Kemarin gw cek laporan waktu tim SatuTim. Total jam rapat per minggu cuma 4,2 jam untuk tim 11 orang. Satu tahun lalu, angkanya 11 jam per minggu. Perbedaan 60% itu cuma datang dari satu aturan bodoh yang kita paksa terapkan, yang awalnya hampir bikin setengah tim protes minta resign.

Awalnya semua ngira ini lelucon

Tahun lalu kita ada masalah parah yang semua tim startup dan agency pasti pernah rasain. Rapat 2 jam, keluar dari ruangan semua orang ngelamar mau makan siang, ga ada yang inget apa yang harus dikerjain. Ada yang follow up tugas 3 hari setelah rapat, ada yang ngira orang lain yang ngerjain. Ada rapat evaluasi projek yang diulang 3 kali cuma karena ga ada yang catet action item sebelumnya.

Kita capek buang waktu, jadi bikin aturan secara dadakan di rapat sprint planning: setiap rapat, apapun jenisnya — mulai dari standup 10 menit sampe rapat stakeholder 2 jam — ketua rapat harus tulis action itemnya selesai rapat, maksimal 5 menit setelah rapat ditutup.

Kalo telat, semua peserta rapat dapat potong tunjangan Rp 50 ribu per orang. Bukan ketuanya doang, SEMUA.

Pertama kali kita umumkan, semua ngira ini lelucon. Hari pertama ada rapat sprint planning, ketua rapat lupa tulis, 8 orang dapat potong. Besoknya semua orang langsung inget. Sampai ada yang pas rapat udah 1 menit mau selesai, langsung teriak "oy buruan catet, gw ga mau rugi 50 ribu cuma karena lo mager ngetik".

Yang orang ga sadar: kebanyakan rapat cuma ajang ngobrol tanpa output

Lo yang jadi PM atau founder pasti pernah ngalamin: keluar dari rapat kepala pusing, tapi kalo ditanya "apa yang kita putusin tadi?" semua orang jawab "ya banyak sih, nanti kita lihat lagi". Itu bukan rapat, itu acara kumpul ngobrol bayar perusahaan.

Yang bikin aturan ini jalan bukan karena potong tunjangannya, tapi karena aturan ini memaksa semua orang untuk berpikir sebelum ngomong panjang lebar. Kalau lo tau bahwa rapat yang terlalu lama bakal bikin lo rugi uang, lo ga akan ngeluarin pendapat sotoy yang ga ada hubungannya dengan topik. Lo ga akan ngegass topik baru yang ga ada di agenda. Lo bakal langsung tanya "apa yang harus kita lakuin dari diskusi ini?" sebelum rapat kelar.

Kita ngukur selama 3 bulan pertama: rata-rata durasi rapat turun dari 58 menit per rapat jadi 22 menit per rapat. Banyak diskusi yang tadinya berlarut-larut 40 menit, langsung berhenti ketika ada yang tanya "ini ada action itemnya ga? Kalo ga ada, kita lanjut lewat chat ya".

Jumlah undangan rapat yang masuk ke kalender semua orang juga turun 40% dalam 2 bulan. Banyak rapat yang tadinya dijadwalkan 1 jam, akhirnya dibatalkan karena orang yang ngundang sadar "ah ini bisa dibicarakan lewat chat doang, ga perlu rapat".

Template action item kita cuma 4 kolom, gak ada yang ribet

Banyak orang ngira action item rapat itu harus laporan panjang, berhalaman-halaman, pake tabel rumit. Salah. Kita pake template yang sama dari hari pertama, cuma 4 kolom doang:
  • Apa yang harus dikerjain, spesifik sampai kalimatnya ga bisa diinterpretasi beda oleh orang lain
  • Siapa yang tanggung jawab, cuma satu nama, bukan "tim desain" atau "tim produk"
  • Deadline kapan, tanggal eksak, bukan "segera" atau "nanti"
  • Link referensi brief / diskusi terkait kalau butuh konteks tambahan

Itu doang. Gak ada kolom catatan rapat penuh, gak ada kolom kesimpulan, gak ada kolom masukan. Semua diskusi yang ga menghasilkan salah satu dari 4 hal itu, ga usah dicatet. Kalau diskusi ga berujung ke action item, berarti diskusi itu ga penting, harusnya dibicarakan di lain waktu, atau ga usah dibicarakan sama sekali.

Di SatuTim kita taro template ini di fitur Discussions, jadi setiap rapat langsung ada threadnya, ketua cuma perlu isi 4 kolom itu terus klik kirim ke semua peserta. Gak perlu buka google sheet terpisah, gak perlu kirim email berantai, semua orang langsung dapat notif di hp masing-masing sebelum mereka keluar dari ruang rapat.

Sempat ada yang ngusul tambah kolom catatan tambahan, kita tolak mentah-mentah. Semakin banyak kolom, semakin orang malas ngisi, semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk menulis action item. Kita hitung, rata-rata orang butuh waktu 2-3 menit buat ngisi template ini, bahkan untuk rapat yang berdurasi 2 jam.

Ada pengecualian, tapi sangat sedikit

Bukan berarti semua rapat harus ada action item. Ada 2 jenis rapat yang kita bebaskan dari aturan ini:

Pertama, rapat retrospektif yang memang tujuannya ngobrolin apa yang salah, tanpa harus langsung bikin action item. Tapi bahkan rapat retro pun kita minta setidaknya ada 1-2 action item per sesi, kalau ga ada berarti retro nya cuma ajang nyalahin orang tanpa solusi. Kita pernah dapet tim yang bikin retro cuma ngeluh satu sama lain tanpa ada solusi, rapat itu langsung kita hapus dari kalender tim.

Kedua, rapat all hands yang isinya update perusahaan dari founder. Itu pun kita minta catet cuma action item yang berkaitan dengan tim, misal "semua tim submit laporan kuartal sebelum tanggal 25" — itu masuk kolom action item.

Selain dua itu, semua rapat kena aturan. Bahkan rapat 2 orang antara desainer dan PM bahas UI baru, kalo keluar ga ada action item, berdua kena potong.

Kontroversial tapi: potong tunjangan itu cuma trigger, bukan inti dari aturan ini

Banyak orang yang ngirim DM ke gw setelah gw posting ini di twitter, bilang "wah tim gw pasti protes kalo ada aturan gini". Iya, awalnya tim kita juga protes. Ada yang bilang "ini ga adil, cuma karena ketua lupa gw yang kena potong".

Tapi setelah jalan 2 minggu, semua orang malah yang ngingetin ketua rapat. Pas rapat udah mau kelar, ada yang langsung ngingetin buat catet action item. Lama kelamaan, orang yang ngajak rapat juga mikir dua kali sebelum bikin undangan rapat. Karena mereka tau, kalo rapatnya ga menghasilkan action item, mereka juga yang kena potong.

Yang paling penting, aturan ini bikin evaluasi rapat kerja jadi sangat mudah. Setiap minggu kita cek list action item dari semua rapat, lihat berapa persen yang selesai sesuai deadline. Kalau ada rapat yang tiap minggu cuma menghasilkan action item yang ga pernah kelar, kita langsung hapus rapat itu dari kalender.

Ada satu rapat koordinasi antar departemen yang kita hapus bulan lalu, karena selama 6 bulan terakhir cuma 12% action itemnya yang selesai. Setelah kita hapus, semua tim malah lapor bahwa kerjaan mereka jadi lebih cepat, karena ga perlu nunggu rapat buat ngambil keputusan kecil.

Banyak orang nyoba cara lain buat ngurangin waktu rapat. Mulai dari batasin durasi rapat 15 menit, sampai wajib pake agenda sebelum rapat. Semua cara itu bagus, tapi ga ada yang seefektif aturan ini, karena ada konsekuensi yang jelas buat semua orang, bukan cuma himbauan dari HR yang ga ada yang peduli.

Coba deh terapkan minggu ini. Ambil satu rapat yang paling sering buang waktu di tim kamu, terapkan aturan ini cuma untuk rapat itu selama 2 minggu. Lihat berapa banyak waktu yang kamu dapet balik.

Kalau kamu udah terapkan aturan serupa di tim, apa hasilnya? Atau ada yang punya pengalaman buruk dengan aturan konsekuensi seperti ini, sharing aja di kolom komentar.