Apa itu surat peringatan 1 (SP1) untuk karyawan?

SP1 adalah teguran tertulis resmi pertama dari perusahaan kepada karyawan yang melanggar peraturan kerja, misalnya ketidakdisiplinan yang berulang. Surat ini mencatat pelanggaran secara formal sebagai dasar tindak lanjut bila pelanggaran serupa terjadi lagi. SP1 berbeda dari teguran lisan karena memiliki kekuatan dokumentasi tertulis.

Apa yang harus dicantumkan dalam contoh surat peringatan untuk karyawan?

Surat peringatan sebaiknya mencantumkan identitas karyawan, pelanggaran yang spesifik dan terukur, pasal peraturan perusahaan yang dilanggar, masa berlaku surat, serta konsekuensi bila pelanggaran berulang. Bagian tanda tangan dari pihak perusahaan dan karyawan penerima juga penting sebagai bukti bahwa surat telah diterima dan dipahami.

Apa konsekuensi jika karyawan melanggar lagi setelah menerima SP1, SP2, dan SP3?

Jika PHK dilakukan karena pelanggaran berturut-turut setelah SP1, SP2, dan SP3, PP 35/2021 Pasal 52 ayat 1 mengatur karyawan berhak atas uang pesangon 0,5 kali, uang penghargaan masa kerja (UPMK) 1 kali, ditambah uang penggantian hak. Nominal pastinya tergantung pada masa kerja dan komponen upah karyawan yang bersangkutan.

Apakah format surat peringatan kerja bisa diunduh dalam Word atau PDF?

Ya, surat peringatan dapat dibuat dan diunduh dalam format Word maupun PDF sesuai kebutuhan administrasi perusahaan. Format ini memudahkan penyimpanan arsip maupun proses penandatanganan langsung oleh pihak terkait.

Contoh surat peringatan 1 untuk karyawan, format lengkap

Q: Berapa lama masa berlaku surat peringatan 1?

Setiap surat peringatan, termasuk SP1, berlaku paling lama 6 bulan sejak tanggal diterbitkan, sesuai Penjelasan PP 35/2021 Pasal 52. Ketentuan ini berlaku kecuali perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB mengatur masa berlaku yang berbeda. Setelah masa berlaku habis tanpa pelanggaran baru, SP tersebut tidak lagi menjadi dasar untuk menerbitkan surat peringatan berikutnya.

Surat peringatan 1 (SP1) adalah teguran tertulis resmi dari perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan kerja. SP1 berfungsi sebagai catatan formal sekaligus peringatan sebelum sanksi lebih berat, dan berlaku paling lama 6 bulan kecuali perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB (perjanjian kerja bersama) mengatur masa berlaku lain. Di bawah ini Anda akan menemukan contoh lengkap SP1 yang bisa langsung ditiru beserta penjelasan tiap bagiannya.

Apa itu surat peringatan 1 dan kapan diterbitkan

SP1 biasanya diterbitkan ketika karyawan melakukan pelanggaran ringan hingga sedang terhadap peraturan perusahaan, misalnya ketidakdisiplinan yang berulang. Surat ini menjadi dokumentasi tertulis pertama sebelum perusahaan mempertimbangkan surat peringatan kedua (SP2) atau ketiga (SP3) bila pelanggaran serupa terulang. Tujuannya bukan sekadar menegur, tetapi memberi kesempatan karyawan memperbaiki perilaku sebelum konsekuensi lebih berat dijatuhkan.

Ketentuan mengenai masa berlaku surat peringatan tercantum dalam Penjelasan PP 35/2021 Pasal 52: tiap surat peringatan berlaku paling lama 6 bulan, kecuali diatur lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Artinya, jika perusahaan Anda tidak memiliki ketentuan internal yang berbeda, SP1 otomatis mengikuti batas waktu 6 bulan ini.

Contoh surat peringatan 1 untuk karyawan (templat siap pakai)

Berikut templat SP1 yang bisa Anda sesuaikan dengan mengisi bagian dalam tanda kurung siku.

[KOP PERUSAHAAN]
SURAT PERINGATAN SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP-1)
Nomor: 012/HRD/SP/I/2027
Kepada: [Nama Karyawan], [Jabatan], [Divisi]
Berdasarkan catatan kehadiran, Saudara terlambat masuk kerja berulang kali tanpa keterangan pada bulan lalu. Hal ini melanggar ketentuan jam kerja dalam Peraturan Perusahaan Pasal [nomor].
Dengan ini perusahaan memberikan Surat Peringatan Pertama. Surat ini berlaku 6 bulan sejak tanggal diterbitkan.
Apabila dalam masa berlaku surat ini pelanggaran diulangi, perusahaan dapat menerbitkan surat peringatan berikutnya.
[Kota], 4 Januari 2027
[Nama], HRD Manager            Diterima oleh: [Nama Karyawan]

Cara membaca contoh masa berlaku

Dalam contoh di atas, SP1 diterbitkan 4 Januari 2027, sehingga masa berlaku 6 bulan berakhir pada 4 Juli 2027. Selama rentang ini, bila karyawan kembali melanggar, SP1 ini bisa menjadi dasar penerbitan SP2. Namun bila tidak ada pelanggaran lagi sampai 4 Juli 2027, SP1 tersebut tidak lagi menjadi dasar untuk menerbitkan surat peringatan berikutnya — catatan pelanggarannya dianggap selesai masa berlakunya.

Penjelasan tiap bagian format surat peringatan

Agar SP1 sah dan mudah ditindaklanjuti, setiap bagian dalam templat di atas perlu diisi dengan tepat. Berikut penjelasannya satu per satu.

Pelanggaran yang spesifik

Bagian isi surat harus menjelaskan pelanggaran secara konkret, bukan pernyataan umum. Contoh pada templat menyebutkan "terlambat masuk kerja berulang kali tanpa keterangan pada bulan lalu" — ini jelas, terukur, dan bisa dirujuk kembali jika diperlukan. Hindari kalimat samar seperti "kinerja kurang baik" tanpa menjelaskan perilaku atau kejadian apa yang dimaksud.

Dasar aturan internal

Setiap SP sebaiknya mengacu pada pasal tertentu dalam peraturan perusahaan, seperti "Peraturan Perusahaan Pasal [nomor]" pada contoh. Ini menunjukkan bahwa teguran bukan keputusan sepihak, melainkan penegakan aturan yang sudah disepakati dan diketahui karyawan sejak awal bekerja. Jika perusahaan Anda belum memiliki peraturan tertulis yang rinci, hal ini sebaiknya mengikuti ketentuan dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan yang berlaku.

Masa berlaku

Cantumkan secara eksplisit bahwa surat berlaku 6 bulan sejak tanggal diterbitkan, sesuai contoh templat. Mencantumkan masa berlaku penting agar baik karyawan maupun perusahaan memiliki kejelasan kapan status peringatan ini berakhir, kecuali ada ketentuan berbeda dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.

Konsekuensi

Templat menyebutkan bahwa pelanggaran berulang dalam masa berlaku dapat berujung pada surat peringatan berikutnya. Ini penting dicantumkan agar karyawan memahami konsekuensi bila perilaku tidak berubah, tanpa perlu mencantumkan ancaman di luar yang relevan dengan tahap SP1.

Hitung otomatis: Buat SP1 sampai SP3 siap tanda tangan dan unduh dalam format Word atau PDF lewat Surat Peringatan — gratis, tanpa perlu mendaftar akun.

Kesalahan yang sering terjadi saat membuat SP1

Beberapa kesalahan umum berikut sebaiknya dihindari agar SP1 tetap kuat secara administratif dan mudah dipahami karyawan.

Kesalahan	Dampaknya
Pelanggaran ditulis terlalu umum	Sulit dijadikan bukti atau rujukan jika pelanggaran berulang
Tidak mencantumkan pasal peraturan perusahaan	Teguran terkesan tidak berdasar pada aturan tertulis
Lupa mencantumkan masa berlaku	Karyawan dan perusahaan tidak memiliki kejelasan kapan status SP berakhir
Tidak ada kolom tanda tangan penerima	Tidak ada bukti bahwa karyawan telah menerima dan memahami surat

Selain tabel di atas, pastikan juga nomor surat, tanggal, dan nama pihak yang berwenang menandatangani selalu konsisten dengan format surat resmi perusahaan Anda. Detail administratif semacam ini sering diabaikan padahal penting bila surat perlu dirujuk kembali di kemudian hari.

Perbedaan SP1 dengan SP2 dan SP3

SP1 adalah tahap pertama dalam proses pembinaan karyawan sebelum perusahaan mempertimbangkan sanksi lebih tegas. Jika pelanggaran yang sama atau pelanggaran lain terjadi lagi dalam masa berlaku SP1, perusahaan dapat menerbitkan SP2, dan seterusnya ke SP3 jika pelanggaran masih berulang. Ketiga jenis surat ini mengikuti ketentuan masa berlaku yang sama, yaitu paling lama 6 bulan sejak diterbitkan, kecuali perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB mengatur lain.

Perbedaan utama antar tingkatan SP bukan terletak pada format surat, melainkan pada konsekuensi yang mengikutinya. SP1 umumnya masih bersifat pembinaan, sedangkan SP3 biasanya menjadi tahap terakhir sebelum perusahaan mempertimbangkan pemutusan hubungan kerja. Bila PHK terjadi karena pelanggaran berturut-turut setelah SP1, SP2, dan SP3, PP 35/2021 Pasal 52 ayat 1 mengatur hak karyawan atas uang pesangon 0,5×, UPMK 1×, ditambah uang penggantian hak.

Siapa yang berwenang menandatangani SP1

Pihak yang menandatangani SP1 biasanya adalah atasan langsung karyawan, HRD (human resources department), atau pihak lain yang diberi kewenangan sesuai struktur organisasi perusahaan. Ketentuan mengenai siapa yang berhak menerbitkan dan menandatangani surat peringatan sebaiknya mengikuti peraturan perusahaan atau kebijakan internal yang berlaku. Pada contoh templat di atas, posisi penandatangan adalah HRD Manager, namun perusahaan Anda bisa menyesuaikan dengan struktur jabatan yang relevan di perusahaan Anda sendiri.

Selain tanda tangan dari pihak perusahaan, kolom tanda tangan karyawan penerima juga perlu diisi sebagai bukti bahwa surat telah disampaikan dan diterima. Jika karyawan menolak menandatangani, hal ini sebaiknya dicatat dan ditindaklanjuti sesuai mekanisme yang diatur dalam peraturan perusahaan.

Mencatat riwayat pelanggaran karyawan

Agar penerbitan SP1, SP2, dan SP3 konsisten dan mudah ditelusuri, perusahaan perlu mencatat riwayat pelanggaran setiap karyawan secara rapi, termasuk tanggal kejadian, jenis pelanggaran, dan surat peringatan yang pernah diterbitkan. Catatan ini penting untuk memastikan setiap SP baru memang didasarkan pada pelanggaran yang terjadi dalam masa berlaku SP sebelumnya, bukan pelanggaran lama yang sudah melewati batas 6 bulan. Anda bisa mempelajari cara merekap kinerja dan catatan karyawan secara terstruktur melalui tutorial rekap kinerja karyawan.

Apa yang terjadi jika pelanggaran berulang setelah SP1

Bila pelanggaran serupa terus berulang hingga melewati SP1, SP2, dan SP3 secara berturut-turut, dan perusahaan memutuskan mengakhiri hubungan kerja karena pelanggaran tersebut, ketentuan PP 35/2021 Pasal 52 ayat 1 mengatur bahwa karyawan berhak atas uang pesangon 0,5×, UPMK (uang penghargaan masa kerja) 1×, ditambah uang penggantian hak. Perhitungan detail sebaiknya disesuaikan dengan masa kerja dan komponen upah karyawan yang bersangkutan.

Jika Anda perlu memperkirakan nominal yang harus dibayarkan dalam skenario tersebut, Kalkulator Pesangon dapat membantu menghitungnya berdasarkan data yang Anda masukkan. Dengan begitu, proses administrasi setelah SP3 bisa berjalan lebih terencana.

Langkah berikutnya untuk membuat SP1 yang rapi

Setelah memahami format dan bagian-bagian wajib SP1, langkah selanjutnya adalah memastikan setiap surat yang Anda terbitkan konsisten, memiliki nomor urut yang jelas, dan disimpan sebagai arsip resmi perusahaan. Bila perusahaan Anda belum memiliki peraturan perusahaan yang rinci sebagai dasar acuan SP, pertimbangkan menyusunnya terlebih dahulu lewat AI Template SOP agar setiap jenis pelanggaran memiliki rujukan pasal yang jelas.

Untuk mempercepat proses penerbitan SP1 hingga SP3 tanpa menyusun format dari awal, coba Surat Peringatan dari SatuTim — isi data karyawan dan pelanggaran, lalu unduh langsung dalam format Word atau PDF siap tanda tangan.