Rekap gaji karyawan Excel: format kolom dan contoh isi

Rekap gaji karyawan Excel adalah lembar kerja administratif yang merangkum komponen upah bruto, pengurang iuran jaminan sosial, potongan pajak penghasilan, hingga nominal bersih yang ditransfer ke rekening pekerja. Format ini memisahkan dasar perhitungan iuran BPJS dengan pendapatan kena pajak agar beban perusahaan dan kewajiban staf tercatat transparan. Dengan menyusun format rekap gaji karyawan secara terstruktur, pengelola administrasi dapat meminimalkan selisih transfer sekaligus mengontrol jadwal setoran kas negara secara akurat.

Banyak staf payroll menghadapi kendala saat membedakan komponen upah yang menjadi dasar pemotongan jaminan sosial dan penghasilan bruto untuk PPh 21. Kesalahan pengelompokan komponen ini berdampak langsung pada keakuratan laporan keuangan dan kepatuhan perpajakan perusahaan. Melalui panduan ini, Anda dapat meniru struktur tabel siap pakai, mempelajari simulasi tiga karyawan fiktif, serta memahami alur distribusi dana penggajian.

Format rekap gaji karyawan dan susunan kolom standar

Struktur lembar kerja penggajian yang teratur biasanya memuat tiga lembar kerja utama, yaitu lembar Rekap, rincian BPJS, dan Ringkasan setoran kas. Lembar Rekap berfungsi sebagai ringkasan induk yang menyajikan seluruh rincian hak serta kewajiban setiap staf. Kolom-kolom ini dirancang agar data identitas, pendapatan kotor, potongan wajib, dan pengeluaran pemberi kerja tidak saling bercampur.

Dalam sistem kerja lembar rekap, kolom pendapatan harus dibedakan secara tegas antara tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. Hal ini penting karena dasar iuran BPJS hanya memperhitungkan gaji pokok serta tunjangan tetap, sedangkan tunjangan tidak tetap, upah lembur, dan bonus langsung masuk ke pendapatan bruto PPh 21.

Pemisahan potongan lain seperti cicilan kasbon ke dalam kolom tersendiri sangat dianjurkan. Mencampurkan pemotongan internal perusahaan dengan potongan PPh 21 akan mengacaukan pelaporan SPT Masa serta membingungkan staf saat membaca slip penerimaan upah.

Contoh rekap gaji karyawan excel untuk 3 staf fiktif

Untuk melihat penerapan rumus secara nyata, berikut adalah contoh daftar gaji karyawan periode Oktober 2026 dengan metode gross, di mana PPh 21 dipotong langsung dari gaji pekerja. Contoh ini menggunakan asumsi tiga karyawan fiktif yang seluruhnya mengikuti program BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan termasuk Jaminan Pensiun, dengan tingkat risiko JKK rendah sebesar 0,54%.

Data masukan awal untuk ketiga karyawan fiktif tersebut adalah sebagai berikut:

1. Budi (Staf Keuangan)
   - Status PTKP: TK/0 (NPWP: Ya)
   - Gaji pokok: Rp7.500.000 | Tunjangan tetap: Rp1.000.000
   - Tunjangan tidak tetap: Rp500.000 | Lembur: Rp350.000 | Potongan kasbon: Rp300.000

2. Sari (Manajer HRD)
   - Status PTKP: K/1 (NPWP: Ya)
   - Gaji pokok: Rp12.000.000 | Tunjangan tetap: Rp2.000.000
   - Tunjangan tidak tetap: Rp0 | Lembur: Rp0 | Potongan lain: Rp0

3. Andi (Staf Gudang)
   - Status PTKP: K/2 (NPWP: Tidak)
   - Gaji pokok: Rp5.200.000 | Tunjangan tetap: Rp0
   - Tunjangan tidak tetap: Rp400.000 | Lembur: Rp600.000 | Potongan lain: Rp0

Berdasarkan data masukan di atas, hasil perhitungan payroll bulanan dituangkan ke dalam format contoh rekap gaji karyawan excel berikut:

Pada tabel di atas, pendapatan atau gaji bruto merupakan penjumlahan dari gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, serta upah lembur bulan berjalan. Gaji bersih yang ditransfer ke rekening Budi tercatat sebesar Rp8.514.772 karena telah dipotong iuran BPJS Rp340.000, PPh 21 sebesar Rp195.228, dan cicilan kasbon Rp300.000. Sementara itu, Andi yang belum memiliki NPWP dikenakan tarif PPh 21 sebesar 20% lebih tinggi dari ketentuan tarif normal sehingga pajaknya menjadi Rp19.355.

Rincian iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan

Penghitungan iuran jaminan sosial dalam template rekap gaji karyawan excel memerlukan ketelitian pada batas batas upah tertinggi atau plafon. Potongan upah untuk BPJS bagian karyawan mencakup BPJS Kesehatan 1% dengan plafon upah Rp12.000.000, JHT 2%, serta Jaminan Pensiun (JP) 1% dengan plafon upah Rp11.086.300 sejak Maret 2026 yang disesuaikan secara berkala setiap bulan Maret.

Di sisi lain, iuran yang wajib dibayarkan oleh pemberi kerja mencakup BPJS Kesehatan 4%, JHT 3,7%, Jaminan Pensiun 2%, JKM 0,3%, serta JKK dengan rentang 0,24%–1,74% tergantung profil risiko operasional (pada contoh ini digunakan risiko rendah 0,54%). Dengan demikian, total akumulasi iuran per program adalah BPJS Kesehatan 5%, JHT 5,7%, dan Jaminan Pensiun 3%.

Kasus Sari memperlihatkan penerapan aturan plafon secara jelas. Upah dasar BPJS Sari yang berasal dari gaji pokok dan tunjangan tetap berjumlah Rp14.000.000, angka ini telah melampaui ambang batas maksimum. Akibatnya, iuran BPJS Kesehatan Sari hanya dihitung dari batas maksimal Rp12.000.000 (total 5% adalah Rp600.000) dan Jaminan Pensiun dihitung dari plafon Rp11.086.300. Adapun iuran JHT Sari tetap dihitung penuh dari total upah dasar Rp14.000.000 karena program JHT tidak memiliki batas upah maksimal.

Hitung otomatis: Kelola rekap kompensasi staf dan terbitkan dokumen penggajian secara instan melalui Payroll Massal.

Ringkasan setoran payroll dan jadwal batas waktu pembayaran

Penyusunan rekapitulasi gaji bulanan belum tuntas jika tidak dilengkapi dengan lembar ringkasan kas keluar. Dokumen ini merangkum total dana yang harus dialokasikan perusahaan, baik untuk transfer langsung ke pekerja maupun penyetoran ke kas negara dan badan penyelenggara jaminan sosial. Mengetahui batas waktu penyetoran sangat krusial agar perusahaan terhindar dari sanksi administrasi keterlambatan.

Berdasarkan perhitungan penggajian periode Oktober 2026, berikut adalah jadwal distribusi setoran serta rujukan regulasi yang berlaku:

Dasar hukum penyetoran PPh 21 masa Oktober 2026 berlandaskan pada PMK 81/2024 Pasal 94 ayat (2) huruf c dan g, serta Pasal 100 yang menetapkan jika batas waktu jatuh pada hari libur maka pembayaran dialihkan ke hari kerja berikutnya. Adapun kewajiban lapor SPT Masa PPh 21 diatur dalam PMK 81/2024 Pasal 171 ayat (1) huruf c dan g, ayat (2) huruf a, ayat (5)–(6), serta Pasal 173.

Pembayaran BPJS Kesehatan berpedoman pada Perpres 82/2018 Pasal 39 ayat (1) dan (4) serta Peraturan BPJS Kesehatan 5/2018. Sementara itu, setoran BPJS Ketenagakerjaan merujuk pada PP 46/2015 Pasal 19 ayat (2)–(3) untuk JHT, PP 44/2015 Pasal 21 ayat (2)–(3) untuk JKK dan JKM, serta PP 45/2015 Pasal 30 ayat (3) untuk program JP. Menyetorkan iuran sebelum akhir pekan atau sebelum tanggal libur merupakan langkah pencegahan yang aman bagi divisi keuangan.

Cara rekap gaji karyawan dari file spreadsheet dan kesalahan umum

Memahami cara rekap gaji karyawan secara sistematis akan mencegah ketidaksinkronan data. Apabila Anda memindahkan data masukan dari lembar Excel atau Google Sheets ke sistem otomasi, format susunan kolom dapat disesuaikan dengan kebutuhan pemrosesan. Jika Anda menyalin data tanpa menyertakan baris judul, urutan data yang terbaca wajib mengikuti formula baku: Nama, Gaji pokok, Tunjangan tetap, Tunjangan tidak tetap, PTKP, dan NPWP.

Sebaliknya, bila Anda menempelkan data lengkap bersama baris judul, urutan kolom dapat diatur secara bebas. Sistem akan secara fleksibel mengenali kolom tambahan seperti Jabatan, ID karyawan, Departemen, Lembur, Bonus/THR, serta Potongan lain. Nilai nominal angka pada sel lembar kerja diizinkan menggunakan format titik, koma, maupun simbol teks "Rp", sedangkan kode PTKP dituliskan sesuai standar seperti TK/0 atau K/1. Baris yang memuat kesalahan karakter akan ditandai khusus sehingga tidak diikutsertakan dalam hitungan.

Dalam mengelola lembar kerja mandiri, pengelola payroll kerap melakukan beberapa kesalahan umum berikut:

1. Mengabaikan batas plafon upah BPJS
Menghitung BPJS Kesehatan staf bergaji tinggi melebihi batas Rp12.000.000 atau menghitung Jaminan Pensiun melampaui plafon Rp11.086.300. Hal ini menyebabkan potongan iuran menjadi lebih besar dari ketentuan.

2. Menyatukan pemotongan kasbon ke dalam nilai PPh 21
Memasukkan pelunasan kasbon atau denda absensi ke dalam kolom pajak penghasilan. Tindakan ini membuat perhitungan SPT Masa pajak menjadi keliru dan memicu selisih pembukuan kas.

3. Tetap menggunakan tarif TER pada masa pajak Desember
Menghitung PPh 21 masa pajak terakhir (Desember) menggunakan skema TER. PPh 21 Desember atau saat staf berhenti kerja wajib dihitung ulang secara akumulatif setahun memakai tarif Pasal 17.

Iuran jaminan sosial yang dibayar perusahaan pada dasarnya tidak memotong upah staf. Namun, premi JKK, JKM, dan BPJS Kesehatan porsi perusahaan tersebut harus diikutsertakan sebagai penambah penghasilan bruto TER sebelum tarif pajak diterapkan.

Optimalkan pengelolaan payroll dengan template rekap gaji karyawan excel

Menjaga konsistensi pembukuan gaji bulanan membutuhkan disiplin pencatatan yang rapi. Setelah seluruh angka pada tabel lembar rekap terisi, pastikan Anda memverifikasi ulang bahwa total pengeluaran perusahaan sebesar Rp32.331.306 telah sesuai dengan ketersediaan anggaran kas. Langkah pengecekan silang antara upah dasar BPJS dan bruto PPh 21 akan menghindarkan Anda dari pembetulan laporan di kemudian hari.

Untuk melengkapi dokumen kepatuhan administrasi staf, Anda dapat memanfaatkan instrumen bantu seperti Kalkulator PPh 21 guna menguji ketepatan tarif TER, atau menggunakan Generator Slip Gaji untuk merinci bukti potong bulanan setiap pekerja.

Bagi Anda yang ingin mengelola kompensasi staf secara menyeluruh tanpa harus menyusun rumus manual dari awal, platform SatuTim menyediakan modul pendukung yang praktis. Hitung total gaji bersih, hitungan pajak TER, dan porsi iuran BPJS untuk seluruh divisi kerja dalam satu tampilan terpadu melalui Payroll Massal. Seluruh data aman diproses langsung di peramban Anda, lengkap dengan fitur unduh rekap dan cetak berkas.