Cara menghitung gaji karyawan: BPJS, PPh 21, dan setoran

Cara menghitung gaji karyawan per bulan dari sudut pandang perusahaan dilakukan dengan menentukan total pendapatan kotor, menghitung iuran BPJS bagian karyawan dan perusahaan, memotong PPh 21 tarif efektif rata-rata (TER), serta mengurangkan potongan lain sebelum mentransfer gaji bersih. Melalui alur ini, tim HR atau pemilik usaha tidak hanya mendapatkan nominal take home pay bagi staf, melainkan juga rekap total beban anggaran gaji dan jadwal setoran resmi ke kas negara serta BPJS.

Bagi perusahaan yang mengelola beberapa staf sekaligus, penghitungan payroll bulanan membutuhkan ketelitian karena komponen upah memiliki perlakuan yang berbeda terhadap iuran BPJS dan dasar pajak. Mengabaikan batas plafon upah atau status kepemilikan NPWP dapat membuat nominal pemotongan keliru dan berisiko pada pelaporan masa pajak.

Perlakuan komponen gaji terhadap BPJS dan PPh 21

Sebelum mulai memproses angka, perusahaan harus memisahkan pos penghasilan yang menjadi dasar iuran jaminan sosial dan pos yang masuk ke perhitungan pajak penghasilan. Pendapatan atau gaji bruto karyawan mencakup gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, upah lembur, serta bonus atau THR pada bulan pos tersebut dibayarkan.

Namun, dasar perhitungan iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan tidak menggunakan seluruh pendapatan bruto. Iuran jaminan sosial hanya dihitung dari upah yang terdiri atas gaji pokok ditambah tunjangan tetap. Tunjangan tidak tetap seperti uang makan harian, uang transport kehadiran, upah lembur, dan bonus tidak dimasukkan ke dalam dasar iuran BPJS.

Sebaliknya, seluruh penghasilan tersebut wajib dimasukkan ke dalam penghasilan bruto untuk PPh 21. Selain pos upah yang diterima karyawan, premi jaminan sosial yang ditanggung pemberi kerja—yaitu Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), dan BPJS Kesehatan bagian perusahaan—juga diperlakukan sebagai penambah bruto TER PPh 21. Sementara itu, iuran Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pensiun (JP) yang dibayar perusahaan tidak menambah bruto pajak.

5 langkah cara menghitung payroll karyawan per bulan

Untuk memproses payroll satu tim secara teratur, perusahaan dapat menjalankan cara menghitung gaji karyawan bulanan melalui lima langkah berurutan:

1. Kumpulkan seluruh komponen pendapatan setiap karyawan, mulai dari gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, hingga uang lembur periode berjalan.
2. Tentukan dasar iuran BPJS (gaji pokok + tunjangan tetap) lalu hitung potongan iuran jaminan sosial bagian karyawan dengan memperhatikan ketentuan plafon upah resmi.
3. Hitung premi BPJS bagian perusahaan (JKK, JKM, dan BPJS Kesehatan) untuk dijumlahkan ke pendapatan karyawan guna membentuk nilai bruto TER PPh 21, lalu kalikan dengan tarif TER sesuai kategori PTKP karyawan.
4. Kurangkan potongan BPJS bagian karyawan, potongan PPh 21, dan potongan lain (misalnya cicilan kasbon) dari total pendapatan untuk menghasilkan gaji bersih yang ditransfer.
5. Hitung total kewajiban perusahaan dengan menjumlahkan pendapatan karyawan dan seluruh iuran BPJS bagian perusahaan (ditambah PPh 21 jika menggunakan metode net).

Pada langkah kedua, potongan iuran BPJS bagian karyawan terdiri atas BPJS Kesehatan sebesar 1% dengan batas plafon upah Rp12.000.000, JHT sebesar 2% tanpa plafon, serta Jaminan Pensiun sebesar 1% dengan batas plafon upah Rp11.086.300 sejak Maret 2026 yang naik setiap bulan Maret. Jika upah karyawan melampaui plafon, pengali persentase BPJS Kesehatan dan JP berhenti di angka plafon tersebut.

Pada langkah ketiga, pemotongan PPh 21 untuk masa Januari sampai November mengacu pada ketentuan PP 58/2023 dan PMK 168/2023 menggunakan tarif TER bulanan. Kategori tarif ditentukan dari status PTKP: Kategori A untuk TK/0, TK/1, dan K/0; Kategori B untuk TK/2, TK/3, K/1, dan K/2; serta Kategori C untuk K/3. Bagi karyawan yang belum memiliki NPWP atau NIK-nya belum terdaftar sebagai NPWP, tarif PPh 21 dikenakan 20% lebih tinggi.

Hitung otomatis: Kelola gaji pokok, lembur, BPJS, dan PPh 21 seluruh tim sekaligus lewat Payroll Massal tanpa perlu rumus manual.

Contoh hitung gaji karyawan satu tim: 3 profil berbeda

Agar memahami cara hitung gaji karyawan per bulan secara utuh, perhatikan contoh tiga staf fiktif pada periode Oktober 2026 dengan metode gross (PPh 21 dipotong dari gaji karyawan) dan tingkat risiko JKK rendah sebesar 0,54%.

Profil Karyawan Fiktif (Oktober 2026):
1. Budi (Staf Keuangan)  : TK/0, NPWP Ada, Gaji Pokok Rp7.500.000, Tunj. Tetap Rp1.000.000, Tunj. Tidak Tetap Rp500.000, Lembur Rp350.000, Kasbon Rp300.000
2. Sari (Manajer HRD)    : K/1, NPWP Ada, Gaji Pokok Rp12.000.000, Tunj. Tetap Rp2.000.000, Tunj. Tidak Tetap Rp0, Lembur Rp0, Kasbon Rp0
3. Andi (Staf Gudang)    : K/2, Tanpa NPWP, Gaji Pokok Rp5.200.000, Tunj. Tetap Rp0, Tunj. Tidak Tetap Rp400.000, Lembur Rp600.000, Kasbon Rp0

1. Rincian hitung Budi (Staf Keuangan, TK/0)

• Pendapatan: gaji pokok Rp7.500.000 + tunjangan tetap Rp1.000.000 + tunjangan tidak tetap Rp500.000 + lembur Rp350.000 = Rp9.350.000.
• Dasar iuran BPJS: gaji pokok + tunjangan tetap = Rp8.500.000.
• Potongan BPJS karyawan: Kesehatan 1% × Rp8.500.000 = Rp85.000; JHT 2% × Rp8.500.000 = Rp170.000; Jaminan Pensiun 1% × Rp8.500.000 = Rp85.000. Total potongan BPJS karyawan = Rp340.000.
• Premi perusahaan penambah bruto: JKK 0,54% Rp45.900 + JKM 0,3% Rp25.500 + BPJS Kesehatan 4% Rp340.000 = Rp411.400.
• Bruto TER: Rp9.350.000 + Rp411.400 = Rp9.761.400. Status TK/0 masuk Kategori A dengan tarif 2%.
• PPh 21: Rp9.761.400 × 2% = Rp195.228.
• Gaji bersih: Rp9.350.000 − Rp340.000 − Rp195.228 − cicilan kasbon Rp300.000 = Rp8.514.772.
• Iuran BPJS bagian perusahaan: Kesehatan Rp340.000 + JHT 3,7% Rp314.500 + Jaminan Pensiun 2% Rp170.000 + JKK Rp45.900 + JKM Rp25.500 = Rp895.900. Total biaya perusahaan untuk Budi = Rp9.350.000 + Rp895.900 = Rp10.245.900.

2. Rincian hitung Sari (Manajer HRD, K/1, di atas plafon)

• Pendapatan: gaji pokok Rp12.000.000 + tunjangan tetap Rp2.000.000 = Rp14.000.000.
• Dasar iuran BPJS: gaji pokok + tunjangan tetap = Rp14.000.000 (melebihi plafon upah Kesehatan dan JP).
• Potongan BPJS karyawan: Kesehatan 1% × Rp12.000.000 (plafon) = Rp120.000; JHT 2% × Rp14.000.000 = Rp280.000; Jaminan Pensiun 1% × Rp11.086.300 (plafon) = Rp110.863. Total potongan BPJS karyawan = Rp510.863.
• Premi perusahaan penambah bruto: JKK 0,54% Rp75.600 + JKM 0,3% Rp42.000 + BPJS Kesehatan 4% Rp480.000 = Rp597.600.
• Bruto TER: Rp14.000.000 + Rp597.600 = Rp14.597.600. Status K/1 masuk Kategori B dengan tarif 5%.
• PPh 21: Rp14.597.600 × 5% = Rp729.880.
• Gaji bersih: Rp14.000.000 − Rp510.863 − Rp729.880 = Rp12.759.257.
• Iuran BPJS bagian perusahaan: Kesehatan Rp480.000 + JHT 3,7% Rp518.000 + Jaminan Pensiun 2% Rp221.726 + JKK Rp75.600 + JKM Rp42.000 = Rp1.337.326. Total biaya perusahaan untuk Sari = Rp14.000.000 + Rp1.337.326 = Rp15.337.326.

3. Rincian hitung Andi (Staf Gudang, K/2, tanpa NPWP)

• Pendapatan: gaji pokok Rp5.200.000 + tunjangan tidak tetap Rp400.000 + lembur Rp600.000 = Rp6.200.000.
• Dasar iuran BPJS: gaji pokok + tunjangan tetap = Rp5.200.000.
• Potongan BPJS karyawan: Kesehatan 1% × Rp5.200.000 = Rp52.000; JHT 2% × Rp5.200.000 = Rp104.000; Jaminan Pensiun 1% × Rp5.200.000 = Rp52.000. Total potongan BPJS karyawan = Rp208.000.
• Premi perusahaan penambah bruto: JKK 0,54% Rp28.080 + JKM 0,3% Rp15.600 + BPJS Kesehatan 4% Rp208.000 = Rp251.680.
• Bruto TER: Rp6.200.000 + Rp251.680 = Rp6.451.680. Status K/2 masuk Kategori B dengan tarif 0,25%.
• PPh 21: karena Andi belum memiliki NPWP, berlaku ketentuan tarif 20% lebih tinggi: Rp6.451.680 × 0,25% × 120% = Rp19.355.
• Gaji bersih: Rp6.200.000 − Rp208.000 − Rp19.355 = Rp5.972.645.
• Iuran BPJS bagian perusahaan: Kesehatan Rp208.000 + JHT 3,7% Rp192.400 + Jaminan Pensiun 2% Rp104.000 + JKK Rp28.080 + JKM Rp15.600 = Rp548.080. Total biaya perusahaan untuk Andi = Rp6.200.000 + Rp548.080 = Rp6.748.080.

Rekapitulasi payroll tim dan total biaya perusahaan

Setelah rincian tiap karyawan selesai dihitung, perusahaan menyusun rekapitulasi payroll. Rekap ini memperlihatkan berapa total kas yang harus ditransfer ke rekening para staf, berapa pajak yang harus disetor ke kas negara, serta berapa iuran yang dibayarkan ke BPJS.

Dari rekapitulasi di atas, total take home pay seluruh staf adalah Rp27.246.674. Namun, beban riil pengeluaran perusahaan untuk pos gaji pada Oktober 2026 adalah Rp32.331.306, karena perusahaan menanggung iuran jaminan sosial sebesar Rp2.781.306 di luar upah bruto yang disepakati. Bagi Anda yang ingin memeriksa komponen slip perorangan secara terpisah, gunakan Generator Slip Gaji atau hitung perorangan melalui Kalkulator PPh 21.

Perbedaan hitungan payroll pada masa pajak Desember

Perhitungan PPh 21 dengan tarif TER bulanan hanya berlaku untuk masa pajak Januari hingga November. Pada masa pajak terakhir—yaitu Desember atau bulan saat karyawan berhenti bekerja—perusahaan tidak menggunakan tarif TER. PPh 21 setahun dihitung ulang menggunakan tarif progresif Pasal 17 UU PPh, lalu dikurangi seluruh potongan PPh 21 yang sudah disetor dari Januari hingga November.

Sebagai contoh, Budi diasumsikan bekerja penuh dari Januari hingga Desember 2026 dengan rincian penghasilan tetap setiap bulan (gaji pokok Rp7.500.000, tunjangan tetap Rp1.000.000, tunjangan tidak tetap Rp500.000, tanpa lembur) serta memperoleh THR sebesar Rp8.500.000 pada bulan Maret.

1. Penghasilan bruto setahun Budi (mencakup gaji, tunjangan, premi BPJS dari pemberi kerja, dan THR) adalah Rp121.436.800.
2. Biaya pengurang mencakup biaya jabatan maksimal Rp6.000.000 serta iuran JHT dan JP yang dibayar Budi setahun sebesar Rp255.000 × 12 = Rp3.060.000.
3. Penghasilan neto setahun menjadi Rp112.376.800. Setelah dikurangi PTKP status TK/0 sebesar Rp54.000.000, diperoleh Penghasilan Kena Pajak (PKP) sebesar Rp58.376.000.
4. Berdasarkan tarif Pasal 17, total PPh 21 terutang setahun adalah Rp2.918.800.
5. PPh 21 yang sudah dipotong dari Januari hingga November tercatat sebesar Rp3.079.912 (berasal dari pemotongan rutin bulanan Rp164.700 × 11 ditambah PPh 21 TER masa THR Rp1.268.212).

Karena pajak yang sudah dipotong (Rp3.079.912) lebih besar daripada pajak terutang setahun (Rp2.918.800), timbul kelebihan potong pajak sebesar Rp161.112. Pada penggajian Desember, perusahaan wajib mengembalikan kelebihan potong ini kepada Budi bersamaan dengan pembayaran gaji, yang tercantum pada slip gaji sebagai komponen kelebihan PPh 21 dikembalikan.

Batas waktu pembayaran gaji, setor pajak, dan iuran BPJS

Setelah angka rekapitulasi penggajian selesai, bagian keuangan harus menjadwalkan setoran dan pelaporan sesuai kalender kepatuhan ketenagakerjaan. Untuk periode penggajian Oktober 2026, berikut rincian tanggal batas setor dan dasar hukumnya:

Ketentuan jatuh tempo pembayaran dan pelaporan ini mengacu pada regulasi resmi:

• Setor PPh 21 Masa Oktober 2026 diatur dalam PMK 81/2024 Pasal 94 ayat (2) huruf c dan g, serta Pasal 100 yang menyatakan jika tanggal jatuh tempo bertepatan dengan hari libur, penyetoran dilakukan pada hari kerja berikutnya.
• Pelaporan SPT PPh 21 Masa Oktober 2026 mengacu pada PMK 81/2024 Pasal 171 ayat (1) huruf c dan g, ayat (2) huruf a, ayat (5)–(6), serta Pasal 173.
• Batas pembayaran BPJS Kesehatan berlandaskan Perpres 82/2018 Pasal 39 ayat (1) dan (4), serta Peraturan BPJS Kesehatan 5/2018.
• Batas pembayaran BPJS Ketenagakerjaan diatur dalam PP 46/2015 Pasal 19 ayat (2)–(3) untuk JHT, PP 44/2015 Pasal 21 ayat (2)–(3) untuk JKK dan JKM, serta PP 45/2015 Pasal 30 ayat (3) untuk Jaminan Pensiun.

Langkah berikutnya untuk tim HR dan keuangan

Menghitung gaji tim secara manual satu per satu rentan terhadap kesalahan hitung tarif TER dan batas plafon upah jaminan sosial. Anda dapat menyalin data presensi dan komponen gaji yang ada di Excel, lalu memprosesnya secara serentak untuk menghasilkan rekap payroll perusahaan dan lembar slip gaji karyawan.

Manfaatkan web tool Payroll Massal yang tersedia gratis tanpa registrasi di SatuTim untuk menghitung gaji bersih, potongan BPJS, dan PPh 21 banyak staf sekaligus di peramban Anda.