Contoh surat peringatan 3: templat siap pakai + konsekuensi

Surat peringatan 3 (SP3) adalah surat peringatan terakhir yang diterbitkan perusahaan kepada karyawan yang masih melanggar aturan kerja setelah menerima SP1 dan SP2. Surat ini menjadi dasar yang kuat bagi perusahaan untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) apabila pelanggaran terulang lagi. Di bawah ini tersedia contoh templat SP3 yang bisa langsung Anda sesuaikan, beserta penjelasan isi wajib dan konsekuensinya.

Surat peringatan 3 adalah tahap apa dalam proses disiplin kerja

SP3 adalah peringatan tertulis ketiga dan biasanya menjadi peringatan terakhir sebelum perusahaan mengambil tindakan PHK. Berbeda dari SP1 dan SP2 yang masih memberi ruang perbaikan, SP3 menegaskan bahwa pelanggaran berikutnya dapat berujung pada pemutusan hubungan kerja. Tiap surat peringatan, termasuk SP3, berlaku paling lama 6 bulan, kecuali perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama (PKB) mengatur masa berlaku yang berbeda.

Artinya, jika dalam 6 bulan sejak SP3 diterbitkan karyawan tidak lagi melanggar, status SP3 tersebut berakhir dengan sendirinya mengikuti ketentuan yang tertulis dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Namun jika pelanggaran yang sama atau pelanggaran lain terjadi lagi selama masa berlaku itu, perusahaan punya dasar untuk memproses PHK.

Perbedaan SP1, SP2, dan SP3 dalam satu alur

Secara umum, SP1, SP2, dan SP3 merupakan satu rangkaian pembinaan disiplin yang berjenjang. SP1 diterbitkan sebagai peringatan awal atas suatu pelanggaran, SP2 diterbitkan jika pelanggaran yang sama atau pelanggaran lain terjadi lagi setelah SP1 masih berlaku, dan SP3 diterbitkan sebagai peringatan terakhir sebelum opsi PHK dipertimbangkan. Ketiganya tunduk pada ketentuan masa berlaku yang sama, yaitu paling lama 6 bulan kecuali diatur lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.

Karena itu, riwayat SP1 dan SP2 sebaiknya selalu dilampirkan sebagai rujukan saat menerbitkan SP3, agar jelas bahwa SP3 bukan surat berdiri sendiri melainkan kelanjutan dari proses pembinaan sebelumnya. Jika salah satu SP dalam rangkaian ini sudah habis masa berlakunya sebelum pelanggaran berikutnya terjadi, perlakuan atas pelanggaran tersebut mengikuti ketentuan dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan yang berlaku di masing-masing perusahaan.

Contoh SP3 karyawan yang bisa langsung ditiru

Berikut contoh templat surat peringatan ketiga. Bagian yang ditandai kurung siku perlu disesuaikan dengan data karyawan dan pelanggaran yang sebenarnya terjadi.

[KOP PERUSAHAAN]
SURAT PERINGATAN SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-3)
Nomor: 032/HRD/SP/I/2027
Kepada: [Nama Karyawan], [Jabatan], [Divisi]
Berdasarkan catatan kehadiran, Saudara terlambat masuk kerja berulang kali tanpa keterangan pada bulan lalu. Hal ini melanggar ketentuan jam kerja dalam Peraturan Perusahaan Pasal [nomor].
Dengan ini perusahaan memberikan Surat Peringatan Ketiga. Surat ini berlaku 6 bulan sejak tanggal diterbitkan.
Apabila dalam masa berlaku surat ini pelanggaran diulangi, perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja sesuai ketentuan yang berlaku.
[Kota], 4 Januari 2027
[Nama], HRD Manager            Diterima oleh: [Nama Karyawan]

Cara mengisi tiap bagian SP3

Uraian pelanggaran sebaiknya spesifik dan berbasis catatan, misalnya tanggal keterlambatan atau jenis pelanggaran lain, bukan sekadar pernyataan umum. Pasal peraturan perusahaan yang dirujuk juga perlu konsisten dengan SP1 dan SP2 sebelumnya agar riwayat pelanggaran mudah ditelusuri.

Mengapa format Word dan PDF sama-sama dibutuhkan

Surat peringatan, termasuk SP3, bisa diunduh dalam format Word atau PDF. Format Word berguna saat HR masih perlu menyesuaikan uraian pelanggaran, nomor pasal, atau identitas karyawan sebelum surat difinalkan. Setelah isi surat dipastikan benar, format PDF lebih cocok untuk dicetak, ditandatangani, dan diarsipkan karena tampilannya tetap konsisten di perangkat apa pun.

Memiliki kedua format ini juga memudahkan HR saat surat perlu dikirim melalui email resmi kepada karyawan sekaligus disimpan sebagai salinan fisik yang ditandatangani basah. Dengan demikian, proses penerbitan SP3 tidak terhambat hanya karena keterbatasan alat pengolah dokumen di satu sisi atau kebutuhan arsip resmi di sisi lain.

Kesalahan yang sering terjadi saat membuat SP3

Beberapa kesalahan berikut sering membuat SP3 lemah secara administratif dan berisiko dipersoalkan di kemudian hari.

• Tidak mencantumkan tanggal terbit, sehingga masa berlaku 6 bulan tidak bisa dihitung dengan jelas.
• Uraian pelanggaran terlalu umum tanpa tanggal kejadian atau bukti pendukung.
• Tidak ada tanda tangan penerimaan dari karyawan, sehingga sulit membuktikan surat sudah disampaikan.
• Pasal peraturan perusahaan yang dirujuk tidak konsisten dengan SP1 dan SP2 sebelumnya.
• SP3 diterbitkan tanpa riwayat SP1 dan SP2 yang jelas, padahal SP3 idealnya merupakan kelanjutan dari peringatan sebelumnya.

Buat SP1 sampai SP3 dalam hitungan menit: isi data karyawan dan pelanggaran, lalu unduh dokumen siap tanda tangan dalam format Word atau PDF lewat Surat Peringatan.

Konsekuensi jika pelanggaran berlanjut setelah SP3

SP3 disebut sebagai SP3 terakhir karena jika karyawan kembali melanggar setelah menerima SP3 yang masih berlaku, perusahaan dapat memproses PHK dengan hak yang sudah ditentukan. Berdasarkan ketentuan yang dipakai generator SatuTim, PHK karena pelanggaran setelah SP1, SP2, dan SP3 berturut-turut memberikan hak berupa uang pesangon 0,5×, uang penghargaan masa kerja (UPMK) 1×, ditambah uang penggantian hak.

Contoh hitungan hak PHK setelah SP3

Berikut contoh hitungan untuk karyawan dengan upah Rp6.000.000, masa kerja 4 tahun, dan sisa cuti 3 hari, dihitung 11 Oktober 2026.

Contoh ini menunjukkan bahwa meski PHK terjadi karena pelanggaran disiplin, karyawan tetap berhak menerima pesangon, UPMK, dan uang penggantian hak sesuai formula tersebut. Angka ini merupakan contoh terhitung untuk kombinasi upah dan masa kerja tertentu, sehingga untuk kasus lain dengan upah dan masa kerja berbeda, hasilnya tidak bisa disamakan begitu saja. Untuk menghitung hak PHK pada kasus lain, Anda bisa memakai Kalkulator Pesangon atau membaca panduan lengkap di cara menghitung pesangon PHK 2026.

Dokumentasi yang perlu disiapkan HR sebelum menerbitkan SP3

Agar SP3 kuat secara administratif dan mudah dipertanggungjawabkan, HR sebaiknya menyiapkan dokumentasi berikut sebelum menerbitkan surat.

• Salinan SP1 dan SP2 beserta bukti tanda terima dari karyawan yang sama.
• Catatan pelanggaran terbaru lengkap dengan tanggal, jenis pelanggaran, dan bukti pendukung seperti catatan kehadiran atau laporan atasan.
• Salinan pasal peraturan perusahaan atau perjanjian kerja yang menjadi dasar pelanggaran.
• Rekap kinerja atau catatan evaluasi karyawan selama masa berlaku SP1 dan SP2 sebagai konteks tambahan.
• Bukti tanda tangan penerimaan SP3 dari karyawan, atau catatan jika karyawan menolak menandatangani.

Selain lima poin di atas, HR juga perlu menyimpan catatan kapan masing-masing surat peringatan mulai dan berakhir masa berlakunya, sehingga saat pelanggaran baru terjadi, dapat dipastikan apakah pelanggaran tersebut masih berada dalam rentang 6 bulan masa berlaku SP sebelumnya atau sudah di luar rentang tersebut. Jika rentang waktu ini tidak dicatat dengan rapi, perusahaan berisiko salah menentukan apakah proses selanjutnya masih dalam rangkaian SP1–SP3 atau harus dimulai ulang dari SP1, sesuai ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan masing-masing.

Untuk merapikan catatan kinerja dan kehadiran karyawan sebelum menerbitkan surat peringatan, Anda bisa mempelajari cara rekap kinerja karyawan di SatuTim. Dokumentasi yang rapi juga memudahkan HR menyusun SOP penerbitan surat peringatan yang konsisten di seluruh perusahaan.

Langkah berikutnya setelah menyusun SP3

Setelah SP3 diterbitkan, pastikan salinan surat, bukti tanda terima, dan catatan pelanggaran disimpan rapi sebagai arsip kepegawaian. Jika pelanggaran terulang dan PHK harus diproses, siapkan juga penghitungan hak karyawan dan dokumen pendukung seperti surat keterangan kerja menggunakan Surat Keterangan Kerja atau susun SOP penanganan pelanggaran yang baku lewat AI Template SOP.

Untuk membuat SP1, SP2, atau SP3 yang siap tanda tangan tanpa menyusun format dari nol, coba Surat Peringatan secara gratis dan langsung di browser tanpa perlu mendaftar.