Kemarin gw hitung total meeting di kalender gw selama satu minggu kerja. 32 meeting. Rata-rata 4,5 jam sehari. Dan lebih dari setengahnya, gw keluar meeting sambil mikir: tadi kita ngomongin apa sih yang gak bisa ditulis di chat 3 kalimat?

Semua orang tahu meeting buang waktu, tapi kebanyakan founder, PM dan agency owner takut nolak undangan. Ada yang takut client ngambek, takut tim merasa gak dihargai, takut dikira gak kooperatif. Padahal waktu kamu sebagai orang yang ngambil keputusan itu resource paling langka yang gak bisa diganti. Kalau kamu buang 1 jam untuk meeting ga penting, itu artinya kamu kehilangan 1 jam buat ngurus fundraising, perbaiki bug produk yang lagi rame laporan user, atau wawancara calon tim yang lagi waiting list.

Sampai hari ini gw udah rutin nolak 4-5 meeting per minggu, dan belum pernah ada satu orang pun yang marah. Semua karena gw pilih jenis meeting yang emang beneran gak perlu dihadiri, dan kasih alternatif yang lebih cepat untuk semua pihak.

Ini 5 jenis meeting yang selalu gw tolak, tanpa drama

Setiap jenis ada situasi persis yang bisa kamu cek langsung di kalender kamu hari ini, plus template jawaban yang sudah gw pakai berkali-kali tanpa bikin orang tersinggung.

1. Meeting update progress rutin yang cuma butuh laporan 3 kalimat

Ini yang paling banyak nyita waktu semua orang. Misal tim ngajak meeting progress project setiap Jumat jam 3 sore, 1 jam. Pas meeting berlangsung, yang dibahas cuma: A udah kelar, B masih 70%, C ada blocker dari vendor. Semua informasi itu bisa ditulis di chat, tanpa perlu semua orang nyalakan kamera dan nganggur nunggu giliran bicara.

Kasus kemarin di agency gw: kita dulu ikut meeting progress client setiap minggu 1 jam, dihadiri 4 orang. Total waktu kebuang 4 jam per minggu. Kita ganti jadi async update: tiap Jumat jam 2 semua orang tulis 3 poin update di thread Discussion SatuTim, yang butuh follow up cuma ditandai, yang gak ada masalah langsung lewat. Total waktu yang dihemat? 3,8 jam per minggu. Bahkan client akhirnya yang ngajak tim lain untuk ikut pakai cara ini.

Template jawaban: "Catat dulu update masing-masing di thread ini ya, nanti gw baca semua sebelum jam 4 sore. Kalau ada yang perlu diskusi lebih lanjut, kita bikin meeting khusus cuma untuk yang punya blocker aja. Lebih cepet, dan kita gak perlu nyita waktu semua orang yang lagi fokus ngerjain task."

2. Meeting vendor tanpa agenda jelas

Yang ngeselin banget ini. Vendor yang tiba-tiba kirim link meet "yuk ngobrol tentang kolaborasi" tanpa ngasih detail apa yang mau dibahas, apa output yang diharapkan dari meeting. Banyak founder takut nolak karena takut ketinggalan kesempatan kerjasama. Percaya gw, vendor yang beneran punya proposal jelas bakal ngasih brief terlebih dahulu sebelum ngajak meeting. Kalau mereka cuma mau "ngobrol santai" tanpa agenda, itu cuma mereka yang mau nyoba pitch kamu tanpa persiapan.

Gw pernah terima undangan meeting seperti ini dari SaaS vendor, ternyata sepanjang 45 menit cuma dia presentasi fitur mereka yang gw bahkan gak butuh sama sekali. Sejak itu gw gak pernah terima meeting vendor tanpa ada poin agenda tertulis sebelumnya.

Template jawaban: "Boleh banget kirim dulu poin-poin yang mau dibahas dan opsi kerjasama yang kamu tawarin ke chat ini ya. Gw review dulu, kalau ada yang perlu dibahas lebih lanjut kita jadwalkan meeting, itu juga cuma 15 menit aja untuk bahas poin yang belum jelas."

3. Meeting brainstorming tanpa topik spesifik

Ini yang paling banyak bikin otak mati. Yang ajak biasanya orang yang mager ngerjain task sendiri, jadi ngajak semua orang brainstorming ide "bagaimana cara meningkatkan engagement produk" tanpa data dasar, tanpa batasan waktu, tanpa target output. Gw pernah ikut brainstorming 2 jam, keluar meeting cuma ada catatan 3 ide yang semuanya tidak bisa dieksekusi karena gak ada resource.

Brainstorming yang beneran berguna itu yang udah ada dasar data, udah ada batasan masalah, dan cuma dihadiri oleh orang yang langsung terlibat di masalah itu. Kalau semua tim dari desain, sales, support diajak semua, itu cuma acara dengerin orang sotoy ngeluarin pendapat tanpa dasar.

Template jawaban: "Kirim dulu data dasar dan masalah spesifik yang mau kita selesaikan ya, besok saya cek daftar task yang lagi berjalan. Kalau ada yang perlu input dari saya, kita jadwalkan sesi khusus cuma 30 menit, supaya kita gak buang waktu orang lain yang lagi ada deadline."

4. Meeting follow up yang semua poinnya sudah selesai dibahas di chat

Ini yang sering terjadi: Kamu sudah diskusi semua tentang desain landing page di chat, semua setuju, lalu tiba-tiba ada yang kirim undangan meeting "yuk follow up tentang landing page". Padahal semua poin sudah jelas, sudah disetujui, yang perlu dilakukan cuma eksekusi.

Banyak orang yang terbiasa ngomong lewat meeting daripada baca chat 5 menit, itu masalah kebiasaan, bukan kebutuhan. Gw selalu tolak meeting jenis ini, dan suruh orangnya tulis di chat apakah ada poin yang belum jelas atau belum disetujui. Kalau gak ada, berarti kita gak perlu meeting, langsung eksekusi aja.

Template jawaban: "Saya sudah baca semua diskusi di thread sebelumnya, semua poin sudah jelas dan saya setuju. Kalau ada hal yang berubah atau ada poin yang belum tercover, silakan tulis di sini, saya balas sebelum 1 jam lagi. Kita gak perlu meeting kecuali ada hal yang perlu diskusi lebih dari 2 arah secara real time."

5. Meeting undangan dari pihak yang kamu gak kenal sama sekali, tanpa konteks jelas

Yang ini biasanya ada orang yang kerja di startup lain, atau konsultan, yang kirim undangan "yuk ngobrol bareng tentang industri startup" tanpa ngasih detail kenapa mau ngobrol, apa yang bisa dibicarakan. Banyak founder takut nolak karena takut ketinggalan koneksi. Tapi coba hitung: Kalau kamu terima 1 undangan seperti ini per minggu, 1 jam, itu 52 jam per tahun yang kamu buang buat ngobrol sama orang yang cuma mau nyari referensi atau jualan jasa ke kamu.

Kalau ada orang yang beneran mau ngobrol dengan alasan jelas, mereka bakal tulis dulu konteksnya di chat, bukan langsung kirim link meet.

Template jawaban: "Terima kasih atas undangannya, silakan tulis dulu topik yang ingin kita bahas dan tujuan dari obrolan ini ya. Saya akan cek apakah ini sesuai dengan prioritas tim saat ini, kalau iya kita jadwalkan waktu yang cocok untuk kedua pihak."

Hal yang perlu diingat sebelum nolak meeting

Pertama, jangan cuma tulis "saya gak bisa dateng". Selalu kasih alternatif yang lebih cepat. Orang ga marah kalau kamu tolak meeting tapi kasih solusi yang lebih baik untuk mereka juga. Misal, daripada kamu dateng ke meeting 1 jam, kamu kasih tau kamu akan baca semua update di chat dan kasih feedback dalam 1 jam, itu justru lebih cepat untuk tim.

Kedua, bedakan antara meeting yang butuh diskusi real time dan yang tidak. Ada meeting yang emang harus real time, misal negosiasi kontrak client, atau bahas krisis yang lagi terjadi, itu kamu harus dateng. Tapi 90% meeting yang ada di kalender kamu bukan jenis itu.

Ketiga, jangan merasa bersalah. Waktu kamu sebagai founder itu sama berharganya dengan waktu semua orang di tim. Kalau kamu nyita waktu 1 jam semua orang untuk meeting yang gak perlu, itu kamu yang borosin uang perusahaan, karena gaji semua orang di meeting itu dihitung per jam.

Coba cek kalender kamu minggu ini. Ada berapa meeting yang masuk ke salah satu dari 5 kategori di atas? Coba tolak satu dulu minggu ini pakai template yang udah gw kasih, hitung berapa jam waktu yang kamu dapet balik. Kalau kamu udah coba sebelumnya, apa reaksi orang yang ngajak meeting?