Cara membuat KPI karyawan dimulai dengan menurunkan indikator dari tujuan perusahaan, memilih 3–5 indikator yang bisa diukur per jabatan, menentukan rumus dan sumber data, menetapkan target serta frekuensi pengukuran, memberi bobot yang totalnya 100%, lalu menyepakatinya bersama karyawan yang bersangkutan. KPI (key performance indicator) adalah indikator kinerja rutin yang dipantau terus-menerus dan biasanya menjadi dasar penilaian kinerja. Berikut langkah lengkap menyusunnya, lengkap dengan contoh perhitungan skor.
Apa itu KPI dan bedanya dengan OKR
KPI adalah indikator kinerja yang dipantau berulang—mingguan atau bulanan—untuk melihat apakah pekerjaan rutin seorang karyawan sudah mencapai standar yang ditetapkan. Sementara itu, OKR (objectives and key results) adalah objective kualitatif yang menantang disertai 2–4 key result terukur untuk satu periode, umumnya per kuartal. Key result dalam OKR harus berupa hasil terukur, bukan daftar aktivitas yang dikerjakan.
Perbedaan utamanya terletak pada sifat dan jangka waktu. KPI cenderung stabil dan dipakai terus-menerus untuk menilai kinerja operasional harian, sedangkan OKR lebih fleksibel dan diganti tiap periode mengikuti prioritas strategis. Banyak perusahaan memakai keduanya sekaligus: OKR untuk arah strategis divisi, KPI untuk memantau kinerja individu sehari-hari.
Langkah-langkah cara menyusun KPI karyawan
Berikut cara menyusun KPI yang terukur dan bisa langsung diterapkan ke setiap jabatan di perusahaan Anda.
- Turunkan dari tujuan perusahaan. Mulai dari target divisi atau perusahaan, lalu pecah menjadi tanggung jawab yang relevan untuk setiap jabatan. KPI yang tidak terhubung ke tujuan yang lebih besar biasanya sulit dipertahankan relevansinya dalam jangka panjang.
- Pilih 3–5 indikator terukur per jabatan. Terlalu sedikit indikator membuat penilaian kurang representatif, terlalu banyak membuat karyawan kehilangan fokus. Pastikan setiap indikator bisa diukur dengan angka, bukan opini atau kesan subjektif.
- Tentukan rumus dan sumber data. Setiap indikator butuh rumus perhitungan yang jelas dan sumber data yang disepakati, misalnya data sistem, laporan manual, atau hasil survei. Tanpa rumus yang jelas, dua orang bisa menghitung pencapaian yang sama dengan hasil berbeda.
- Tetapkan target dan frekuensi pengukuran. Target harus spesifik—angka atau persentase—dan frekuensinya ditentukan sesuai sifat pekerjaan, misalnya mingguan untuk indikator respons cepat atau bulanan untuk indikator yang butuh waktu akumulasi.
- Beri bobot pada tiap indikator hingga totalnya 100%. Bobot mencerminkan seberapa penting indikator tersebut terhadap keseluruhan pekerjaan. Indikator yang paling berdampak pada hasil kerja biasanya mendapat bobot lebih besar.
- Sepakati bersama karyawan sebelum diberlakukan. KPI yang disusun sepihak oleh atasan tanpa diskusi lebih rawan ditolak atau dianggap tidak adil. Diskusikan target dan rumus agar karyawan memahami cara penilaiannya sejak awal.
Contoh KPI per jabatan
Berikut contoh KPI yang sudah lengkap dengan rumus, target, frekuensi, dan bobot untuk dua jabatan berbeda.
| Jabatan | Indikator | Rumus | Target | Frekuensi | Bobot |
|---|---|---|---|---|---|
| Staf administrasi | Akurasi input data | data benar ÷ total data × 100% | 98% | bulanan | 40% |
| Staf administrasi | Laporan tepat waktu | laporan tepat waktu ÷ total laporan × 100% | 100% | bulanan | 35% |
| Staf administrasi | Penyelesaian permintaan internal | permintaan selesai ≤ 2 hari kerja ÷ total permintaan | 90% | bulanan | 25% |
| Customer service | Waktu respons pertama | rata-rata jam sampai balasan pertama | di bawah 2 jam | mingguan | 40% |
| Customer service | Kepuasan pelanggan | jawaban puas ÷ total survei × 100% | 90% | bulanan | 60% |
Perhatikan bahwa bobot pada masing-masing jabatan dijumlahkan hingga tepat 100%. Jika Anda menambah atau mengurangi indikator, bobot indikator lain perlu disesuaikan agar totalnya tetap 100%.
Cara menentukan KPI yang SMART
KPI yang baik umumnya mengikuti prinsip SMART: spesifik, terukur, realistis untuk dicapai, relevan dengan tanggung jawab jabatan, dan punya batas waktu yang jelas. Dalam praktiknya, prinsip ini tercermin dari rumus yang jelas, target berupa angka, dan frekuensi pengukuran yang pasti—seperti pada contoh tabel di atas. Indikator seperti \"akurasi input data\" dengan rumus data benar dibagi total data lalu dikali 100% adalah contoh KPI yang spesifik dan terukur, bukan sekadar penilaian kesan.
KPI yang tidak SMART biasanya berbunyi umum, misalnya \"bekerja dengan baik\" tanpa rumus atau target angka. Cara menentukan KPI yang tepat adalah selalu bertanya: bisakah indikator ini dihitung dengan rumus, dan apakah hasilnya bisa dibandingkan dari periode ke periode?
Hitung otomatis: AI menyusun OKR dan KPI per jabatan lengkap dengan rumus, target, frekuensi, dan bobot yang totalnya 100%, hasilnya bisa diunduh Excel — coba AI Generator OKR & KPI.
Cara menghitung skor KPI karyawan
Setelah KPI berjalan satu periode, skor dihitung dengan rumus: pencapaian = realisasi dibagi target dikali 100%. Untuk indikator yang sifatnya makin kecil makin baik—seperti waktu respons komplain—rumusnya dibalik: target dibagi realisasi dikali 100%. Skor akhir per indikator didapat dari pencapaian dikali bobot, lalu seluruh skor dijumlahkan menjadi nilai akhir.
Berikut contoh perhitungan skor KPI untuk staf sales dalam satu periode.
| Indikator | Target | Realisasi | Pencapaian | Bobot | Skor |
|---|---|---|---|---|---|
| Nilai penjualan | Rp100.000.000 | Rp90.000.000 | 90% | 40% | 36 |
| Pelanggan baru | 20 pelanggan | 22 pelanggan | 110% | 30% | 33 |
| Waktu respons komplain (makin kecil makin baik) | 24 jam | 30 jam | 80% | 20% | 16 |
| Laporan mingguan tepat waktu | 4 laporan | 4 laporan | 100% | 10% | 10 |
Dari tabel di atas, nilai akhir staf sales tersebut adalah 95, hasil penjumlahan skor dari keempat indikator. Perhatikan indikator waktu respons komplain: karena realisasi 30 jam lebih lambat dari target 24 jam, rumus dibalik sehingga pencapaiannya hanya 80%, bukan dihitung seperti indikator lain.
Yang perlu disepakati sebelum KPI berlaku
Selain enam langkah di atas, ada hal-hal yang sebaiknya dituangkan secara tertulis agar tidak menimbulkan perbedaan tafsir di kemudian hari, misalnya kapan KPI ditinjau ulang, bagaimana jika target tidak tercapai karena faktor di luar kendali karyawan, atau bagaimana KPI dikaitkan dengan insentif. Hal-hal ini mengikuti perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau kesepakatan internal yang berlaku di tempat Anda bekerja, karena ketentuannya bisa berbeda antarperusahaan.
Untuk jabatan yang sifat pekerjaannya lintas tim, pastikan juga ada kejelasan siapa yang bertanggung jawab atas setiap indikator. Pembagian peran semacam ini bisa dibantu dengan RACI Matrix Generator agar tidak ada tumpang tindih tanggung jawab antarjabatan.
Langkah berikutnya untuk menyusun KPI tim Anda
Setelah memahami cara membuat KPI karyawan, langkah berikutnya adalah menuliskannya per jabatan dan memastikan setiap rumus, target, serta bobotnya sudah disepakati bersama. Jika tim Anda baru mulai menyusun job description sebelum menetapkan KPI, AI Job Description bisa membantu merumuskan tanggung jawab tiap posisi lebih dulu. Anda juga bisa membaca contoh KPI karyawan per jabatan dengan rumus dan bobot untuk referensi tambahan sebelum menyusun KPI tim sendiri.
Agar prosesnya lebih cepat, coba AI Generator OKR & KPI dari SatuTim untuk menghasilkan objective, key result, dan KPI lengkap dengan rumus, target, frekuensi, dan bobot otomatis totalnya 100%—gratis, tanpa daftar, dan hasilnya langsung bisa diunduh dalam format Excel.