitung Beban Gaji Karyawan per Bulan dan per Tahun
Rumus yang dipakai cukup sederhana. Biaya per bulan dihitung dari gaji ditambah iuran BPJS bagian perusahaan, ditambah PPh 21 apabila ditanggung perusahaan. Biaya per tahun dihitung dari 12 kali biaya per bulan, ditambah THR satu bulan upah.
Biaya per bulan = Gaji + BPJS perusahaan (+ PPh 21 jika ditanggung)
Biaya per tahun = (12 × Biaya per bulan) + THR
Dengan rumus ini, gaji pokok yang terlihat kecil di awal bisa membengkak cukup signifikan begitu komponen BPJS dan THR dimasukkan ke perhitungan tahunan.
Contoh Perhitungan untuk Beberapa Level Gaji
Berikut contoh perhitungan beban gaji karyawan untuk status TK/0 (tidak kawin, tanpa tanggungan), dihitung per Oktober 2026.
| Gaji | BPJS perusahaan per bulan | Biaya per bulan | Biaya setahun (+ THR) | Di atas gaji setahun |
|---|---|---|---|---|
| Rp5.000.000 | Rp527.000 | Rp5.527.000 | Rp71.324.000 | 18,87% |
| Rp10.000.000 | Rp1.054.000 | Rp11.054.000 | Rp142.648.000 | 18,87% |
| Rp15.000.000 | Rp1.382.726 | Rp16.382.726 | Rp211.592.712 | 17,55% |
Dari tabel ini terlihat bahwa biaya tambahan di luar gaji pokok berada di kisaran 17,55% hingga 18,87% dari total gaji setahun, tergantung level gaji karyawan tersebut.
Bila PPh 21 Ditanggung Perusahaan (Metode Net)
Sebagian perusahaan menerapkan metode net, yaitu PPh 21 karyawan dibayarkan oleh perusahaan sehingga gaji yang diterima karyawan tidak terpotong pajak. Dalam skema ini, PPh 21 menjadi komponen tambahan dalam beban gaji karyawan.
Untuk gaji Rp10.000.000 dengan status TK/0, PPh 21 yang dibayar perusahaan adalah Rp262.100 per bulan. Dengan tambahan ini, biaya per bulan yang semula Rp11.054.000 menjadi Rp11.316.100.
Biaya Kesejahteraan Karyawan: Lebih dari Sekadar Gaji
Biaya kesejahteraan karyawan mencakup iuran BPJS perusahaan dan THR, dua komponen yang tidak masuk ke gaji pokok tetapi wajib dianggarkan perusahaan. Iuran BPJS bagian perusahaan berada di kisaran 10% dari upah, terdiri dari BPJS Kesehatan, JHT, Jaminan Pensiun, JKK, dan JKM.
Perlu diperhatikan juga bahwa perhitungan BPJS Kesehatan dan Jaminan Pensiun memakai plafon upah, yaitu batas atas penghasilan yang dipakai sebagai dasar iuran. Plafon BPJS Kesehatan adalah Rp12.000.000 dan plafon Jaminan Pensiun adalah Rp11.086.300, sehingga untuk gaji di atas angka tersebut, iuran dihitung dari batas plafon, bukan dari gaji penuh.
Hitung otomatis: Masukkan gaji dan komponen lain ke Kalkulator Biaya Karyawan untuk melihat total biaya per bulan dan per tahun tanpa menghitung manual satu per satu.
Apa yang Memengaruhi Besar Beban Gaji Karyawan?
Besar kecilnya beban gaji karyawan tidak hanya ditentukan oleh nominal gaji pokok, tetapi juga oleh beberapa faktor berikut. Pertama, tingkat risiko pekerjaan memengaruhi persentase JKK, yang berkisar 0,24% hingga 1,74%, sehingga pekerjaan dengan risiko lebih tinggi menambah beban BPJS perusahaan. Kedua, plafon upah BPJS Kesehatan dan Jaminan Pensiun membuat persentase biaya tambahan terhadap gaji setahun bisa menurun pada level gaji yang lebih tinggi, seperti terlihat pada contoh gaji Rp15.000.000 yang persentasenya 17,55%, lebih rendah dibanding gaji Rp5.000.000 dan Rp10.000.000 yang sama-sama 18,87%.
Ketiga, skema PPh 21 yang dipilih perusahaan — ditanggung karyawan (gross) atau ditanggung perusahaan (net) — menentukan apakah PPh 21 masuk ke dalam beban gaji karyawan atau tidak. Komponen lain seperti tunjangan, bonus, atau fasilitas tambahan di luar yang disebutkan mengikuti perjanjian kerja atau peraturan perusahaan masing-masing, karena besarannya tidak seragam antarperusahaan.
Mengapa Perusahaan Perlu Menghitung Beban Gaji Karyawan Secara Berkala
Menghitung beban gaji karyawan bukan sekadar kebutuhan administratif, tetapi menjadi dasar pengambilan keputusan saat perusahaan mempertimbangkan penambahan karyawan baru. Dengan mengetahui bahwa biaya tambahan di luar gaji pokok bisa mencapai 17,55% hingga 18,87% dari gaji setahun, pemilik usaha dapat menyusun anggaran rekrutmen yang lebih realistis, bukan hanya berdasarkan angka gaji yang ditawarkan ke kandidat.
Perhitungan ini juga relevan ketika perusahaan membandingkan opsi merekrut karyawan tetap dengan menggunakan freelancer atau pekerja lepas. Untuk kebutuhan freelance, struktur biaya berbeda karena tidak melibatkan iuran BPJS perusahaan maupun THR, sehingga perhitungan rate atau tarif jasa perlu pendekatan tersendiri. Pembaca yang ingin membandingkan dua skema ini bisa memeriksa Kalkulator Rate Card untuk melihat cara menghitung tarif kerja lepas.
Selain untuk keputusan rekrutmen, perhitungan beban gaji karyawan yang rutin juga membantu perusahaan memantau proporsi biaya tenaga kerja terhadap total pengeluaran operasional dari waktu ke waktu. Ketika terjadi penyesuaian upah minimum atau perubahan jumlah karyawan, pembaruan perhitungan ini mencegah anggaran tahunan meleset jauh dari rencana awal.
Perbedaan Beban Gaji Karyawan dengan Take-Home Pay Karyawan
Beban gaji karyawan dan take-home pay karyawan adalah dua angka yang berbeda meski berasal dari komponen yang saling terkait. Take-home pay adalah jumlah bersih yang diterima karyawan setelah dipotong iuran BPJS bagian karyawan dan PPh 21 (pada skema gross), sedangkan beban gaji karyawan adalah total biaya yang dikeluarkan perusahaan, termasuk iuran BPJS bagian perusahaan, THR, dan PPh 21 bila ditanggung perusahaan.
Dengan kata lain, angka yang dilihat karyawan di slip gaji selalu lebih kecil dibanding angka yang sebenarnya dikeluarkan perusahaan untuk mempekerjakannya. Selisih ini terjadi karena perusahaan menanggung komponen tambahan yang tidak tercermin langsung di slip gaji karyawan, seperti iuran BPJS bagian perusahaan dan THR tahunan.
Bagi karyawan yang ingin memahami cara perhitungan gaji bersihnya sendiri, termasuk potongan BPJS dan PPh 21 bagian karyawan, penjelasan lengkapnya dapat dibaca di artikel cara menghitung gaji bersih setelah BPJS dan PPh 21. Sementara itu, HR atau pemilik usaha yang ingin melihat gambaran acuan upah minimum untuk tahun berikutnya bisa membaca UMP 2027: kapan diumumkan? sebagai referensi tambahan saat menyusun anggaran gaji.
Langkah Berikutnya untuk Menghitung Beban Gaji Karyawan
Setelah memahami komponen dan rumusnya, langkah paling praktis adalah menghitung langsung angka milik Anda sendiri, baik untuk satu karyawan maupun simulasi penambahan tim baru. Anda juga bisa mengecek rincian iuran BPJS secara terpisah lewat Kalkulator BPJS atau membandingkan dengan gaji bersih karyawan lewat Kalkulator Gaji Bersih.
Jika perusahaan Anda ingin menghitung biaya karyawan secara rutin tanpa mengulang rumus manual setiap bulan, SatuTim menyediakan Kalkulator Biaya Karyawan yang bisa langsung dipakai di browser, gratis, tanpa perlu mendaftar.