Minggu lalu salah satu senior dev di agency gw kirim WA jam 9 malam: mau resign. Alasan dia sudah 2 bulan kerja 12 jam sehari, gak ada yang notice. Yang bikin kesel: tiap minggu kita ada meeting review performa 1 jam, dan dia gak pernah ngomong sepatah kata pun soal beban kerjanya.

Semua orang di tim ngaku kalo mereka lihat dia kelihatan lelah, tapi gak ada yang berani tanya secara langsung. Dan dia sendiri gak mau ngomong di meeting formal, takut keliatan gak mampu ngelarin kerjaan, takut disebut ngeluh, takut dianggap kurang bisa adaptasi.

Itu masalah klasik kan? Lo punya meeting rutin, 1on1 tiap minggu, board task yang terupdate setiap hari, tapi tetap dapat surprise resign dari orang yang performanya selalu bagus. Semua tanda ada di depan mata, tapi lo gak pernah bisa lihat sampai semuanya terlambat.

Awalnya kita coba berbagai cara yang semuanya gagal

Sebelum pakai checklist ini, kita udah coba hampir semua metode yang biasa direkomendasikan buat ukur beban kerja tim:

Pertama, kita tambah kolom 'beban kerja' di laporan daily standup. Hasilnya? Semua orang jawab 'semua lancar' meskipun queue task mereka di atas 15, dan ada yang tidur cuma 4 jam sehari. Gak ada yang mau ngaku lagi kelebihan beban di thread umum yang bisa dibaca semua orang.

Kedua, kita tambah sesi 1on1 khusus tiap minggu buat bahas beban kerja. Hasilnya 80% orang cuma jawab 'baik kok' ditanya apakah butuh bantuan. Orang gak mau ngomong hal yang bikin mereka keliatan lemah, bahkan ke PM mereka sendiri, kecuali hubungan lo udah sangat dekat dan lo udah buktikan ribuan kali bahwa ngomong kelebihan beban gak akan dihukum.

Ketiga, kita coba hitung beban kerja manual dari jumlah task di board. Salah besar. Ada task yang kelihatan kecil tapi butuh riset 3 hari penuh, ada task yang kelihatan besar tapi cuma perlu copy paste 1 jam. Lo gak akan pernah tau seberapa berat beban seseorang cuma dari lihat jumlah task di list.

Semua cara itu butuh waktu rapat berjam-jam, dan data yang lo dapat pun gak akurat karena semua orang cuma ngomong apa yang lo pengen dengar.

Yang akhirnya jalan: checklist 5 menit isi tiap Jumat sore

Ini gak ada formulir rumit, gak ada sistem ribet, gak ada rapat. Cuma 3 pertanyaan sederhana, semua anggota tim isi sendiri tiap Jumat jam 4 sore, total waktu isi maksimal 5 menit. Kita taruh ini di thread Discussions SatuTim, ada reminder otomatis tiap minggu, gak perlu kita ingetin satu per satu.

Yang paling penting: orang bisa isi anonim kalo mau. Gak ada yang bisa lihat siapa isi jawaban apa, kecuali mereka sendiri mau ngasih tanda. Ini satu-satunya cara biar orang jawab jujur, bukan jawaban yang lo pengen dengar.

Isinya cuma 3 pertanyaan, gak lebih:

1. Skala beban kerja kamu minggu ini 1 sampai 10?

Kasih definisi yang jelas buat semua orang, gak ada interpretasi beda: 1 = hari ini lo cuma ngopi 3 kali gak ada kerjaan sama sekali, 10 = lo udah gak tidur 2 hari dan pengen buang laptop ke jendela.

Kita minta orang tambahin alasan sederhana kalo skala mereka di atas 7. Itu alarm utama. Kalau ada 2 orang atau lebih yang isi di atas 7, minggu itu kita pasti ada masalah alokasi task.

Bulan kemarin ada orang isi skala 9, ternyata dia selama 2 minggu harus handle semua bug dari app baru sendirian, karena dev lain lagi cuti mendadak. Kita langsung pindahkan 2 task nya ke tim support, dan beban kerjanya turun jadi 4 minggu depannya. Gak ada drama, gak ada resign.

2. Berapa jumlah task gantung yang belum kelar sampai hari ini?

Bukan cuma task yang tercatat di board manajemen, termasuk juga semua task dadakan yang masuk lewat WA, DM chat pribadi, permintaan dadakan dari tim lain yang gak sempat ditulis ke board.

Ini yang paling banyak orang lupa. Banyak kasus orang cuma catat 5 task di board, tapi ada 7 task tambahan yang masuk dari berbagai channel, yang gak ada satupun yang tau kecuali orang itu sendiri.

Kalau rata-rata jumlah task gantung tim lebih dari 8, itu tanda kita terlalu banyak terima request dadakan minggu itu tanpa proses persetujuan. Kita bisa langsung pasang rule minggu depannya: semua request dadakan harus lewat PM dulu, gak boleh langsung chat ke anggota tim sembarangan.

3. Satu hal yang bikin kamu khawatir minggu depan?

Ini bagian yang paling berharga dari seluruh checklist. Orang gak bakal ngomongin hal ini di meeting manapun, tapi di form anonim mereka bakal tulis terus terang.

Contoh jawaban yang biasa kita dapat: "client X minta revisi tanpa batas dan gak kasih deadline jelas", "saya gak paham requirement project baru takut telat", "tim support lagi libur saya harus handle 2 shift sehari", "ada bug yang belum ketemu penyebabnya takut app error pas launching".

Dari jawaban ini kita bisa langsung gercep selesaikan sebelum minggu mulai, bukan nunggu masalah muncul dan bikin tim kelebihan beban. Misal ada orang khawatir soal revisi client, kita langsung nego client buat batas revisi maksimal 2 kali, sebelum minggu kerja mulai.

Aturan mainnya yang gak boleh dilanggar, kalo gak ini gak bakal jalan

Kita udah coba berbagai modifikasi checklist ini selama 6 bulan, dan ada 3 aturan yang kalo lo langgar satu saja, seluruh sistem ini langsung gak berguna sama sekali:

Pertama: gak ada yang boleh komentarin jawaban di depan umum. Kalo ada orang isi beban 9, lo gak boleh reply di thread "loh kan task kamu cuma 3 doang". Itu langsung bikin semua orang bohong minggu depannya, dan ngisi skala beban 5 terus meskipun mereka kerja 12 jam sehari. Kita cuma follow up pribadi lewat chat, bukan di thread umum.

Kedua: lo harus tunjukin bahwa kamu beneran action dari jawaban mereka. Kalo orang lihat jawabannya gak pernah ditindak lanjuti, mereka bakal berhenti isi jujur. Misal minggu sebelumnya ada orang komplain soal request dadakan dari tim sales, minggu depannya kamu harus udah bikin aturan baru soal alur permintaan, dan kasih tau ke tim bahwa jawaban mereka didengar. Gak perlu pujian publik, cuma tunjukin bahwa perubahan itu ada karena input mereka.

Ketiga: jangan pernah tambah pertanyaan lain. Jangan minta laporan panjang, jangan minta bukti kerjaan, jangan tambah kolom tentang produktivitas, target, atau hal lain. Total waktu isi harus tetap di bawah 5 menit. Kalo lo bikin survei 15 pertanyaan, orang bakal malas isi dan ngasal jawab semuanya. Kita pernah coba tambah 2 pertanyaan lagi dulu, tingkat pengisian turun 40% dan semua jawaban jadi gak akurat.

Hasil yang kita lihat setelah 6 bulan pakai ini

Pertama, tingkat resign tim kita turun 75% dari sebelumnya. Yang paling penting, kita gak pernah lagi dapat surprise resign tanpa tanda sebelumnya. Semua tanda kelebihan beban kita ketahuan minimal 1 minggu sebelum orang itu sampai titik jenuh.

Kedua, kita bisa hapus meeting review beban kerja 1 jam tiap minggu, gak perlu rapat lagi, semua data udah ada di jawaban checklist. Itu hemat 8 jam waktu tim tiap minggu, yang bisa dipakai buat ngerjain project daripada duduk di meeting.

Ketiga, kita bisa lihat pola beban kerja tiap bulan. Misal kita tau tiap akhir bulan beban tim selalu naik 3 poin, karena semua client minta laporan akhir bulan, jadi kita bisa siapkan tambahan orang untuk bantu di minggu itu sebelumnya, bukan tunggu semua orang kelelahan.

Banyak founder atau PM yang mikir, "ah tim gw udah dewasa, mereka bakal ngomong kalo kelebihan beban". Itu salah besar. Semua orang ada takutnya masing-masing, dan hampir tidak ada orang yang bakal ngomong secara sukarela sampai mereka beneran udah buka halaman lowongan kerja dan siap kirim surat resign.

Kita udah taruh template checklist ini secara gratis di perpustakaan template SatuTim, jadi lo cuma perlu klik pakai, otomatis ada reminder tiap Jumat ke semua anggota tim, gak perlu bikin dari nol.

Coba minggu ini, bikin thread ini di tim lo, kirim reminder Jumat sore. Lihat berapa banyak jawaban yang bikin lo kaget, yang gak pernah keluar di meeting manapun. Kalau tim lo ada yang isi beban di atas 8, langsung chat hari itu juga, jangan tunggu minggu depan.