Cara membuat slip gaji karyawan: panduan format dan hitungan

Cara buat slip gaji karyawan dimulai dengan mencatat data pegawai, merinci seluruh pendapatan kotor, menghitung potongan resmi seperti BPJS dan PPh 21, lalu menetapkan gaji bersih yang diterima. Menurut PP 36/2021 Pasal 53 ayat (2), pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima pekerja pada saat upah dibayarkan. Dokumen ini menjadi bukti transparansi tertulis antara perusahaan dan pekerja agar tidak terjadi perselisihan hak finansial.

Bagi staf personalia, pemilik usaha, maupun pekerja yang ingin memahami cara buat slip gaji sendiri, pembuatan dokumen ini kerap memicu kebingungan. Kesalahan paling sering terjadi saat membedakan komponen upah yang menjadi dasar potongan BPJS dan komponen yang masuk ke penghasilan bruto untuk pajak. Pemahaman yang keliru dapat merugikan karyawan atau menyebabkan perusahaan salah menyetor kewajiban pajak dan jaminan sosial.

Komponen wajib dalam slip gaji karyawan

Format slip gaji dapat disesuaikan dengan kebutuhan internal perusahaan, tetapi PP 36/2021 Pasal 53 ayat (2) menegaskan kewajiban memuat rincian upah yang diterima pekerja. Format slip gaji yang lengkap dan rapi umumnya memuat empat kelompok informasi utama:

1. Identitas perusahaan dan karyawan

Bagian atas slip gaji mencantumkan nama perusahaan, periode penggajian (misalnya Oktober 2026), nama lengkap karyawan, jabatan, divisi, serta status perkawinan untuk keperluan pajak (seperti TK/1). Informasi kepemilikan NPWP juga dicantumkan untuk memperjelas dasar pemotongan pajak penghasilan.

2. Rincian pendapatan (upah)

Pendapatan karyawan terbagi menjadi upah tetap dan upah tidak tetap:

• Gaji pokok: imbalan dasar yang dibayarkan kepada pekerja menurut tingkat atau jenis pekerjaan.
• Tunjangan tetap: pembayaran teratur yang tidak dikaitkan dengan kehadiran atau target kerja, misalnya tunjangan jabatan.
• Tunjangan tidak tetap: pembayaran yang dipengaruhi oleh kehadiran atau operasional, seperti uang makan dan transport harian.
• Upah lembur: kompensasi atas jam kerja lembur yang perhitungannya mengacu pada regulasi ketenagakerjaan.

3. Rincian potongan resmi

Bagian potongan merinci kewajiban yang mengurangi penghasilan kotor karyawan:

• BPJS Kesehatan: porsi iuran yang ditanggung pekerja sebesar 1% dari dasar upah.
• Jaminan Hari Tua (JHT): porsi tabungan tenaga kerja sebesar 2% dari upah.
• Jaminan Pensiun (JP): porsi iuran pekerja sebesar 1% dengan memperhatikan batasan plafon upah yang berlaku.
• PPh 21: pajak penghasilan karyawan yang dipotong menggunakan mekanisme tarif efektif rata-rata (TER).
• Potongan lain: potongan tambahan jika ada, seperti pinjaman karyawan atau keterlambatan, yang disepakati dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja.

4. Gaji bersih (take home pay)

Bagian akhir slip gaji menampilkan jumlah bersih yang diterima karyawan setelah seluruh total pendapatan dikurangi dengan total potongan. Angka inilah yang ditransfer ke rekening pekerja pada hari pembayaran gaji.

Langkah-langkah cara membuat slip gaji karyawan

Untuk menyusun dokumen yang tepat tanpa kekeliruan hitung, Anda dapat mengikuti tahapan terstruktur berikut ini:

1. Kumpulkan data kehadiran dan komponen upah

Rekap daftar presensi, catatan hari kerja aktif, dan surat perintah lembur. Tentukan besaran gaji pokok, tunjangan jabatan (tetap), serta tunjangan kehadiran (tidak tetap). Jika ada jam lembur di hari kerja, siapkan data durasinya untuk dihitung sesuai ketentuan PP 35/2021.

1. Tentukan dasar perhitungan iuran BPJS

Dasar perhitungan BPJS Kesehatan, JHT, dan JP adalah upah pokok ditambah tunjangan tetap. Tunjangan tidak tetap dan upah lembur tidak diikutsertakan sebagai dasar pemotongan iuran jaminan sosial tenaga kerja. Pastikan pula upah karyawan diperiksa terhadap batasan tertinggi atau plafon upah JP (Rp11.086.300 pada periode Oktober 2026).

1. Hitung potongan BPJS porsi karyawan

Hitung potongan iuran yang dibebankan kepada pekerja dari dasar upah yang telah ditetapkan:

• BPJS Kesehatan: 1%
• JHT: 2%
• Jaminan Pensiun: 1%

Catat ketiga nilai ini sebagai pos pengurang pendapatan karyawan.

1. Hitung penghasilan bruto dan PPh 21 TER

Untuk menghitung PPh 21 bulanan, jumlahkan seluruh pendapatan kotor karyawan (gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, dan lembur) ditambah premi BPJS yang ditanggung oleh pemberi kerja (seperti JKK tingkat risiko rendah 0,54%, JKM 0,3%, dan BPJS Kesehatan 4% dibayar perusahaan). Kalikan total bruto tersebut dengan persentase TER yang sesuai dengan kategori status PTKP karyawan (misalnya TER A untuk status TK/1).

1. Susun format dan cetak atau simpan dokumen

Masukkan seluruh angka ke dalam templat slip gaji. Kurangkan total pendapatan dengan total potongan karyawan untuk menghasilkan gaji bersih. Simpan dokumen dalam format digital seperti PDF atau cetak secara fisik untuk diserahkan kepada pekerja bersamaan dengan pembayaran upah.

Hitung otomatis: Tidak perlu menghitung rumus pajak dan jaminan sosial satu per satu, susun dokumen penggajian resmi Anda seketika melalui Generator Slip Gaji.

Contoh perhitungan slip gaji bulanan karyawan

Agar memahami cara menyusun angka-angka di atas secara konkret, mari pelajari contoh slip gaji karyawan berstatus TK/1 untuk periode Oktober 2026 berikut ini.

Profil karyawan contoh

• Status pernikahan/tanggungan: TK/1 (kategori TER A)
• Status pajak: Memiliki NPWP
• Kepesertaan BPJS: Ikut BPJS penuh (JKK tingkat risiko rendah 0,54%, JKM 0,3%, BPJS Kesehatan 4% dibayar perusahaan)
• Upah dasar: Gaji pokok Rp7.000.000 dan tunjangan jabatan Rp1.000.000
• Dasar iuran BPJS: Rp7.000.000 + Rp1.000.000 = Rp8.000.000
• Upah tidak tetap: Uang makan & transport Rp30.000 × 22 hari = Rp660.000
• Upah lembur: Lembur 3 jam hari kerja dihitung dari upah Rp8.000.000 ÷ 173 per jam (jam ke-1 sebesar 1,5×, jam ke-2 dan ke-3 masing-masing 2× sesuai PP 35/2021) menghasilkan Rp254.335.

Perhitungan bruto untuk PPh 21

Selain pendapatan yang diterima pekerja, terdapat premi BPJS yang ditanggung pemberi kerja yang masuk ke dalam penghasilan bruto PPh 21 karyawan (tetapi tidak memotong upah karyawan), yaitu sebesar Rp387.200. Dengan demikian, rincian penghasilan bruto pajak adalah:

• Total pendapatan pekerja: Rp8.914.335
• Premi BPJS dibayar perusahaan: Rp387.200
• Total bruto PPh 21: Rp9.301.535
• Tarif TER A untuk status TK/1: 1,75%
• Potongan PPh 21: 1,75% × Rp9.301.535 = Rp162.777

Tabel rincian slip gaji

Berikut rincian lengkap yang disajikan di dalam slip gaji karyawan:

Pekerja menerima gaji bersih sebesar Rp8.431.558 setelah total pendapatan Rp8.914.335 dikurangi total potongan -Rp482.777. Dokumen slip gaji mencantumkan secara transparan potongan BPJS Kesehatan 1% (-Rp80.000), JHT 2% (-Rp160.000), Jaminan Pensiun 1% (-Rp80.000), serta PPh 21 (-Rp162.777).

Anda juga dapat mengecek simulasi angka ini memakai Kalkulator Gaji Bersih atau memverifikasi kewajiban iuran jaminan ketenagakerjaan melalui Kalkulator BPJS.

Kesalahan umum saat membuat slip gaji sendiri

Banyak staf HR pemula maupun pengusaha UMKM melakukan kekeliruan administratif saat membuat slip gaji secara manual. Kesalahan-kesalahan ini berisiko menimbulkan masalah hukum dan komplain dari pekerja:

1. Menghitung potongan BPJS dari seluruh pendapatan kotor

Kesalahan paling umum adalah membebankan persentase 1% BPJS Kesehatan atau 2% JHT ke atas total penghasilan yang sudah mencakup uang makan harian dan upah lembur. Padahal, dasar iuran BPJS yang benar hanyalah gaji pokok ditambah tunjangan tetap. Pada contoh di atas, dasar iuran adalah Rp8.000.000, bukan Rp8.914.335.

2. Mengabaikan plafon upah Jaminan Pensiun

Iuran Jaminan Pensiun (JP) sebesar 1% dari pekerja memiliki batas upah maksimal bulanan (plafon upah JP Rp11.086.300 pada Oktober 2026). Jika seorang karyawan memiliki gaji pokok dan tunjangan tetap di atas angka plafon tersebut, persentase 1% hanya boleh dikalikan maksimal sebesar nilai plafon, bukan dari seluruh gajinya.

3. Salah memasukkan premi perusahaan ke dalam potongan

Premi asuransi kecelakaan kerja (JKK 0,54%) dan kematian (JKM 0,3%) serta BPJS Kesehatan 4% dibayarkan penuh oleh pemberi kerja. Komponen premi ini dimasukkan ke dalam dasar penghasilan bruto untuk menghitung PPh 21, tetapi dilarang keras dicantumkan sebagai potongan yang mengurangi gaji pokok pekerja.

4. Tidak memperbarui tarif pajak TER

Sejak berlakunya skema tarif efektif rata-rata (TER), pemotongan pajak bulanan tidak lagi menggunakan estimasi manual yang rumit setiap bulan. Anda cukup mencocokkan penghasilan bruto dengan kategori TER (A, B, atau C) berdasarkan status PTKP. Memakai rumus lama tanpa tabel TER resmi berpotensi menyebabkan ketidaksesuaian laporan SPT Masa PPh 21.

Cara membuat slip gaji otomatis langsung di peramban

Menyusun slip gaji satu per satu menggunakan berkas lembar sebar (spreadsheet) sering kali menghabiskan waktu, rawan salah ketik rumus, dan menyulitkan saat harus membagikan dokumen ke ponsel karyawan. Saat ini, Anda bisa menerapkan cara bikin slip gaji di hp atau komputer tanpa harus memasang aplikasi khusus.

SatuTim menyediakan generator slip gaji berbasis web yang dapat diakses langsung secara bebas biaya. Melalui sistem ini, Anda cukup memasukkan data pokok upah, tunjangan, dan lembur. Sistem secara otomatis menghitung tarif TER PPh 21, menentukan batas plafon BPJS, dan membagi porsi iuran tanpa risiko keliru hitung.

Beberapa keunggulan membuat slip gaji secara digital langsung di browser:

• Perhitungan instan dan akurat: Komponen potongan BPJS dan PPh 21 TER dihitung otomatis berdasarkan parameter yang berlaku.
• Format siap cetak: Hasil slip gaji dapat langsung diunduh menjadi dokumen PDF atau disimpan dalam format Word yang rapi.
• Kerahasiaan data terjaga: Pemrosesan dokumen berjalan langsung di peramban pengguna, sehingga data gaji karyawan tidak dikirim atau disimpan ke server publik.

Buat slip gaji karyawan Anda sekarang

Menyediakan slip gaji bulanan bukan sekadar formalitas kantor, melainkan kewajiban hukum pemberi kerja menurut PP 36/2021 Pasal 53 ayat (2). Slip gaji yang transparan memberikan ketenangan bagi pekerja dan menjadi bukti kepatuhan operasional bisnis Anda.

Bila Anda ingin menyelesaikan slip gaji karyawan secara praktis tanpa repot menghitung potongan pajak dan jaminan sosial satu per satu, manfaatkan Generator Slip Gaji di SatuTim. Masukkan komponen upah karyawan Anda, dapatkan rincian bersihnya, dan unduh dokumen slip gaji resmi dalam format PDF seketika.