Kemarin ngobrol sama founder startup SaaS yang baru aja nerapkan 3 aturan "budaya kerja impian" yang dia copy dari postingan LinkedIn. Timnya 12 orang, sebelum rata-rata pulang jam 7 malam, sekarang rata-rata masih ada yang online jam 11 malam. Dia bingung, padahal semua sumber bilang aturan ini bakal bikin tim lebih senang dan produktif.

Dia bukan satu-satunya. Gw lihat setidaknya 8 dari 10 startup yang gw kerja sama tahun ini nyobain setidaknya satu aturan viral ini, dan 7 di antaranya harus cabut aturan itu setelah 2 bulan karena performa turun drastis.

No meeting Wednesday

Ini yang paling banyak di-share tahun ini. Semua orang bilang aturan ini bakal ngasih tim waktu fokus penuh buat ngerjain task tanpa gangguan meeting. Kedengeran sempurna kan?

Yang jarang orang omongin: 90% tim yang nerap ini tanpa aturan tambahan cuma memindah semua meeting ke Selasa dan Kamis. Gw pernah ketemu tim yang punya 7 meeting berturut-turut dari jam 9 pagi sampe jam 4 sore di hari Selasa, orang gak sempet buka task sama sekali seharian. Semua kerjaan yang harusnya dikerjain di hari itu, akhirnya dikerjain malem hari Rabu yang katanya "no meeting".

Yang lebih ngeselin: Banyak tim yang juga nambah aturan "Rabu tidak boleh ada request meeting apapun, semua harus lewat chat". Jadinya tim support dan account management harus standby chat seharian jawab pertanyaan client yang masuk, gak ada waktu fokus sama sekali. Ada juga kasus tim agency yang lupa ngasih tahu client tentang aturan ini, jadi client ngirim request meeting hari Rabu terus ditolak, dan hubungan jadi renggang tanpa alasan yang jelas.

Kapan aturan ini beneran cocok dipakai: Cuma kalo total meeting seluruh tim per minggu udah di bawah 8 jam total. Kalo total meeting tim kamu per minggu masih di atas 20 jam, memindah semua meeting ke 4 hari kerja cuma bikin beban kerja numpuk dan orang ngebut sampe malem buat ngejar deadline.

Gw pernah coba nerap ini di tim agency gw 2 tahun lalu, yang terjadi adalah seluruh timeline delivery mundur 3 hari karena semua orang tumpang tindih ngerjain task di hari Rabu, semuanya kehabisan waktu dan butuh follow up tambahan seharian Kamis.

Async semua komunikasi, no chat real time

Ini lagi viral banget 6 bulan terakhir. Banyak postingan bilang gak boleh kirim chat pribadi, semua komunikasi harus lewat thread atau comment task, gak boleh ganggu orang yang lagi fokus. Konsepnya memang bagus untuk kurangi gangguan yang bikin fokus pecah.

Tapi yang gak pernah orang tulis di LinkedIn: Ini cuma jalan kalo kamu punya aturan SLA respon yang jelas, misal semua thread harus dijawab maksimal 4 jam kerja. Banyak tim yang nerap ini tanpa SLA, jadinya orang yang butuh jawaban buat lanjut kerja harus nunggu berjam-jam, cek thread tiap 10 menit takut ketinggalan update.

Yang lebih parah: Ada yang bikin aturan "kalo pesanmu gak urgent, gak boleh tag orang", jadinya task yang harusnya kelar hari ini, molor 3 hari karena orang yang punya jawaban lagi fokus dan gak cek thread sampe sore. Kemarin ada kasus client gw yang nerap aturan ini, tim QA nunggu jawaban dari dev tentang bug minor selama 2 hari, karena devnya gak lihat comment di task. Akhirnya deployment ditunda 1 hari, client marah besar.

Banyak orang juga lupa, komunikasi async butuh skill menulis yang jelas dari seluruh tim. Kalo anggota tim kamu masih sering tulis "ntar ya" tanpa konteks tambahan, komunikasi async cuma bakal bikin lebih banyak salah paham, bukan lebih sedikit.

Kapan aturan ini cocok dipakai: Cuma kalo tim kamu semuanya kerja di shift yang sama, dan gak ada dependensi task yang harus kelar dalam 1 hari. Kalo kamu ada tim support, tim client facing, atau project yang timeline ketat, aturan ini malah bikin task gantung dimana-mana. Di SatuTim kita ada fitur Discussion buat async standup dan update project, tapi kita tetep kasih opsi buat tag urgent kalo emang beneran perlu jawaban cepet, dan gak larang chat sama sekali untuk hal yang butuh jawaban 2 kalimat aja.

Jam kerja fleksibel 100% bebas, gak ada kewajiban masuk jam berapa

Ini juga salah satu yang paling banyak muncul di postingan lowongan kerja, orang bilang ini bukti perusahaan percaya sama timnya dan bikin work life balance lebih baik. Memang bener ini bekerja sangat baik untuk tim yang sudah punya maturity tinggi.

Tapi yang banyak gak sadar: Tanpa batas eksplisit, ini malah bikin orang kerja kapan aja, gak ada batas antara kerja dan hidup. Gw pernah punya tim yang semuanya kerja fleksibel penuh, yang terjadi adalah ada yang ngirim task request jam 10 malam, karena dia lagi kerja, dan berharap orang lain jawab besok pagi. Lama-lama semua orang jadi takut ketinggalan pesan, jadi buka hp kerja tiap jam, bahkan pas libur atau lagi kumpul keluarga.

Yang lebih parah: Ada anggota tim yang ngira orang lain kerja lebih banyak dari dia, jadi dia juga mulai kerja lebih lama buat keliatan produktif. Kita pernah survey tim tahun lalu, tim yang ada aturan fleksibel 100% tanpa window overlap, rata-rata jam kerja mereka 2 jam lebih lama per minggu dibanding tim yang ada aturan "kita semua online antara jam 1 siang sampe jam 3 sore untuk meeting dan follow up urgent".

Kapan aturan ini cocok dipakai: Cuma kalo kamu tim remote penuh yang tiap orang memang beda zona waktu, dan semua task gak ada dependensi real time. Kalo kamu masih sering kolaborasi bareng, setidaknya tetep ada 2-3 jam window dimana semua orang harus tersedia, jadi gak ada yang nunggu jawaban berhari-hari, dan semua orang punya batas jelas kapan mereka boleh keluar dari kerja.

Unlimited paid time off tanpa batas cuti

Ini yang selalu dapat ribuan like kalo di-post di LinkedIn. Semua orang bilang ini tunjukin perusahaan percaya sama timnya, gak perlu ngatur kapan orang mau libur.

Tapi data yang gw lihat dari lebih dari 20 client startup yang nerap aturan ini: Rata-rata tim ambil cuti 3 hari lebih sedikit per tahun dibanding tim yang ada batas cuti jelas. Kenapa? Karena orang takut keliatan malas, takut pas dia cuti, kerjaan tim jadi kacau, takut manajemen anggap dia gak berkomitmen.

Kemarin ada kasus tim startup di Bandung yang punya unlimited cuti, rata-rata tim cuma ambil cuti 4 hari per tahun, dan 2 orang keluar karena burnout karena gak pernah berani ambil cuti panjang. Yang jarang orang omongin: Banyak perusahaan juga pake aturan unlimited cuti buat ngurangi biaya kompensasi ketika karyawan keluar, karena mereka gak perlu bayar sisa cuti yang belum diambil.

Kapan aturan ini cocok dipakai: Cuma kalo kamu udah punya budaya dimana semua orang secara eksplisit diwajibkan ambil cuti minimal 15 hari per tahun, dan kamu sebagai founder bahkan ngasih contoh ambil cuti panjang tanpa bawa hp kerja. Kalo kamu sendiri jarang ambil cuti, aturan unlimited cuti cuma bakal jadi jebakan buat tim.

Semua aturan ini sebenernya gak jelek. Semua postingan LinkedIn yang nge-share ini punya niat baik, pengen timnya lebih bahagia dan produktif. Tapi masalahnya orang copy paste aturan tanpa ngeliat konteks tim mereka sendiri.

Gak ada aturan budaya kerja yang satu ukuran cocok untuk semua tim. Yang sering lupa orang: Setiap aturan budaya kerja, harus ada biaya yang kamu hitung secara eksplisit. Kalo kamu nerap no meeting Wednesday, kamu harus hitung apakah beban meeting di hari lain gak jadi terlalu penuh. Kalo kamu nerap async semua, kamu harus hitung apakah waktu tunggu jawaban gak bikin timeline project molor.

Kalo kamu lihat tim kamu mulai sering online di luar jam kerja, task banyak yang gantung, orang mulai jarang bicara di standup — itu tanda aturan yang kamu copy dari LinkedIn gak cocok buat tim kamu.

Coba cek minggu ini, lihat task report tim kamu, ada berapa task yang tertunda karena aturan kerja yang kamu terapkan? Kalau ada yang lebih dari 3 task per hari tertunda cuma karena batasan aturan komunikasi, coba ubah satu aturan dulu minggu depan. Kira-kira aturan viral apa yang pernah kamu coba tapi malah bikin tim lebih capek?