Kemarin ketemu client agency owner yang ngeluh project Q3nya molor 2 minggu. Tim account bilang tim dev ngelambat, tim dev bilang tim marketing ngirim requirement acak, tim marketing bilang tidak pernah diundang meeting launch. Dia udah ngeluarin bonus extra, nambah jam lembur, tetep gak jalan. Yang lucu: semua tim kerja sesuai SOP yang dia buat sendiri.
Semua kebiasaan yang dia terapkan itu awalnya dia buat buat ngeboost efisiensi. Gak ada yang salah secara tulisan. Tapi semuanya diam-diam memperparah silo tim, tanpa dia sadari sama sekali.
Cuma undang divisi terkait di meeting penting
Ini kebiasaan yang paling banyak dilakukan, dan hampir semua orang anggap ini hal yang benar. Awalnya logikanya masuk akal banget: ngapain undang tim support ke meeting persetujuan fitur baru, mereka gak ngoding kan? Ngapain undang tim content ke meeting budget tahunan, mereka gak ngatur keuangan kan?
Gw lihat kasus client agency 6 orang tahun lalu, meeting persetujuan fitur baru cuma dihadirin PM dan lead dev. Meeting kelar 20 menit, mereka bangga karena efisien. 2 hari kemudian, tim support kewalahan karena 200 user tanya fitur itu, mereka gak ada briefing sama sekali. Tim design juga harus kerja lembur bikin asset karena gak dikasih tahu tanggal rilisnya. Total waktu terbuang dari 3 tim lain? 11 jam. Cuma buat meeting yang awalnya dirancang buat hemat 1 jam waktu orang yang tidak perlu.
Banyak PM bakal jawab "ah nanti saya kirim ringkasan aja ke semua tim". Percaya deh, ringkasan yang lo kirim pasti melewatkan satu detail kecil yang cuma dibahas di meeting 2 menit. Detail itu yang nanti bikin tim dev kerja salah arah selama 3 hari, atau tim content ngedraft artikel yang tidak sesuai rilis.
Tanda lo lagi lakuin ini sekarang: setelah meeting penting selesai, ada minimal 2 tim yang ngirim WA "ada yang catet hasil meeting tadi gak ya?" di grup umum. Kadang lo bahkan bangga karena "meetingnya cuma 3 orang, cepet kelar".
Di SatuTim kita coba aturan sederhana: setiap meeting yang ada keputusan untuk seluruh produk, selalu undang minimal 1 perwakilan tim lain, bahkan kalau mereka cuma denger 10 menit awal. Kalau mereka gak perlu, mereka bisa keluar meeting duluan. Lebih baik itu daripada kita harus ngirim ringkasan yang salah 3 kali.
Setiap laporan progress cuma dikirim ke internal divisi doang
Ini yang terlihat paling sepele, tapi dampaknya paling berasa sehari-hari. Lo bikin laporan mingguan progress tim lo, kirim ke grup privat tim, selesai. Nggak perlu ganggu tim lain kan? Ini cuma urusan internal kita.
Contoh kasus dari tim content gw bulan lalu: mereka ngirim update progress artikel ke grup konten, ada 3 artikel yang batal terbit karena client minta revisi mendadak. Mereka gak kasih tahu tim social media, karena anggap itu urusan internal konten. Akhirnya tim social udah bikin 12 caption dan jadwal posting seminggu ke depan, harus diulang semuanya. Itu buang 8 jam kerja yang gak perlu sama sekali.
Ada banyak alasan tim gak mau share progress ke tempat umum: takut diinterupsi tim lain, takut kelihatan progressnya lambat, atau cuma mager nulis di tempat umum. Tapi hampir tidak ada progress internal yang gak ada hubungannya dengan tim lain. Misal tim desain stuck nyari referensi visual, tim content bisa bantu nyari lebih cepet kalau mereka tahu. Tim dev stuck sama bug, tim support bisa kasih data komplain user yang bisa jadi petunjuk penyebabnya.
Tanda lo lagi lakuin ini sekarang: kalau lo harus tanya 3 orang berbeda buat tahu progress project lain, bukan cek di satu tempat umum. Semua informasi tentang status project cuma beredar di grup privat masing-masing divisi, bukan di channel yang bisa diakses semua orang.
Gw udah coba beberapa cara ngatasin ini, yang paling gampang adalah setiap tim post update mingguan di channel umum, bukan cuma grup privat. Gak perlu panjang-panjang, cuma 3 poin: apa yang kelar minggu ini, apa yang stuck, apa yang butuh bantuan tim lain. Gak ada yang baca penuh juga gak apa, setidaknya kalau ada yang butuh tahu, mereka bisa cek sendiri tanpa harus nanya ke orang. Kalau lo pengen coba, di SatuTim ada fitur Discussions yang bisa di-set jadi channel umum semua tim, gak perlu bikin grup privat lagi.
Hanya kasih reward sesuai target divisi masing-masing
Ini yang paling berbahaya, dan paling jarang orang sadari sebagai penyebab silo tim. Lo bikin KPI jelas per divisi: tim account dapat reward kalau closing client sebanyak mungkin. Tim dev dapat reward kalau selesaikan task secepat mungkin. Tim support dapat reward kalau selesaikan tiket secepat mungkin.
Semua KPI itu terlihat benar secara tulisan. Sampai suatu saat: tim account closing client dengan deadline yang tidak mungkin dicapai tim dev, karena KPI mereka jumlah closing. Tim dev potong fitur penting biar selesai tepat waktu, karena KPI mereka kecepatan penyelesaian. Tim support marah karena banyak user komplain fitur jelek, karena KPI mereka jumlah tiket selesai. Akhirnya semua tim mencapai target individu mereka, tapi project keseluruhan gagal.
Yang paling parah, kebiasaan ini bikin budaya saling lempar tanggung jawab. Setiap ada masalah, semua tim tunjuk jari ke yang lain. Gak ada yang mau mengalah meskipun itu lebih baik untuk project keseluruhan, karena itu bakal bikin KPI divisi mereka turun.
Gw pernah ada di tim yang KPI nya cuma individu per divisi, akhirnya ada orang yang nyembumin informasi supaya tim lain gak bisa kerja lebih cepat dari dia. Sotoy banget kan, tapi beneran terjadi. Orang akan berperilaku sesuai insentif yang lo berikan, mau lo suka atau tidak.
Tanda lo lagi lakuin ini sekarang: di rapat review bulanan, semua tim tunjuk metrik mereka bagus, tapi project keseluruhan gak pernah capai target perusahaan. Semua orang senang sama kerjaan masing-masing, tapi ada perasaan tidak nyaman antar divisi setiap ada masalah.
Bukan berarti lo gak boleh bikin KPI per divisi. Cuma tambah satu KPI umum untuk semua tim: persentase project keseluruhan yang capai target. Jadi gak ada yang untung sendiri kalau project lain gagal.
Yang bikin semua kebiasaan ini berbahaya adalah semuanya terlihat efisien di awal. Lo hemat waktu meeting, lo hemat waktu ngirim laporan, lo hemat waktu bikin KPI. Tapi total waktu yang terbuang karena silo tim bisa sampe 30% dari total jam kerja tim lo setiap bulan. Itu angka dari survey internal kita ke 47 agency client SatuTim bulan lalu.
Coba hari ini cek grup chat tim lo. Ada berapa grup privat antar divisi yang isinya cuma update internal, yang tim lain gak bisa akses? Kalau ada lebih dari 2, coba pindah satu update minggu ke channel umum minggu ini. Lihat berapa banyak follow-up tidak perlu yang lo dapat hilang minggu depannya.