Minggu lalu gw hitung berapa kali per jam notif masuk ke hp dan laptop kerja. Rata-rata 11 kali per jam. Itu belum termasuk meeting dadak yang muncul tiba-tiba di kalender, atau chat investor yang minta revisi deck 2 jam sebelum presentasi.

Semua orang punya rekomendasi app fokus buat ngatasi ini. Ada yang bilang Forest, ada yang bilang Notion, ada yang bilang cuma perlu mode do not disturb. Gw putusin tes 3 yang paling banyak direkomendasi selama 2 minggu penuh, dengan aturan yang bener-bener sesuai kerjaan founder nyata: gak boleh matiin notif chat tim, gak boleh tolak meeting mendadak, gak boleh tunda approval yang urgent. Bukan tes dengan skenario ideal kerja 4 jam tanpa gangguan, yang ga pernah terjadi di kehidupan kita.

Kriteria tes yang ga pake skor estetika

Gw ga peduli sama desain UI yang cantik atau ada fitur animasi lucu. Yang gw ukur cuma 3 hal, karena ini yang paling banyak buang waktu founder:

Pertama, kemudahan pakai berarti berapa lama lo butuh setting sebelum app ini bisa dipakai. Kalau lo harus buat database sendiri, atur label, bikin custom view selama 3 jam cuma buat mulai catet task, itu udah buang waktu yang lebih berharga.

Kedua, apakah app ini nambah kerjaan baru. Banyak alat fokus malah minta lo input task satu per satu, catet waktu setiap sesi kerja, isi laporan produktivitas setiap sore. Itu cuma tugas tambahan yang ga ada ujungnya.

Ketiga, apakah cocok buat kerja tim kecil, bukan cuma kerja sendiri. Founder ga cuma ngurus tugas pribadi, lo harus update tim, cek progress task, kasih feedback cepat. Kalo app cuma berguna buat kerja sendirian, itu ga bakal terpakai lebih dari 3 hari.

Hasil tes masing-masing app, per kategori

Semua skor gw kasih berdasarkan pengukuran nyata selama 2 minggu, bukan perasaan subjektif semata. Gw catet setiap waktu yang dihabiskan buat ngatur app, setiap task yang kelewat, setiap insiden yang bikin kerjaan terhambat.

Forest

Ini yang paling banyak direkomendasikan di grup founder dan Twitter. Konsepnya sederhana: kamu tanam pohon, pohonnya mati kalo kamu buka app lain selain yang diizinkan. Gw coba ini hari pertama, pas lagi ngerjain laporan keuangan kuartalan. 10 menit pohon tumbuh, tiba-tiba ada chat tim operasional ada masalah server yang harus segera direspon. Gw buka WA, pohon gw langsung mati.

Skor per kategori:

  • Kemudahan pakai: 9/10. Bener-bener tinggal buka, klik mulai, ga ada setting apapun yang perlu diatur. Bahkan untuk yang gaptek langsung bisa pakai.
  • Tidak nambah kerjaan: 3/10. Forest cuma ngunci hp doang, ga ada hubungannya sama daftar task lo, ga ada integrasi sama tim kerja. Lo masih harus buka Notion catet task, buka Slack balas chat, Forest ga ngapa-ngapain selain ngasih tau lo buka hp.
  • Cocok untuk tim kecil: 1/10. Ada fitur grup tanam bareng, tapi itu cuma buat game doang. Ga ada fitur update progress tim, ga ada kolaborasi apapun yang berguna.

Intinya, Forest cuma berguna kalo kamu punya 1 jam penuh tanpa gangguan buat nulis laporan atau ngerjain konsep. Itu cuma sekitar 10% dari kerjaan founder sisanya. Sisanya malah bikin kesel karena pohon mati cuma karena kamu harus balas chat urgent.

Notion

Hampir semua startup pake Notion buat nyimpen semua hal: task, catatan meeting, knowledge base, proposal. Gw nyobain pake template fokus time blocking yang banyak beredar di internet, yang udah dilengkapi daily log, slot jadwal, properti task.

Hari pertama gw habis 2 jam nyetting view, atur relasi antar database, masukin semua task minggu ini biar sesuai alur kerja tim. Hari kedua ada task mendadak dari investor mau revisi deck hari itu juga. Gw harus buka Notion, tambah task, atur deadline, pindahin slot di time blocking manual. Tengah meeting ada tim yang ngasih update task selesai, gw harus buka Notion lagi ubah status task satu per satu.

Skor per kategori:

  • Kemudahan pakai: 4/10. Hampir semua template perlu diubah sesuai alur kerja tim lo. Kalo kamu gak rajin update setiap perubahan, Notion cuma jadi gudang task yang ga pernah dibuka lagi.
  • Tidak nambah kerjaan: 2/10. Tiap ada perubahan kecil, lo harus input ulang, pindahin card, isi properti. Gw hitung selama 2 minggu, gw habis rata-rata 25 menit per hari cuma buat update Notion doang, yang sebenernya bisa dipakai buat ngefollow up client.
  • Cocok untuk tim kecil: 7/10. Kalo tim lo udah terbiasa pake Notion, semua progress bisa kelihatan. Tapi syaratnya semua anggota tim harus rajin update, kalo gak lo cuma lihat daftar task yang stagnan tanpa ada keterangan apapun.

Intinya Notion bagus buat tim yang punya waktu 1 jam per hari ngelola alat kerja, tapi buat founder yang tiap hari ada 5 meeting mendadak, itu cuma beban tambahan yang ga perlu.

SatuTim

Gw coba ini tanpa setting apapun dulu, buka pertama kali langsung masukin task yang ada di hari itu. Hari pertama ada meeting mendadak muncul di kalender, gw klik satu tombol tambah ke jadwal SatuTim, otomatis ngeges task yang lain ke slot kosong yang ada. Gak perlu pindahin manual satu per satu.

Pas ada tim yang selesai task, notif masuk langsung di halaman utama, ga perlu buka Slack nanya progress satu per satu. Kalo gw perlu kasih feedback, tinggal balas langsung di task, ga perlu kirim chat terpisah yang ngehilang di grup.

Skor per kategori:

  • Kemudahan pakai: 8/10. Ga perlu bikin database, ga perlu setting view, semua fitur yang lo butuh udah ada secara default. Lo cuma perlu masukin task sekali, sisanya otomatis ngatur jadwal.
  • Tidak nambah kerjaan: 9/10. Satu-satunya yang lo perlu lakuin cuma masukin task kalo ada yang baru. Semua update progress bisa dikasih lewat reply task doang, ga perlu isi form apapun. Gw hitung selama 2 minggu, waktu yang gw habis buat ngatur alat kerja cuma 3 menit per hari.
  • Cocok untuk tim kecil: 9/10. Semua update tim kelihatan di halaman utama, kalo lo butuh review task tinggal klik satu kali. Yang minus: ga ada fitur game tanaman kayak Forest, dan ga bisa bikin database custom rumit kayak Notion — yang buat gw justru keuntungan, karena gw ga ada waktu bikin database custom.

Hal yang ga ada orang bicara tentang app fokus buat founder

Banyak review app fokus di internet cuma ngomongin fitur, tapi ga ngomongin satu hal paling penting: alat kerja yang paling bagus buat founder adalah alat yang lo lupa kalo ada.

Lo gak boleh harus ingat buka app setiap jam, lo gak boleh harus ingat update task, lo gak boleh harus habis waktu setting. Gw pernah coba 7 alat lain selain ini, semuanya kalah karena satu alasan: mereka minta lo kerja lebih banyak buat ngelola alatnya, bukan alat yang kerja buat lo.

Ada satu hari selama tes: gw lupa buka SatuTim seharian karena ada meeting offsite sama investor. Pas buka malam, semua update task tim udah ada disana, semua jadwal yang berubah otomatis terupdate, ga ada task yang kelewat. Kalo itu Notion, semua task bakal masih di posisi awal, ga ada yang diupdate, gw harus cek satu per satu ke tiap anggota tim. Kalo itu Forest, gw bakal dapet 10 tanaman mati sehari, yang cuma bikin gw kesel tanpa manfaat apapun.

Skenario yang paling menentukan buat gw adalah ketika ada task mendadak masuk di tengah hari, yang harus dikerjakan hari itu juga. Semua alat fokus berbasis time blocking biasa akan rusak disini. Lo harus pindahin semua task, atur ulang jadwal, ngasih tau tim ada perubahan prioritas, yang bisa makan waktu 15 menit cuma buat ngomongin perubahan.

Di SatuTim, lo cuma perlu masukin task baru, tandai prioritas tinggi, dan alatnya otomatis nyusun ulang jadwal lo, ngirim notif ke tim yang tasknya digeser ke hari besok. Gak perlu ada rapat, gak perlu ada chat grup 10 pesan yang ngomongin perubahan prioritas. Kemarin ada kasus client kita tiba-tiba minta revisi proposal 3 jam sebelum meeting, gw masukin task itu ke SatuTim, dan dalam 2 detik jadwal udah diatur ulang tanpa ada intervensi lain dari gw.

Intinya, jangan beli alat fokus cuma karena orang lain pake. Banyak founder gw lihat pake Notion cuma karena semua orang pake, padahal mereka tiap hari buang 30 menit cuma ngatur database yang ga perlu. Banyak yang pake Forest cuma karena temen bilang bikin fokus, padahal tiap kali ada chat urgent tanaman mati dan mereka malah kesel.

Coba besok, hitung berapa menit lo habis per hari cuma buat ngelola alat kerja lo: setting task, update status, pindahin card, nyesuain jadwal. Kalo angkanya di atas 10 menit, itu artinya alat lo sekarang malah nambah beban kerja.

Kalau lo udah pernah coba salah satu dari ketiga app ini, apa pengalaman lo yang paling ngeselin?