Kemarin dapat laporan dari salah satu founder client agency gw, dia baru kehilangan senior engineer yang udah 2 tahun di tim. Exit interview yang dia lakukan jawabannya cuma "saya mau cari pengalaman baru di industri lain".

Tiga hari kemudian dia tahu dari tim lain, alasan sebenarnya engineer itu keluar karena setiap minggu ada 3 meeting tidak penting yang bikin dia gak punya waktu kerja, dan manajemen gak pernah dengar keluhan itu dari 6 bulan lalu.

Beneran loh, ini terjadi bukan cuma ke dia. Gw sendiri pernah ngalamin 2 tahun lalu, exit interview yang gw jalankan hasilnya semua basa basi, sampai akhirnya ada yang chat privato ngomong "lo tau gak, semua orang gak mau ngomong jujur ke kamu takut referensi jelek".

Semua exit interview yang kamu lakukan sekarang cuma formalitas

Gw lihat hampir semua founder dan HR tim startup jalankan exit interview dengan format yang sama persis: duduk berhadapan di ruang meeting, buka catatan, tanya pertanyaan standar, tulis jawaban, masuk ke folder arsip, selesai.

Pertanyaannya selalu sama: "kenapa mau keluar?", "apa yang bisa kita perbaiki?", "apakah kamu senang kerja disini?". Jawabannya juga selalu standar: "cari pengalaman baru", "semua bagus kok", "terima kasih semuanya".

Kamu gak bisa salahin karyawan yang jawab basa basi. Siapa yang mau ngomong jujur kalau posisi kamu sedang keluar? Kalau kamu yang mau resign, kamu pasti juga takut ngomong "atasan gw micro managing parah dan gak tau apa yang dia minta" — takut referensi jelek, takut masih butuh koneksi dari perusahaan ini nanti, takut ada masalah gaji terakhir yang belum cair.

Semua orang tahu ini, tapi kebanyakan founder tetep ngelakuin exit interview cuma buat centang kotak di HR checklist. Padahal data dari exit interview yang jujur adalah data paling berharga yang kamu bisa dapetin buat retensi tim. Banyak masalah yang tim pendam berbulan-bulan, cuma keluar ketika orang itu sudah gak kerja disini.

Format yang gw pinjam dari unicorn lokal, 100% jawaban jujur

Dua bulan lalu gw ngobrol sama Head of People di salah satu unicorn logistik lokal, dia ceritain bahwa mereka gak pernah dapat jawaban basa basi di exit interview lagi, sejak mereka ganti format total tanpa kompromi.

Ada 3 aturan dasar yang mereka terapkan, dan gw udah coba terapkan di 12 exit interview terakhir tim SatuTim sama client — cuma 1 orang yang masih jawab basa basi, sisanya semuanya ngasih alasan yang jelas yang bahkan kita gak pernah tau sebelumnya.

Pertama: Exit interview diadakan 2 HARI SETELAH karyawan sudah keluar, BUKAN di minggu terakhir kerja. Lo tau kenapa? Kalau masih ada 1 minggu lagi dia kerja, dia masih takut konflik, masih takut diperlakukan beda, masih ada ketergantungan sama tim internal. Kalau udah lewat 2 hari setelah dia keluar, semua beban kerja udah selesai, gaji terakhir udah cair, dia gak ada kepentingan apa-apa lagi. Gak ada alasan dia harus berbohong.

Kedua: Orang yang melakukan exit interview BUKAN atasan langsung karyawan itu, BUKAN tim HR yang masih kerja full time di kantor. Orang yang ngelakuin itu adalah pihak ketiga, atau founder yang gak pernah berinteraksi sehari-hari sama karyawan itu. Di SatuTim kita sendiri kalau ada tim yang keluar, yang ngobrol adalah gw, bukan lead timnya, karena lead timnya masih ada di tim yang sama dan karyawan pasti gak mau ngomong jelek ke orang yang masih kerja sama temannya.

Ketiga: Ada pernyataan pembuka yang WAJIB diucapkan di awal percakapan, tanpa terkecuali: "Saya gak akan pernah pakai jawaban kamu untuk hal apapun yang berhubungan dengan referensi, saya gak akan sebut nama kamu ke siapapun termasuk tim internal, semua jawaban cuma akan saya agregat jadi data perbaikan tim, tanpa identitas sama sekali". Beneran loh, pernyataan ini doang yang bikin 80% orang langsung buka suara tanpa filter.

Pertanyaan yang harus kamu tanya, jangan yang standar

Lupakan pertanyaan generik yang cuma dapet jawaban basa basi. Ini pertanyaan yang selalu gw pakai, yang hasilnya jauh lebih berguna:
  • Pertama: "Dari 1 sampai 10, berapa skor yang kamu kasih buat pengalaman kerja kamu disini 3 bulan terakhir?"

Jawaban angkanya biasanya langsung ngasih tau seberapa besar masalahnya. Kalau skornya 4, kamu bisa lanjut tanya "hal apa yang bikin skornya gak sampai 8?". Orang jauh lebih mudah ngomongin alasan dibalik angka, daripada langsung ditanya apa yang salah.

  • Kedua: "Apa satu hal yang tim harus ubah, supaya karyawan yang masih disini gak ngalamin alasan yang sama kayak kamu keluar?"

Pertanyaan ini ngarahan mereka gak ngomongin hal pribadi atau emosi, tapi ngomongin hal yang objektif buat tim. Banyak orang yang tadinya sungkan ngomong jelek, bakal langsung buka karena mereka juga pengen temen-temennya yang masih kerja gak ngalamin masalah yang sama.

  • Ketiga: "Ada hal yang saya atau tim salah lakukan, yang kamu belum pernah sampaikan sebelumnya?"

Kebanyakan orang jawab disini, hal yang mereka pendam berbulan bulan. Biasanya hal yang mereka anggap gak penting buat lapor, tapi ternyata mengganggu kerja mereka setiap hari.

  • Keempat: "Apa hal yang paling kamu suka dari kerja disini, yang kita harus pertahankan?"

Ini penting juga, supaya kamu gak ubah hal yang sebenernya bikin tim senang. Banyak founder cuma fokus ke hal yang salah, lupa ada hal yang udah jalan bagus yang harus dipertahankan.

JANGAN pernah tanya "apakah kamu mau kembali kerja disini nanti?" — jawabannya selalu iya atau tidak basa basi, gak ada gunanya sama sekali.

Hal yang kamu JANGAN pernah lakuin selama exit interview

Ada beberapa kesalahan yang sering founder lakuin, yang bikin seluruh exit interview jadi buang waktu:

Pertama: Jangan membantah jawaban karyawan. Kalau dia ngomong "timnya terlalu banyak meeting", jangan jawab "tapi meeting itu penting loh buat sinkronisasi". Cuma denger, catat, gak usah bela tim. Kalo kamu mulai membantah, dia langsung tutup muluk dan gak bakal ngomong hal lain lagi. Tugas kamu disini cuma dengar, bukan berdebat.

Kedua: Jangan pernah minta dia menyebut nama orang tertentu. Misal dia ngomong "ada bagian dari proses approval yang lambat", jangan tanya "siapa yang bikin lambat?". Itu bikin dia takut, kamu bisa cari tau sendiri dari data internal, gak perlu nyalahin orang. Semua jawaban yang kamu dapat cuma buat perbaikan sistem, bukan buat hukuman.

Ketiga: Jangan kasih tawaran gaji lebih buat nahan dia. Udah telat. Kalau dia udah sampai titik mau ngelamar dan terima tawaran lain, alasan nya bukan cuma gaji 10% lebih besar, itu cuma alasan permukaan. Tawarin gaji lebih cuma bikin dia tinggal sementara 3 bulan, terus keluar lagi. Kamu harus perbaiki akar masalahnya, bukan cuma kasih uang tambahan.

Keempat: Jangan share hasil exit interview ke tim internal dengan sebut nama. Misal kamu mau share "kemarin ada yang keluar bilang meeting terlalu banyak", jangan tambah "itu kata si A engineer kemarin". Sekali kamu lakuin itu, semua karyawan yang keluar selanjutnya gak akan pernah ngomong jujur lagi. Kepercayaan ini cuma bisa rusak sekali, gak bisa diperbaiki.

Gw coba terapkan format ini bulan lalu ke senior desainer yang keluar dari tim SatuTim. Awalnya jawabannya masih basa basi "cari pengalaman baru". Setelah gw ucapkan pernyataan pembuka bahwa jawabannya gak akan dipake buat apapun dan gak akan sebut namanya, dia langsung ngomong selama 20 menit: alasan sebenarnya dia keluar adalah setiap minggu ada request perubahan design di detik terakhir dari PM yang gak jelas briefnya, dan dia sudah ngelapor 3 kali tapi gak ada tindakan.

Kita langsung ubah prosesnya setelah itu: semua request perubahan design harus masuk ke fitur Brief di SatuTim, gak bisa lewat chat WA random. Sampai sekarang belum ada desainer yang keluar karena alasan itu lagi.

Yang paling ngeselin dari semua exit interview yang gw lakuin: kebanyakan alasan karyawan keluar bukan hal besar seperti gaji kurang, tapi hal kecil yang bisa diperbaiki dengan mudah, tapi gak ada yang pernah lapor ke kamu. Misal meeting terlalu banyak, tool yang ribet, lead tim yang gak kasih feedback, proses approval yang lambat. Semua hal itu kamu bisa perbaiki dalam 1 minggu, cuma kamu gak pernah tau karena exit interview kamu cuma formalitas.

Coba minggu ini, kalau ada karyawan yang baru resign, jangan jadwalkan exit interview di minggu terakhir kerja. Jadwalkan 2 hari setelah dia keluar, kirim chat privato, ucapkan pernyataan bahwa semua jawaban gak akan dipakai untuk hal apapun dan gak ada identitas yang di share. Lihat berapa banyak hal yang kamu baru tau tentang tim kamu.