Contoh paklaring kerja, format resmi, dan fungsinya

Contoh paklaring adalah surat keterangan kerja resmi yang diterbitkan oleh perusahaan untuk karyawan yang sudah berhenti bekerja. Dokumen ini memuat keterangan tertulis mengenai identitas karyawan, posisi atau jabatan terakhir, serta masa kerja dari awal bergabung hingga tanggal berakhirnya hubungan kerja. Menurut Pasal 1602z KUHPerdata, perusahaan wajib memberikan surat keterangan kerja ini apabila karyawan memintanya pada saat hubungan kerja berakhir.

Bagi karyawan, dokumen ini umum diminta saat melamar kerja di tempat baru sebagai bukti portofolio karier serta menjadi syarat administratif utama untuk klaim JHT (Jaminan Hari Tua). Sementara bagi staf personalia atau manajemen HR, menerbitkan paklaring dengan struktur yang tepat mencerminkan tata kelola administrasi kantor yang tertib. Artikel ini mengulas contoh paklaring perusahaan, komponen penting di dalamnya, perbedaan dengan surat keterangan karyawan aktif, serta panduan praktis penyusunannya.

Pengertian paklaring dan dasar hukum penerbitannya

Istilah paklaring berasal dari serapan bahasa Belanda (verklaring) yang berarti surat keterangan. Dalam konteks ketenagakerjaan di Indonesia, paklaring merujuk secara khusus pada surat keterangan kerja untuk karyawan yang sudah berhenti kerja. Hubungan kerja tersebut bisa berakhir karena berbagai alasan, seperti selesainya masa kontrak kerja (PKWT), pengunduran diri secara sukarela (resign), maupun pemutusan hubungan kerja sesuai ketentuan peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

Kewajiban perusahaan untuk menerbitkan dokumen ini memiliki landasan hukum yang tegas. Berdasarkan Pasal 1602z KUHPerdata, pemberi kerja wajib memberikan surat keterangan kerja kepada pekerja jika pekerja memintanya saat hubungan kerja berakhir. Surat keterangan ini menjadi hak administratif pekerja setelah menuntaskan masa baktinya di perusahaan.

Secara umum, paklaring memiliki dua fungsi utama di dunia kerja:

1. Kebutuhan melamar pekerjaan baru: Perusahaan perekrut membutuhkan bukti autentik bahwa calon pekerja benar-benar memiliki riwayat pengalaman kerja, jabatan, dan kompetensi yang tercantum di dalam berkas lamaran.
2. Kebutuhan pencairan dana jaminan sosial: Surat keterangan berhenti bekerja ini menjadi dokumen syarat wajib saat pekerja memproses klaim JHT di instansi penjamin ketenagakerjaan.

Contoh paklaring perusahaan untuk karyawan yang berhenti

Format paklaring yang baik disusun dengan bahasa yang lugas, sopan, dan formal. Dokumen ini harus dicetak di atas kertas berkop surat resmi perusahaan dan ditandatangani oleh pejabat yang memiliki wewenang, seperti manajer personalia, manajer HRD, atau direktur.

Berikut adalah templat contoh paklaring kerja standar yang dapat dijadikan pedoman langsung oleh bagian administrasi perusahaan:

[KOP PERUSAHAAN]
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 015/HRD/SKK/IX/2026
Yang bertanda tangan di bawah ini, [Nama], [Jabatan] PT [Nama Perusahaan], menerangkan bahwa:
Nama: [Nama Karyawan] · NIK: [nomor] · Jabatan terakhir: [jabatan]
telah bekerja di perusahaan kami sejak 1 Maret 2022 sampai 31 Agustus 2026.
Selama bekerja, yang bersangkutan menjalankan tugas dengan baik. Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusinya.
Surat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Kota], 7 September 2026
[Nama & tanda tangan, cap perusahaan]

Penjelasan rincian isi templat paklaring

Setiap bagian dalam templat di atas memiliki fungsi administratif yang saling melengkapi:

• Kop Perusahaan: Bagian paling atas surat yang memuat nama resmi badan usaha, logo, alamat operasional, dan nomor kontak perusahaan. Keberadaan kop surat menegaskan bahwa surat tersebut adalah dokumen resmi yang sah.
• Nomor Surat: Kode penomoran surat keluar yang disesuaikan dengan sistem kearsipan perusahaan (pada contoh di atas: 015/HRD/SKK/IX/2026). Penomoran ini memudahkan verifikasi silang apabila pihak ketiga melakukan pengecekan keabsahan riwayat kerja karyawan.
• Pihak yang Menerangkan: Bagian pembuka yang menyebutkan nama lengkap dan jabatan perwakilan perusahaan yang bertindak atas nama badan usaha untuk menandatangani surat.
• Identitas Karyawan: Mencakup nama lengkap karyawan sesuai kartu identitas kependudukan, nomor identitas karyawan (NIK), serta posisi atau jabatan terakhir yang diemban sebelum berhenti.
• Masa Kerja: Rentang waktu kerja yang sangat spesifik dari tanggal pertama kali bekerja hingga tanggal efektif hubungan kerja berakhir (pada contoh: sejak 1 Maret 2022 sampai 31 Agustus 2026).
• Keterangan Kinerja dan Apresiasi: Kalimat objektif yang menerangkan bahwa karyawan telah menjalankan tugasnya dengan baik, diiringi apresiasi atas kontribusi yang telah diberikan selama masa dinas.
• Pernyataan Penutup dan Titimangsa: Penegasan bahwa surat diterbitkan untuk keperluan yang semestinya, dilengkapi nama kota, tanggal penerbitan dokumen (7 September 2026), tanda tangan basah atau tanda tangan digital resmi, serta stempel atau cap perusahaan.

Perbedaan paklaring dan surat keterangan kerja karyawan aktif

Banyak orang menyamakan paklaring dengan contoh surat pengalaman kerja atau surat keterangan kerja pada umumnya. Namun, ditinjau dari status hubungan kerja karyawan dan peruntukannya, terdapat perbedaan mendasar antara surat keterangan untuk karyawan yang sudah berhenti dan karyawan yang masih aktif bekerja.

Paklaring dikhususkan bagi pekerja yang status hubungan kerjanya telah selesai. Oleh karena itu, surat ini memuat batas akhir masa kerja. Sementara itu, surat keterangan kerja versi karyawan aktif diterbitkan untuk pegawai yang statusnya masih tercatat bekerja di perusahaan saat surat dibuat.

Surat keterangan karyawan aktif umumnya digunakan untuk keperluan perbankan dan urusan imigrasi, seperti pengajuan kredit pemilikan rumah (KPR) atau permohonan visa perjalanan ke luar negeri. Lembaga keuangan dan kedutaan membutuhkan surat ini sebagai jaminan bahwa pemohon memiliki pekerjaan tetap dan penghasilan berkala.

Berikut adalah tabel perbandingan antara paklaring dan surat keterangan kerja karyawan aktif:

Sebagai contoh pembanding, berikut adalah templat surat keterangan kerja untuk karyawan aktif yang membutuhkan rekomendasi pembiayaan perumahan:

SURAT KETERANGAN KERJA
Menerangkan bahwa [Nama Karyawan], NIK [nomor], adalah karyawan tetap PT [Nama Perusahaan]
sejak 1 Juli 2021 sampai sekarang dengan jabatan [jabatan]. [Penghasilan per bulan: diisi bila diminta bank.]
Surat ini dibuat untuk keperluan pengajuan kredit pemilikan rumah (KPR).

Pada versi karyawan aktif, perusahaan menuliskan masa kerja sejak 1 Juli 2021 sampai sekarang. Format ini dapat ditambahkan informasi penghasilan per bulan jika bank pemberi pinjaman mensyaratkan keterangan nominal gaji secara langsung di dalam surat.

Hitung otomatis: Buat dokumen keterangan karyawan aktif atau paklaring resmi siap unduh dalam format Word dan PDF melalui Surat Keterangan Kerja. Praktis, tanpa daftar, dan dapat diselesaikan langsung di peramban Anda.

Panduan menyusun format paklaring yang profesional

Agar dokumen paklaring memiliki kekuatan pembuktian yang baik dan diakui secara profesional oleh perusahaan lain maupun instansi pemerintah, staf personalia perlu mengikuti sejumlah kaidah penyusunan berikut:

1. Menjaga ketepatan data identitas dan masa kerja

Kesalahan penulisan satu huruf pada nama karyawan atau satu angka pada nomor identitas dapat menghambat proses administrasi karyawan, terutama saat verifikasi data pencairan klaim JHT. Pastikan data yang dimasukkan ke dalam surat sesuai dengan arsip dokumen kepegawaian dan kartu identitas resmi. Masa kerja juga harus dihitung secara akurat berdasarkan catatan kontrak kerja atau surat pengangkatan karyawan.

2. Menyebutkan jabatan terakhir secara jelas

Nama posisi atau jabatan terakhir harus dituliskan secara spesifik dan tidak ambigu. Jika selama bekerja karyawan mengalami promosi atau rotasi jabatan, cukup sebutkan jabatan terakhir yang dipegang sebelum berhenti. Apabila instansi membutuhkan rincian deskripsi tugas, penyusunan kriteria jabatan dapat diselaraskan dengan standar uraian peran sebagaimana dibahas dalam panduan job description adalah atau dibuat menggunakan AI Job Description.

3. Menggunakan kalimat penutup yang netral dan suportif

Bagian penutup surat keterangan kerja sebaiknya menggunakan susunan kalimat yang menghargai dedikasi karyawan. Kalimat seperti "Selama bekerja, yang bersangkutan menjalankan tugas dengan baik. Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusinya" merupakan kalimat baku yang lazim digunakan dalam praktik administrasi personalia di Indonesia.

Hal yang tidak perlu dicantumkan dalam paklaring

Banyak kesalahpahaman terjadi terkait informasi apa saja yang boleh dimasukkan ke dalam surat keterangan kerja. Paklaring adalah surat keterangan fakta kerja, bukan lembar rekam jejak perselisihan atau lembar evaluasi audit. Perusahaan perlu menghindari pencantuman poin-poin berikut:

• Catatan pembinaan atau sanksi disipliner: Riwayat pemberian teguran, surat peringatan, atau sanksi indisipliner internal tidak perlu dicantumkan ke dalam paklaring. Catatan sanksi disiplin diselesaikan melalui surat pembinaan terpisah seperti pada contoh surat peringatan 3 atau dokumen Surat Peringatan.
• Pernyataan penilaian negatif: Surat keterangan kerja hendaknya mengedepankan objektivitas masa dinas. Pernyataan performa kerja sebaiknya bersifat netral atau positif demi etika profesional dan kelancaran transisi karier pekerja.
• Kompensasi pengakhiran hubungan kerja: Angka nominal uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, atau uang penggantian hak tidak dicatat pada paklaring. Rincian kompensasi keuangan dicatat dalam bukti tanda terima pembayaran tersendiri, yang perhitungannya dapat disimulasikan melalui Kalkulator Pesangon.
• Rincian gaji bulanan dan potongan pajak: Informasi komponen upah bulanan, tunjangan kerja, serta potongan iuran jaminan sosial merupakan ranah dokumen slip gaji karyawan. Rincian tersebut diatur dalam dokumen penggajian terpisah sebagaimana diulas pada artikel slip gaji adalah hak karyawan.

Cara membuat surat keterangan kerja secara praktis

Membuat surat keterangan kerja atau paklaring satu per satu menggunakan templat manual sering kali memakan waktu dan berisiko memicu salah ketik pada penomoran atau tanggal masa kerja. Di lingkungan bisnis modern, otomatisasi administrasi surat-menyurat perkantoran mempermudah tim HR dalam menyelesaikan dokumen rutin dengan standar penulisan yang seragam.

Untuk mempermudah pekerjaan administrasi Anda, platform SatuTim menyediakan generator dokumen surat keterangan kerja yang dapat diakses secara gratis. Generator ini dapat membuat kedua jenis surat keterangan kerja, baik paklaring untuk karyawan yang sudah berhenti maupun surat keterangan untuk karyawan aktif yang membutuhkan lampiran pengajuan KPR atau permohonan visa.

Anda hanya perlu memilih jenis surat yang dibutuhkan, melengkapi kolom nama, NIK, jabatan, serta periode kerja, lalu memilih format berkas keluaran yang diinginkan. Dokumen hasil pembuatan dapat langsung diunduh dalam format Word agar mudah disesuaikan dengan kop surat perusahaan, atau dalam format PDF yang siap dicetak dan ditandatangani.

Selesaikan administrasi surat kepegawaian Anda sekarang dengan membuat dokumen resmi lewat tool Surat Keterangan Kerja tanpa biaya dan tanpa perlu registrasi.