6 bulan lalu kita lagi pusing sama turnover tim agency yang bikin dompet bolong. Setiap 2 bulan ada 1-2 orang resign, alasan klasik: macet tiap pagi bikin stress, gak bisa anter anak sekolah, gak ada waktu bawa kucing ke dokter dadakan. Kita hitung-hitung, cost rekrut dan onboarding orang baru per orang sampai 12 juta. Itu belum termasuk project yang telat karena tim baru harus belajar semua alur, review-an tertunda, dan client ngomel mulu.

Awalnya kita pikir ini cuma alasan klasik orang males kerja. Kita tetep pertahankan aturan absen jam 9 tepat, telat 1 menit potong gaji 10 ribu, ada warning tertulis kalau telat lebih dari 3 kali sebulan. Kita pikir itu bentuk disiplin yang bikin tim kerja lebih serius.

Sampai ada senior dev kita resign, dengan catatan: dia satu kali telat 15 menit karena anaknya demam harus diantar ke puskesmas, dapat potong gaji dan warning, padahal semua tasknya selalu selesai sebelum deadline 2 hari berturut-turut. Dia bilang, saya kerja disini 2 tahun, tidak pernah miss deadline, tapi aturan ini bikin saya merasa kerja saya tidak dihargai cuma karena saya datang 10 menit telat.

Itu titik dimana kita akhirnya memutuskan buat coba hapus seluruh aturan absen jam masuk, cuma untuk tim dev dulu, tes selama 3 bulan. Awalnya kita yakin ini ide paling bodoh sepanjang sejarah agency.

Kita sempat takut tim akan kerja malas-malasan seharian

Semua ketakutan klasik ada di kepala kita: nanti ada orang yang baru masuk kerja jam 1 siang, nanti task gak kelar, nanti client komplain karena gak ada orang yang bisa dihubungi jam 9 pagi. Kita bahkan sempat buat backup plan, kalau dalam 1 bulan output turun lebih dari 10% kita akan kembalikan aturan absen seperti semula.

Kita gak kasih tau tim kalau ini tes, kita cuma umumkan mulai tanggal 1, tidak ada lagi aturan jam masuk, yang penting semua task selesai sesuai deadline dan semua meeting wajib dihadiri sesuai jadwal.

Hasilnya bikin kita melongo. Dalam 1 bulan pertama, tidak ada satu pun task yang miss deadline. Banyak tim dev malah mengirim hasil kerja jam 7 pagi, setelah selesai anter anak sekolah. Ada yang kerja dari jam 10 pagi sampai jam 6 sore, ada yang mulai kerja jam 1 siang sampai jam 9 malam, tapi semua ekspektasi output tetap terpenuhi semua.

Setelah 6 bulan, kita hitung semua metrik:

  • Retensi tim naik 35%: dari yang biasanya 4 orang resign per 6 bulan, sekarang cuma 1 orang yang resign karena pindah keluar kota
  • Total output kerja per minggu naik 21%: dihitung dari jumlah task kelar, review-an yang masuk lebih awal, tidak ada lagi alasan "saya macet jadi belum bisa mulai kerja jam 10"
  • Jumlah keluhan tentang stress akibat perjalanan kantor turun 90%: tidak ada lagi yang ngeluh macet di grup tim, tidak ada yang panik karena ban motor bocor pagi hari

Yang paling bikin kaget, jumlah overtime tim turun 18%. Karena tim tidak lagi membuang 1-2 jam waktu kerja cuma buat ngobrol tidak penting sambil nunggu jam pulang kantor. Mereka kerja sesuai ritme produktif masing-masing: ada yang paling fokus pagi, ada yang paling fokus malam, dan itu tidak masalah selama hasilnya sesuai ekspektasi.

Ada 2 syarat wajib yang gak bisa lo kompromi sama sekali

Ini yang banyak agency salah ketika coba terapkan aturan fleksibel jam masuk. Banyak yang cuma hapus aturan absen, tapi tidak siapkan sistem yang mendukung, akhirnya malah kacau dan mereka bilang fleksibel jam masuk tidak bekerja.

Kedua syarat ini kita tes berkali-kali, tanpa satu pun dari keduanya, rencana lo akan rontok semua.

Pertama: Semua task harus punya ekspektasi output dan deadline yang jelas 100%

Jangan pernah kasih brief cuma "kerjain landing page client X". Kalau lo tidak tulis dengan jelas deadline hari Rabu jam 6 sore, expected output: wireframe final, copy approved, siap masuk tahap dev, maka orang bisa seenaknya menunda kerja sampai terakhir.

Kita di SatuTim selalu masukkan semua ekspektasi di dalam task, lengkap dengan lampiran brief, daftar requirement, dan deadline eksplisit yang semua orang bisa lihat. Kita tidak pernah menghitung kinerja dari berapa jam orang duduk di kursi kantor, kita hitung kinerja dari berapa banyak task yang selesai sesuai ekspektasi, tanpa perlu follow up berkali-kali.

Yang kerja malas-malasan itu orang yang memang tidak cocok dengan tim lo, bukan karena tidak ada aturan absen. Kalau lo punya orang yang selalu miss deadline meskipun ada aturan absen jam 9, hapus aturan absen gak akan bikin dia lebih buruk — dia akan kelihatan lebih cepat tidak produktif, jadi lo bisa ambil tindakan lebih cepat sebelum merugikan project lain.

Kedua: Semua progress project harus tertulis, tidak bergantung ke kehadiran orang di kantor

Ini kesalahan terbesar yang banyak agency lakukan: hapus aturan absen, tapi masih mengharuskan semua orang online jam 9 sampai 5, masih chat orang berkali-kali tanya progress project, masih marah kalau orang tidak menjawab chat dalam 5 menit.

Kita pindah seluruh standup meeting yang tadinya 15 menit per hari per tim jadi async di fitur Discussions SatuTim. Setiap orang cukup tulis update progress, apa yang sudah dikerjakan, apa yang menjadi blokir, dan rencana hari ini kapan pun dia mulai kerja. Semua orang bisa baca update tim kapan saja, tidak perlu nunggu orang datang kantor buat tanya status project.

Kita hitung, meeting standup tatap muka yang tadinya menghabiskan 1 jam per hari per tim, sekarang cuma butuh total 10 menit baca update semua orang. Tidak ada lagi yang bolak balik chat orang tanya "lo udah mulai ngerjain brief client X belum?" karena semua update ada di satu tempat yang bisa diakses kapan saja.

Banyak yang salah paham soal aturan fleksibel

Gw pernah denger banyak agency owner lain bilang "saya pernah coba fleksibel jam masuk, tapi malah kacau". Ketika gw tanya lebih lanjut, ternyata mereka masih pasang screen recorder di laptop tim, masih kirim chat marah kalau orang tidak online jam 9, masih potong gaji kalau orang tidak absen di aplikasi pada jam tertentu.

Itu sama aja bohong. Lo ngasih fleksibilitas tapi masih ukur orang dari jam masuk, bukan dari hasil. Yang bikin orang resign bukan karena gak dapat gaji cukup, tapi karena mereka merasa tidak dipercaya. Ada kasus client agency lain yang coba terapkan aturan sama, tapi mereka masih pantau layar tim setiap 10 menit, hasilnya malah turnover naik 2x lipat dalam 1 bulan.

Bulan lalu ada tim senior akun kita yang harus bawa ibunya ke rumah sakit dadakan jam 9 pagi. Dia cuma tulis update di Discussions bahwa dia akan handle semua follow up client dari rumah sore nanti, semua tasknya kelar sesuai deadline, tidak ada masalah sama sekali. Dulu, dia akan panik takut telat, nyetir ugal-ugalan ke kantor, sampai ibunya tidak keurus, dan kerjaannya juga jadi jelek karena stress.

Lo gak perlu menghabiskan uang buat sistem absen mahal, buat aplikasi pantau aktivitas tim, buat laporan absen mingguan yang gak ada gunanya. Semua itu cuma buang waktu, dan tidak ada satu pun yang berhubungan dengan kualitas hasil kerja tim lo.

Coba minggu ini, hitung berapa biaya yang lo keluarkan per tahun buat rekrut tim baru karena turnover yang tinggi. Kalau lebih dari 50 juta, coba tes cabut aturan absen selama 1 bulan, dengan dua syarat yang gw sebutin tadi. Kalau standup tim lo sekarang masih meeting tatap muka tiap pagi, coba pindah ke async standup, lihat berapa banyak waktu yang lo dapat balik setiap minggu.

Kalau lo pernah coba hapus aturan absen dan hasilnya jelek, biasanya masalahnya ada di mana?