Tahun ini gw promosi 12 orang jadi head divisi di tim SatuTim dan client agency kita. Cuma 2 dari mereka yang masuk daftar "karyawan paling patuh ikut instruksi" di awal tahun. Yang lain bahkan sempat gw labelin bandel beberapa bulan sebelumnya.
Semua orang ngajarin delegasi sebagai cara ngurangin beban kerja lo, cara ngosongin kalender dari task level bawah, cara fokus ke strategic work. Semua itu setengah bener. Tapi yang ga ada orang bilang: delegasi adalah filter paling akurat buat nyari orang yang layak jadi leader. Bukan dari KPI individu, bukan dari seberapa cepat mereka selesai kerja, bukan dari seberapa sering mereka berkata "siap pak".
Yang semua orang salah paham tentang delegasi
Gw juga dulu kena tipu dengan narasi generic tentang delegasi. 2 tahun lalu gw pikir delegasi yang bagus adalah ketika gw bisa ngasih instruksi langkah demi langkah, task selesai persis sesuai yang gw bayangin, ga ada revisi, ga ada drama.
Sampai tahun ini, ada kejadian yang bikin gw ubah seluruh sistem promosi di tim. Gw kasih tugas ke salah satu desainer: revisi UI dashboard user, deadline 1 minggu. Gw cuma kasih target: waktu load dashboard harus turun 20%, dan user bisa nemuin tombol export dalam 1 klik. Ga ada instruksi lain, ga ada panduan pakai komponen apa, ga ada aturan warna apa yang harus dipakai.
Dia bikin desain yang total beda dari yang gw bayangin. Dia hapus 3 menu yang selama ini kita anggap wajib ada, bikin shortcut yang ga pernah gw pikirin, dan waktu load akhirnya turun 35% — jauh di atas ekspektasi. Hasilnya tim support dapet pertanyaan tentang cara export turun 70% dalam seminggu.
Orang itu yang bulan ini gw promosikan jadi Head of Design. Padahal 6 bulan sebelumnya gw sempat kesel sama dia, karena waktu gw kasih tugas bikin landing page, dia ngubah seluruh struktur copy tanpa izin gw. Hasil konversinya naik 32% saat itu, tapi gw masih anggap dia cuma beruntung.
Intinya: kalo lo ngasih tugas ke orang, dan lo masih menentukan cara dia ngerjain, itu bukan delegasi. Itu cuma pindah tangan kerjaan lo. Delegasi yang bener adalah lo cuma kasih target, batasan resource, dan resiko yang harus dihindari. Sisanya terserah mereka.
Kriteria yang gw pakai buat filter calon leader
Setelah review 12 promosi tahun ini, ada 3 pola yang 100% konsisten muncul di semua kandidat yang berhasil bawa timnya perform di atas target setelah dipromosikan:
Pertama, mereka nyelesain tugas lo dengan cara berbeda dari yang lo perintah, dan hasilnya sama atau lebih baik. Ini adalah sinyal terkuat. Dua desainer yang gw sebutin di awal, keduanya secara rutin ngelakuin hal yang gw ga minta, asalkan itu bikin hasil lebih baik. Salah satu dari mereka bulan lalu bikin library komponen otomatis tanpa disuruh, dan seluruh tim desain sekarang kelar tugas 30% lebih cepat dari sebelum ada library itu. Awalnya gw kesel karena dia menghabiskan 3 hari kerja buat hal yang ga ada di task list. Sekarang itu pengeluaran waktu 3 hari yang paling bernilai tahun ini.
Banyak founder yang ngeliat hal ini sebagai ketidakpatuhan. Gw dengar banyak temen agency owner ngeluh "tim gw pada bandel, ga mau ikut brief yang gw kasih". Pas gw tanya detailnya, mereka jawab "gw suruh bikin laporan A, dia malah bikin laporan B yang menurut dia lebih mudah dipahami client". Itu bukan bandel. Itu orang yang berhenti kerja sebagai eksekutor, dan mulai kerja sebagai pemikir.
Kedua, kalo orang nolak tugas lo dengan alasan yang jelas dan data, itu lebih bagus dari orang yang langsung terima berkata siap. Kemarin gw pengen ngegass fitur export laporan di SatuTim, sebelum fitur filter yang user udah minta 3 bulan lalu. Product lead kita malah nolak, ngasih data 72% support ticket bulan ini tentang bug filter, cuma 8% tentang fitur export. Akhirnya kita kerjain filter duluan, churn bulanan kita turun 11% bulan berikutnya.
Orang yang berani nolak perintah lo dengan alasan yang terukur, itu orang yang tidak takut mengambil tanggung jawab. Lo ga akan dapet itu dari orang yang selalu berkata siap apapun tugas yang lo kasih.
Ketiga, kalo orang ambil keputusan kecil sendiri tanpa nanya lo duluan, meskipun kadang ada kesalahan, itu calon leader. Ada kasus tahun lalu, tim support kita ngasih diskon 50% ke client enterprise yang komplain karena bug yang tim kita buat. Dia ga chat gw duluan, langsung kasih diskon itu sebagai kompensasi. Awalnya gw kaget, tapi dia ngasih alasan client itu udah pakai produk kita 2 tahun, dan nilai kontrak perpanjangannya 15x lipat dari nilai diskon yang dia kasih. Akhirnya client itu beneran extend kontrak 1 tahun penuh.
Kalo gw marah saat itu dan ngelarang dia ambil keputusan kayak gitu lagi, dia ga akan pernah berani ambil inisiatif untuk tim lagi.
Yang harus lo hindari: orang yang selalu ikut instruksi 100%
Banyak PM dan founder salah promosi orang yang selalu selesai tugas persis sesuai instruksi, tanpa ada deviasi sama sekali. Mereka keliatan produktif, mereka jarang bikin masalah, mereka selalu on time.
Tapi ketika lo cuti 5 hari, seluruh task list ngegantung karena mereka ga berani ambil keputusan kecil pun. Ada contoh tahun lalu, account manager di agency kita yang selalu dapet nilai tertinggi di review bulanan, karena semua tugas selesai persis sesuai brief. Pas gw cuti, ada client minta rubah timeline project cuma 1 hari, tanpa tambah biaya dan tanpa rubah scope. Dia malah nahan jawaban client sampe gw balik, karena ga berani setuju sendiri.
Orang kayak gini bagus buat posisi individual contributor, tapi jangan pernah dijadikan leader tim. Karena seluruh timnya nanti akan tergantung sama approval lo, dan semua keputusan harus nunggu lo, sampai akhirnya lo kerja 16 jam sehari cuma buat ngejawab chat persetujuan.
Gw dulu jatuh ke perangkap ini berkali kali. Sampai suatu hari gw hitung: 40% waktu kerja gw tahun lalu cuma buat ngasih approval keputusan yang seharusnya bisa diambil oleh tim level junior. Itu buang waktu semua orang.
Gimana lo tes ini tanpa nunggu berbulan-bulan
Lo ga perlu nunggu 6 bulan buat tau siapa yang punya potensi leader di tim lo. Coba 3 hal ini mulai minggu ini:
Pertama, kasih satu tugas ke orang yang lo curigai punya potensi, tanpa instruksi langkah demi langkah. Cuma kasih target, deadline, dan batasan budget. Misal: "lo urus meetup offline bulan depan, target 50 peserta, budget 5 juta, ga usah ribet". Jangan tanya progress setiap hari. Kalo dia lapor ke lo dengan daftar opsi, data pendukung, dan usulan keputusan, dia siap dipromosikan. Kalo dia chat lo setiap 2 jam tanya pilih venue A atau B, mau snack apa, dia masih butuh latihan otonomi.
Kedua, stop kasih reward ke orang yang selalu ikut instruksi 100%. Sistem review kita di SatuTim sekarang ada kolom khusus: apakah orang ini bikin keputusan sendiri yang menguntungkan tim, tanpa perintah. Kolom itu bobotnya lebih besar dari KPI individu. Kita nyimpen semua catatan ini di fitur Discussion tiap review tugas, jadi tidak ada penilaian subyektif saat waktu promosi tiba.
Ketiga, kalo orang bikin kesalahan karena ambil keputusan sendiri, jangan langsung marah. Tanya dia apa yang dia pelajari, dan apakah ada sistem yang bisa kita perbaiki biar kesalahan itu ga terulang lagi. Gw pernah ada backend engineer yang ngoptimasi database duluan sebelum ngerjain fitur yang gw minta, sehingga fitur itu selesai 3 hari lebih cepat dari deadline, tanpa bug sama sekali. Awalnya gw sempat marah karena dia ngelawan instruksi gw. Sekarang itu salah satu keputusan terbesar yang pernah gw dukung.
Semua orang yang lo promosikan nanti pasti akan bikin kesalahan. Yang membedakan leader bagus dan eksekutor adalah mereka belajar dari kesalahan itu, dan tim mereka jadi lebih kuat setelahnya.
Coba cek daftar task yang selesai minggu ini. Ada berapa yang hasilnya beda dari yang lo bayangin, tapi hasilnya lebih baik? Itu orang yang harus lo perhatiin bulan depan. Kalau selama ini semua task selesai persis sesuai instruksi lo, berarti lo belum benar-benar delegasi apapun.