Bulan lalu kita di tim SatuTim kesal lihat laporan progres harian engineering yang isinya 80% template “sedang proses debugging” “sedang ngedraft fitur” yang gak ada artinya. Kita akhirnya bikin taruhan: hapus semua kewajiban lapor progres harian, hapus standup harian, gak ada cek tengah jalan sama sekali, cuma kasih deadline akhir tiap proyek. Lakukan selama 1 bulan penuh.

Kita bahkan bikin aturan tegas: kalau ada yang nyamperin anggota tim cuma buat nanya “udah sampe mana kerjaan lo”, orang yang nanya itu yang kena denda beli kopi seluruh tim. Beneran loh, kita tulis di papan pengumuman ruang kerja pertama hari eksperimen.

Apa yang terjadi di minggu pertama

Reaksi tim di hari 1 campur aduk. Ada yang kaget banget sampe tanya tiga kali “lo serius gak mau cek apa gw lagi ngapain hari ini?”. Ada yang ragu, takut nanti salah langkah dan kena marah tanpa ada peringatan tengah jalan. Ada yang langsung senang banget, matiin semua notifikasi grup yang berhubungan dengan laporan progres.

Hari ke 3, baru keliatan perubahannya. Salah satu senior engineer yang selalu ngeluh tiap minggu soal waktu yang terbuang buat standup, selesain 2 task yang tadinya dijadwalkan selesai 5 hari. Dia bilang akhirnya dia bisa masuk flow state 3 jam berturut-turut tanpa harus berhenti buat nyiapin update standup pagi.

Minggu kedua, semua orang sudah mulai nyoba aturan sendiri. Ada yang membagi kerjaan jadi chunk kecil tanpa kasih tau siapapun, ada yang nyelesain bug di fitur lama yang gak ada yang assign sama sekali, tanpa minta izin dulu. Waktu yang tadinya dipakai buat meeting standup 15 menit tiap hari + nulis laporan progres sore, sekarang dipakai buat diskusi teknis yang beneran penting, atau istirahat sejenak matiin layar.

Hasil akhir setelah 1 bulan

Kita hitung semua metric di akhir bulan, dan angkanya bikin kita kaget:
  • Total deliverable selesai sesuai standar kualitas naik 27% dibanding bulan sebelumnya
  • Waktu yang terbuang buat laporan rutin dan meeting progres tidak penting berkurang 11 jam per orang per bulan
  • Tingkat kepuasan tim di survey internal naik 42%, hampir semua orang bilang mereka punya ruang lebih besar buat bereksperimen dengan solusi yang lebih bagus

Tapi yang gak kita sangka sama sekali: ada 2 proyek yang hampir meleset deadline total. Yang pertama, engineer salah paham requirement, dia bikin fitur yang alur kerjanya sama sekali gak sesuai brief, dan baru ketahuan 3 hari sebelum deadline akhir. Yang kedua, ada ketergantungan dengan tim design, yang ternyata desainnya molor 1 minggu, dan gak ada satupun yang ngabarin karena gak ada update progres sama sekali antar tim.

Kita hampir panik 3 hari sebelum akhir bulan, harus kerja lembur 2 hari berturut-turut buat perbaiki kedua proyek itu agar tetap selesai sesuai jadwal.

Yang kita salah sangka di awal

Kita masuk eksperimen ini dengan asumsi dua hal: pertama, tanpa cek progres semua orang bakal santuy maen game seharian, kedua, delegasi penuh berarti sama sekali gak ada komunikasi antar tim. Ternyata kedua asumsi itu salah semua.

Pertama: tidak ada satupun anggota tim yang malas kerja. Justru sebaliknya, semua orang jadi lebih inisiatif, karena tidak ada yang mengatur langkah kerja mereka per jam. Yang tadinya selalu nunggu instruksi sebelum mulai kerja, sekarang langsung cari hal yang perlu dikerjakan tanpa disuruh.

Kedua: kesalahan terbesar kita adalah mengartikan “tidak ada cek progres rutin” = “tidak ada komunikasi sama sekali”. Kita lupa bahwa ada hal-hal yang tidak terlihat kalau tidak ada satu titik temu komunikasi kecil, terutama untuk proyek yang punya ketergantungan dengan tim lain.

Tipe proyek yang cocok banget dengan sistem ini

Setelah kita kategorikan semua proyek yang berjalan selama eksperimen, ada pola yang jelas. Semua proyek yang selesai lebih cepat dari deadline dan kualitasnya di atas rata-rata punya kriteria berikut:
  • Requirementnya sudah jelas dan tidak berubah sejak awal proyek
  • Anggota tim yang ngerjain sudah kerja bareng minimal 3 bulan, sudah paham alur kerja masing-masing
  • Tidak ada ketergantungan rumit dengan tim lain di luar tim engineering

8 dari 10 proyek yang masuk kategori ini selesai minimal 2 hari lebih cepat dari jadwal. Banyak dari mereka bahkan menambahkan fitur kecil tambahan yang bikin produk lebih bagus, tanpa ada yang minta.

Tipe proyek yang hampir kacau total

Kedua proyek yang hampir meleset deadline keduanya masuk kategori yang kita tidak pertimbangkan sebelumnya:
  • Requirementnya masih fluid, masih bisa berubah sesuai masukan stakeholder di tengah jalan
  • Ada ketergantungan dengan tim lain yang belum pernah kerja bareng sebelumnya
  • Atau anggota tim yang ngerjain masih baru gabung kurang dari 1 bulan, belum paham standar kerja tim

Kedua proyek itu gak perlu sistem delegasi penuh, mereka cuma butuh checkpoint kecil di tengah jalan agar tidak salah arah.

Aturan mana yang kita pertahankan setelah eksperimen berakhir

Setelah selesai eksperimen, kita gak balik ke sistem lama yang mewajibkan lapor progres harian. Kita malah bikin aturan baru yang kita pakai sampai sekarang:

Pertama, hapus semua kewajiban lapor progres rutin yang tidak ada konteks. Gak ada lagi standup harian wajib, gak ada lagi form isian progres harian yang harus diisi tiap sore. Di SatuTim kita sekarang setel default task cuma perlu diupdate kalau ada perubahan status yang signifikan, gak perlu update harian. Kalau orang butuh tahu progres suatu task, tinggal buka halaman task, atau tanya langsung kalau ada hal penting.

Kedua, tambah checkpoint opsional bukan wajib, hanya untuk proyek yang ada resiko meleset. Bukan cek “udah sampe mana kerjaan lo?” tapi cek “ada hambatan yang lo butuh bantuan gak?” hanya di tengah timeline proyek, gak lebih. Kalau proyeknya jelas dan timnya udah solid, gak perlu checkpoint sama sekali.

Ketiga, satu-satunya kewajiban lapor yang ada sekarang: semua orang harus ngabarin cuma kalau ada masalah yang bikin deadline bisa meleset lebih dari 1 hari. Gak perlu lapor kalau kerjaan berjalan lancar, gak perlu kasih update setiap jam, cuma kasih kabar kalau ada yang menghalangi.

Banyak founder yang gw ngobrol bilang “kalau gak ada cek progres, tim bakal malas”. Gw juga pikir begitu sebelum eksperimen ini. Ternyata yang bikin tim malas bukan tidak ada cek, yang bikin tim malas adalah cek progres yang tidak ada artinya, yang cuma buat orang ngabisin waktu bikin template laporan daripada benerin kerjaan.

Contohnya, engineer kita yang dulu selalu butuh diingetin deadline tiap minggu, dia malah selesain 3 proyek bulan ini lebih cepat dari jadwal. Katanya dia sebelumnya selalu kehabisan waktu karena harus nyiapin presentasi standup tiap pagi, yang bikin dia harus berhenti ngoding di tengah flow state cuma buat bicara 2 menit tentang progres yang belum ada perubahan dari kemarin.

Ini gak berlaku untuk semua tim ya. Kalau tim lo masih baru, semua orang belum paham alur kerja, lo masih butuh lebih banyak checkpoint. Tapi kalau tim lo sudah kerja bareng lebih dari 3 bulan, lo bisa coba hapus dulu satu cek progres rutin yang lo rasa gak ada manfaatnya, selama 2 minggu lihat apa yang terjadi. Jangan langsung potong semua komunikasi, cuma hapus yang rutin tidak ada manfaatnya.

Ada juga yang tanya: terus gimana kalau ada orang yang beneran malas kerja? Jawabannya: kalau ada orang yang cuma mau kerja kalau dicek tiap jam, dia bukan orang yang cocok untuk tim lo. Lebih baik keluar cepat daripada lo buang waktu berjam-jam tiap minggu buat ngawasin dia.

Kalau lo pengen coba sistem ini tanpa ribet, di SatuTim ada fitur Discussions yang bisa dipake buat async update cuma kalau ada hambatan, bukan laporan rutin yang bikin buang waktu.

Coba minggu ini, hapus satu cek progres rutin yang lo rasa gak ada manfaatnya. Lihat berapa jam waktu tim lo dapat balik. Kalau lo udah coba sistem delegasi penuh sebelumnya, apa yang paling banyak salah dari eksperimen lo?