Tahun lalu kita hitung total biaya rapat rutin mingguan tim SatuTim yang saat itu berjumlah 25 orang. Angkanya bikin kami diam selama 10 menit setelah perhitungan keluar: Rp 27 juta per bulan. Dan tidak ada satu keputusan penting pun yang dihasilkan dari rapat itu selama 3 bulan terakhir.
Beneran loh. Semua orang pada saat itu nganggep rapat rutin itu hal wajib, bagian dari kolaborasi tim, tidak ada yang pernah kepikiran untuk hitung berapa sebenarnya biaya yang kita keluarkan cuma buat denger update orang lain yang gak ada hubungannya sama kerjaan mereka.
Perhitungan yang gak ada satupun tim yang mau hitung
Rumusnya gampang banget, tidak perlu tool rumit apapun. Ambil gaji bulanan tiap orang yang hadir rapat, bagi 160 (jumlah jam kerja standar per bulan), kalikan durasi rapat dalam jam, kalikan frekuensi rapat per bulan. Itu baru biaya langsung, belum termasuk biaya tidak langsung seperti task gantung yang tertunda, keputusan yang terlambat, sampai burnout tim karena tidak ada waktu kerja fokus.
Kasus kita dulu: rata-rata gaji tim saat itu sekitar Rp 12 juta per orang per bulan. Itu berarti biaya per jam per orang sekitar Rp 68 ribu. Rapat rutin mingguan kita waktu itu 2 jam, diundang ke seluruh tim, diadakan tiap minggu. Hitungnya: 25 orang x Rp 68 ribu x 2 jam x 4 minggu = sekitar Rp 27 juta per bulan. Sama dengan biaya sewa kantor kita saat itu, ditambah gaji 2 orang senior engineer baru.
Ada yang sotoy di tim waktu itu bilang "ah itu cuma biaya tidak terlihat, tidak ada keluar rekening kok". Sampai kita tunjukin angka lain: bulan itu kita kalah tender senilai Rp 50 juta, karena tim product tidak sempat nyiapin proposal karena seluruh jadwal mereka ngeblock kalender buat rapat rutin tiap minggu. Itu bukan biaya tidak terlihat lagi, itu uang yang beneran keluar dari kantong perusahaan.
Sampai hari ini, masih banyak PM atau founder yang nganggep rapat yang lama itu tanda tim kolaboratif. Padahal kalo rapat kamu lebih dari 60 menit dan tidak menghasilkan setidaknya 3 action item jelas dengan penanggung jawab dan deadline, itu cuma pemborosan.
3 kesalahan terburuk yang bikin rapat kita boros uang segitu
Kita coba ulas ulang catatan rapat 3 bulan sebelum kita nemu angka Rp 27 juta itu, dan nemu 3 kesalahan yang paling mendasar, yang hampir semua tim startup juga lakukan sekarang.
Semua orang diundang, tanpa alasan jelas
Dulu kita ada prinsip salah: "biar semua orang tahu progress tim" jadi seluruh tim diundang ke rapat rutin mingguan. Yang terjadi: 70% orang di rapat cuma dengerin update yang gak ada hubungannya sama kerjaan mereka, sambil buka tab lain, jawab chat, dan pas giliran diskusi topik yang berhubungan sama mereka, mereka udah ketinggalan konteks.
Kita hitung dari 2 jam rapat itu, cuma 15 menit saja yang berhubungan dengan lebih dari 50% peserta. Sisanya adalah update tim support tentang tiket masuk yang naik 10% minggu itu, yang cuma berhubungan sama 3 orang tim support. Atau diskusi bug kecil di halaman landing yang cuma butuh tim engineering 10 menit perbaiki, tapi dibahas 25 menit di rapat penuh.
Yang ngeselin: orang yang paling banyak ngeluh rapat lama itu juga yang pertama ngirim undangan ke semua orang tanpa filter, dengan alasan "biar tidak ada yang ketinggalan informasi".
Tidak ada yang pegang kendali jalannya rapat
Dulu rapat kita gak ada facilitator tetap. Orang bisa ngelantur bahas hal apapun yang mereka inginkan, tanpa batas waktu. Ada satu kali kita bahas pilihan warna tombol checkout biru atau hijau, diskusi 40 menit, pas kelar ketahuan tim desain udah bikin versi dua-duanya dan tinggal tes, gak perlu diskusi sama sekali.
Kita udah coba pas timer di awal, tapi ujungnya orang masih lanjut ngobrol sampai ada yang ingetin. Sampai akhirnya kita bikin aturan keras: setiap topik yang gak ada di agenda yang dikirim 1 jam sebelum rapat, diskusinya pindah ke grup kecil orang yang berhubungan, tidak dibawa ke rapat umum. Semua topik di agenda maksimal 10 menit, kalau masih gak ada keputusan, kita tunda, ambil data yang kurang, baru diskusi minggu depannya.
Setelah aturan itu berjalan, durasi rapat kita otomatis turun dari 2 jam jadi 45 menit tanpa mengurangi satu topik penting yang harus dibahas.
Action item tidak tercatat di tempat yang semua orang bisa akses
Dulu pas rapat kelar, kita cuma ngirim catatan acak di grup WA, yang 2 jam kemudian keburu tertimbun chat lain. Ada satu kasus yang paling ngeselin: kita sepakat tim engineering harus selesai revisi payment gateway tanggal 15, pas tanggal 18 kita tanya, mereka bilang "oh kita gak dapat catatan itu, kita kira cuma usulan saja". 3 hari terlambat, kerugian karena transaksi pending sekitar Rp 8 juta, lebih besar dari biaya rapat itu sendiri.
Kesalahan ini yang paling sering tidak disadari. Rapat yang menghasilkan kesepakatan tapi tidak ada bukti tertulis yang bisa diakses semua orang, sama saja tidak ada rapat sama sekali. Semua orang pulang dengan pemahaman yang berbeda-beda, dan ujungnya ada yang salah paham, dan pekerjaan tidak berjalan sesuai rencana.
Ini yang kita lakukan sekarang, yang bikin biaya rapat turun 78% dalam 2 bulan
Pertama, kita hapus semua rapat rutin yang agenda nya tidak bisa di isi 3 hari sebelum rapat. Kalau hari H-1 masih kosong, rapat di cancel otomatis. Kita hitung, dari 12 rapat rutin mingguan, 7 diantaranya kita cancel permanen, karena ternyata isinya cuma update yang bisa di tulis di async tanpa perlu semua orang hadir. Kalau kamu pakai SatuTim, fitur Discussions bisa dipakai untuk async update standup, tanpa perlu meeting sama sekali.
Kedua, untuk rapat yang masih kita pertahankan, maksimal peserta 8 orang. Kalau ada yang lain mau tahu progress, mereka bisa baca ringkasan yang kita posting di grup setelah rapat kelar, tidak perlu hadir. Kita tambahkan aturan: kalo kamu dapat undangan rapat dan kamu tidak bisa menjelaskan kontribusi apa yang kamu berikan di rapat itu, kamu bisa keluar undangan tanpa perlu minta izin siapapun.
Ketiga, setiap rapat kita tulis perkiraan biayanya di awal agenda. Misal "rapat ini berisi 6 orang, biaya total Rp 408 ribu per jam, jadi kita selesai dalam 45 menit". Beneran loh, orang jadi jauh lebih tidak mau ngelantur waktu ada angka itu di depan mata. Tidak ada lagi diskusi 30 menit tentang hal yang tidak ada hubungannya dengan keputusan yang harus diambil hari itu.
Banyak yang bilang "ah kita startup, harus fleksibel, rapat itu bagian dari kolaborasi". Iya, kolaborasi itu bagus, tapi kolaborasi yang tidak terukur itu cuma boros uang. Kemarin kita ada rapat tentang fitur baru, total biaya rapat sekitar Rp 3 juta, dan kita selesaikan dalam 1 jam 10 menit, menghasilkan 12 action item yang jelas, semua deadline tercatat langsung ke task di SatuTim. Itu worth it.
Tapi rapat yang 2 jam, semua orang bingung kenapa mereka diundang, tidak ada keputusan, tidak ada action item yang jelas, itu cuma buang uang. Uang yang bisa kamu pakai buat gaji karyawan baru, buat iklan, buat kembangin fitur baru, atau bahkan buat bonus tim yang kerjaannya sudah bagus.
Coba hari ini, ambil 5 rapat rutin yang ada di kalender kamu minggu ini. Hitung biayanya pakai rumus yang kita pakai tadi. Kalau totalnya lebih dari 10 juta per bulan, coba tanya satu hal: apa hasil yang kita dapat dari rapat ini yang tidak bisa kita dapat dari chat atau async update?
Kalau jawabannya tidak ada, kamu bisa cancel rapat itu minggu depan. Kamu akan kaget lihat berapa banyak waktu dan uang yang tim kamu dapat balik cuma dari satu langkah kecil itu.