Paklaring adalah surat keterangan kerja yang diberikan perusahaan kepada karyawan setelah hubungan kerja berakhir, berisi konfirmasi masa kerja, jabatan terakhir, dan keterangan bahwa karyawan tersebut benar pernah bekerja di perusahaan tersebut. Perusahaan wajib memberikannya bila karyawan memintanya saat hubungan kerja berakhir, sesuai Pasal 1602z KUHPerdata. Dokumen ini paling sering dibutuhkan untuk melamar kerja baru dan mengajukan klaim JHT (Jaminan Hari Tua) di BPJS Ketenagakerjaan.
Paklaring adalah apa? Memahami arti sebenarnya
Istilah paklaring berasal dari bahasa Belanda dan sudah lama dipakai di dunia kerja Indonesia untuk menyebut surat keterangan kerja. Bedanya dengan surat keterangan kerja biasa, paklaring khusus diterbitkan setelah karyawan berhenti bekerja, baik karena resign, kontrak selesai, maupun pemutusan hubungan kerja. Isinya menegaskan periode kerja, jabatan terakhir, dan status karyawan yang sudah tidak lagi terikat dengan perusahaan tersebut.
Karena sifatnya menerangkan riwayat kerja yang sudah selesai, paklaring berbeda dari surat keterangan untuk karyawan yang masih aktif bekerja. Perbedaan ini penting dipahami karena menentukan kapan dokumen tersebut bisa diminta dan untuk keperluan apa dokumen itu dipakai.
Dasar hukum: kapan perusahaan wajib memberikan paklaring
Kewajiban perusahaan menerbitkan paklaring diatur dalam Pasal 1602z KUHPerdata (Kitab Undang-Undang Hukum Perdata). Berdasarkan pasal ini, perusahaan wajib memberikan paklaring kalau karyawan memintanya pada saat hubungan kerja berakhir. Artinya, permintaan ini sah dilayangkan begitu status karyawan resmi berakhir, baik lewat resign, habis kontrak, atau PHK.
Ketentuan ini tidak membatasi format atau isi surat secara detail, sehingga teknis pembuatan—seperti siapa yang menandatangani, berapa lama proses penerbitan, atau format tambahan lainnya—mengikuti kebijakan internal perusahaan atau yang tercantum dalam perjanjian kerja dan peraturan perusahaan.
Paklaring adalah hak karyawan, bukan sekadar formalitas
Karena diatur langsung dalam KUHPerdata, paklaring adalah hak karyawan, bukan dokumen yang pemberiannya bergantung sepenuhnya pada kebijakan HR. Selama karyawan memintanya saat hubungan kerja berakhir, perusahaan punya kewajiban untuk menerbitkannya. Hal ini berlaku terlepas dari alasan berakhirnya hubungan kerja, selama permintaan itu disampaikan pada waktu yang tepat.
Meski demikian, mekanisme pengajuan—misalnya ke siapa surat harus diminta, berapa hari proses pembuatannya, atau dokumen pendukung apa yang dibutuhkan—tetap mengikuti ketentuan masing-masing perusahaan. Karyawan sebaiknya menanyakan prosedur ini ke bagian HR atau merujuk ke peraturan perusahaan yang berlaku.
Fungsi paklaring: dari melamar kerja sampai klaim JHT
Paklaring punya dua fungsi utama yang paling sering dibutuhkan karyawan setelah berhenti bekerja.
| Fungsi | Kegunaan |
|---|---|
| Melamar kerja | Jadi bukti riwayat dan pengalaman kerja saat mengajukan lamaran ke perusahaan baru |
| Klaim JHT | Jadi dokumen pendukung saat mengajukan pencairan JHT di BPJS Ketenagakerjaan |
Kedua fungsi ini membuat paklaring menjadi dokumen yang hampir selalu diminta setiap kali seseorang pindah tempat kerja. Tanpa paklaring, proses verifikasi riwayat kerja oleh perusahaan baru atau proses klaim JHT bisa lebih rumit karena tidak ada dokumen resmi yang menerangkan masa kerja sebelumnya.
Paklaring apakah sama dengan surat pengalaman kerja?
Di lapangan, istilah paklaring sering disebut juga surat pengalaman kerja karena fungsinya memang sama: menerangkan riwayat kerja seseorang untuk keperluan melamar kerja baru. Jadi secara praktis, paklaring dan surat pengalaman kerja merujuk pada dokumen yang sama, hanya istilah penyebutannya berbeda tergantung kebiasaan di masing-masing perusahaan atau daerah.
Yang membedakan paklaring dari dokumen lain bukan namanya, melainkan konteksnya: dokumen ini diterbitkan setelah karyawan berhenti bekerja, bukan saat karyawan masih aktif.
Beda paklaring dengan surat keterangan karyawan aktif
Selain paklaring, ada juga versi surat keterangan kerja untuk karyawan yang masih aktif bekerja. Dokumen ini biasa dipakai untuk pengajuan KPR (kredit pemilikan rumah) atau pengurusan visa, bukan untuk melamar kerja atau klaim JHT.
| Aspek | Paklaring | Surat keterangan karyawan aktif |
|---|---|---|
| Status karyawan | Sudah berhenti bekerja | Masih bekerja |
| Kegunaan umum | Melamar kerja, klaim JHT | Pengajuan KPR, pengurusan visa |
| Dasar penerbitan | Wajib diberikan bila diminta saat hubungan kerja berakhir (Pasal 1602z KUHPerdata) | Mengikuti kebijakan perusahaan atau permintaan instansi terkait |
Memahami perbedaan ini penting agar karyawan tahu dokumen mana yang perlu diminta sesuai keperluannya, dan agar HR tidak salah menerbitkan jenis surat yang tidak sesuai dengan status karyawan.
Komponen penting yang harus ada dalam paklaring
Meski format detailnya mengikuti kebijakan masing-masing perusahaan, ada beberapa komponen yang umumnya selalu dicantumkan agar paklaring sah dan bisa dipakai untuk melamar kerja atau klaim JHT. Komponen tersebut mencakup identitas karyawan seperti nama dan NIK, jabatan terakhir yang dipegang, periode kerja dari tanggal mulai sampai tanggal berakhir, serta tanda tangan dan cap resmi dari pihak berwenang di perusahaan.
Kelengkapan nomor surat juga penting karena memudahkan perusahaan maupun instansi seperti BPJS Ketenagakerjaan untuk melakukan verifikasi bila dibutuhkan. Tanpa komponen-komponen dasar ini, paklaring berisiko ditolak saat digunakan untuk keperluan administratif, misalnya saat proses rekrutmen di perusahaan baru atau saat pengajuan klaim JHT diperiksa oleh petugas.
Apa yang bisa dilakukan jika perusahaan menolak memberikan paklaring
Jika perusahaan menolak atau menunda pemberian paklaring padahal karyawan sudah mengajukan permintaan secara resmi, karyawan dapat menyampaikan permintaan tersebut secara tertulis sebagai bukti bahwa pengajuan sudah dilakukan. Langkah selanjutnya, seperti eskalasi ke pihak internal perusahaan atau instansi terkait, mengikuti ketentuan instansi ketenagakerjaan yang berlaku di wilayah masing-masing.
Bagi perusahaan, menunda penerbitan paklaring tanpa alasan yang jelas berisiko menimbulkan masalah administratif bagi karyawan yang sedang mengurus lamaran kerja baru atau klaim JHT. Karena itu, menyiapkan proses penerbitan paklaring yang cepat dan terstandar menjadi bagian penting dari tata kelola administrasi kepegawaian yang baik.
Contoh format paklaring
Berikut contoh templat paklaring yang mencantumkan nomor surat, identitas karyawan, dan periode kerja:
[KOP PERUSAHAAN]
SURAT KETERANGAN KERJA
Nomor: 015/HRD/SKK/IX/2026
Yang bertanda tangan di bawah ini, [Nama], [Jabatan] PT [Nama Perusahaan], menerangkan bahwa:
Nama: [Nama Karyawan] · NIK: [nomor] · Jabatan terakhir: [jabatan]
telah bekerja di perusahaan kami sejak 1 Maret 2022 sampai 31 Agustus 2026.
Selama bekerja, yang bersangkutan menjalankan tugas dengan baik. Kami mengucapkan terima kasih atas kontribusinya.
Surat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Kota], 7 September 2026
[Nama & tanda tangan, cap perusahaan]
Sebagai perbandingan, berikut contoh surat keterangan kerja untuk karyawan aktif yang dipakai untuk pengajuan KPR:
SURAT KETERANGAN KERJA
Menerangkan bahwa [Nama Karyawan], NIK [nomor], adalah karyawan tetap PT [Nama Perusahaan]
sejak 1 Juli 2021 sampai sekarang dengan jabatan [jabatan]. [Penghasilan per bulan: diisi bila diminta bank.]
Surat ini dibuat untuk keperluan pengajuan kredit pemilikan rumah (KPR).
Buat paklaring atau surat keterangan karyawan aktif dalam hitungan menit: isi data karyawan, pilih jenis surat yang sesuai, lalu unduh sebagai Word atau PDF lewat Surat Keterangan Kerja.
Yang perlu diperhatikan saat meminta atau membuat paklaring
Bagi karyawan, waktu paling tepat untuk meminta paklaring adalah saat hubungan kerja resmi berakhir, sesuai hak yang diatur dalam Pasal 1602z KUHPerdata. Sampaikan permintaan ke bagian HR dan tanyakan prosedur internal yang berlaku, karena detail proses seperti lama penerbitan mengikuti kebijakan masing-masing perusahaan.
Bagi HR atau pemilik usaha, paklaring biasanya diterbitkan bersamaan dengan proses akhir hubungan kerja, termasuk saat terjadi PHK yang melibatkan perhitungan pesangon. Jika situasi ini relevan, perhitungan komponen pesangon bisa dibantu lewat Kalkulator Pesangon agar prosesnya lebih tertata.
Langkah berikutnya setelah memahami paklaring
Setelah memahami bahwa paklaring adalah hak karyawan yang dasar hukumnya jelas, langkah paling praktis adalah menyiapkan dokumennya dengan format yang benar sejak awal, baik untuk karyawan yang baru berhenti maupun yang masih aktif bekerja. Dengan templat yang sudah terisi sesuai kebutuhan, proses pembuatan surat ini tidak perlu memakan waktu lama di tengah kesibukan administrasi lainnya.
SatuTim menyediakan generator yang bisa langsung menghasilkan paklaring maupun surat keterangan karyawan aktif tanpa perlu menyusun format dari nol. Coba isi data Anda dan unduh hasilnya lewat Surat Keterangan Kerja secara gratis dan tanpa perlu mendaftar.