Minggu lalu ada agency owner yang DM gw, ngeluh tim full remote nya baru aja turnover 2 orang dalam sebulan. Semua kerjaannya bagus, on time, tidak ada masalah dengan deliverable. Tapi setiap minggu ada saja perdebatan tidak jelas soal prioritas, yang ujungnya bikin semua orang kesal.

Dia bilang sudah terapkan semua best practice async: semua task tercatat jelas, tidak ada meeting standup yang ngeblock kalender, semua brief tertulis dengan detail. Tapi tetap saja ada yang salah paham tone chat, ada yang ngirim pesan pukul 11 malam karena tidak tau batas rehat anggota tim lain, orang baru masuk tim butuh 3x lebih lama untuk nyambung dengan alur kerja.

Semua masalah itu bukan datang dari sistem manajemen tugas yang buruk. Itu datang dari kesalahpahaman terbesar tentang kerja async yang banyak tim sekarang terapkan.

Kesalahpahaman terbesar tentang kerja async

Banyak orang yang artikan kerja async sebagai: hapus semua meeting, jangan pernah bertemu offline, semua komunikasi lewat teks saja. Ada yang bangga bilang timnya 100% remote tanpa pertemuan tatap muka sama sekali, seolah-olah ketemu offline adalah tanda tim belum cukup matang menerapkan sistem kerja jarak jauh.

Gw udah coba fase itu di SatuTim, sekitar 2 tahun yang lalu. Awalnya semua terlihat sempurna. Tidak ada meeting yang ngeblock kalender, semua task selesai on track, waktu produktif per orang naik sekitar 20% dari sebelumnya yang masih ada rapat mingguan. Tapi setelah 4 bulan, muncul masalah yang sama sekali tidak terlihat di metric deliverable.

Retensi tim turun 35%. Ada yang keluar karena merasa tidak nyaman dengan tone komunikasi tim yang terasa dingin. Ada yang mulai menyimpan pendapatnya, takut dikritik kalau ngasih saran di grup chat. Salah paham soal prioritas naik hampir dua kali lipat, padahal semua brief sudah ditulis sejelas mungkin.

Itu tradeoff yang tidak ada satupun blog produktivitas yang kasih tau. Kamu bisa dapat semua manfaat kerja async, tapi kalau kamu menghilangkan sama sekali interaksi offline antar tim, kamu akan bayar harganya dengan retensi dan kecepatan kolaborasi jangka panjang.

Kerja async bukan berarti kamu tidak pernah ketemu sama sekali. Kerja async cuma berarti kamu tidak perlu ketemu untuk bahas hal yang bisa ditulis di chat 5 menit.

Jadwal tatap muka yang kita pakai untuk tim tersebar

Tim SatuTim sekarang ada di Jakarta, Bandung, Yogyakarta, total 11 orang. Setelah coba berbagai model jadwal meetup, dari tiap minggu 2 jam sampai tiap 6 bulan full day, akhirnya kita nyaman dengan jadwal yang sangat sederhana: cuma 1x sebulan full day tatap muka, dan 80% waktunya tidak untuk bahas tugas sama sekali.

Semua hal yang berhubungan dengan kerja: review deliverable, bahas roadmap, tetapkan prioritas minggu depan, koreksi alur kerja, semua kita lakukan async di SatuTim Discussion 3 hari sebelum hari meetup. Kita kirim semua draft, semua pertanyaan, semua usulan perubahan, jadi semua orang bisa baca dan kasih feedback di waktu luang masing-masing sebelum ketemu.

Jadi pas hari meetup tiba, tidak ada satupun slide presentasi, tidak ada laporan progres, tidak ada sesi ngeluarin action item yang harus diselesaikan besok.

Apa yang kita lakukan di hari meetup itu?

Pertama, 2 jam pertama cuma ngobrol santai sambil makan bareng. Setiap orang cerita hal di luar kerja: ada yang baru beli kucing, ada yang ngeluh sinyal internet rumahnya jelek, ada yang cerita rencana liburan akhir pekan. Tidak ada batasan topik, selama tidak berhubungan dengan pekerjaan.

Kedua, 3 jam sesi bonding yang tidak ada hubungannya dengan kerja sama sekali. Kadang kita main board game bareng, kadang kita nyobain cafe baru di kota meetup, kadang kita cuma duduk di taman ngobrol tanpa arah. Tidak ada yang diharuskan bicara, tidak ada target apapun dari sesi ini.

Ketiga, sisa 3 jam cuma buat satu hal: membahas hal yang tidak bisa dibahas lewat chat. Yaitu ketegangan antar tim, ekspektasi yang tidak terucap, masalah alur kerja yang semua orang tau tapi tidak ada yang berani tulis di grup. Itu saja.

Bulan lalu meetup kita di Yogyakarta, misalnya. Ada tim support yang cerita dia sudah 2 bulan kesulitan ngatur alur laporan bug, karena tim engineer selalu responnya lambat. Dia tidak pernah tulis hal itu di chat, karena takut dianggap mengeluh dan membebani tim lain. Pas ketemu langsung sambil makan bakso, tim engineer langsung paham, dan minggu itu kita tambah aturan sederhana: semua laporan bug harus direspon maksimal 1 hari kerja. Itu hal yang tidak akan pernah selesai kalau cuma berkomunikasi lewat teks.

Aturan yang tidak boleh kita langgar di hari meetup

Ada 3 aturan keras yang kita terapkan, dan kalau ada yang langgar kena denda 50 ribu buat beli kopi semua orang:
  • Dilarang buka aplikasi task management sama sekali di hari meetup. Kalau kamu masih perlu cek daftar tugas pas ketemu, berarti sistem async kamu sudah gagal. Semua hal penting harusnya sudah selesai atau tercatat sebelum hari meetup dimulai.
  • Tidak boleh bawa laptop. Semua yang dibawa cuma hp buat foto bareng, atau buku tulis kecil kalau ada ide acak yang keluar dari obrolan santai. Tidak ada yang perlu mengetik catatan rapat di hari itu.
  • Tidak ada follow up meeting setelah meetup. Semua insight, semua kesepakatan santai yang keluar dari obrolan, kita tulis ke channel umum masing-masing sesampai rumah. Tidak ada sesi sinkron tambahan buat bahas ulang hal yang sudah dibahas offline.

Kenapa ini jauh lebih efektif daripada jadwal meetup lain

Kita sudah coba hampir semua model jadwal meetup yang biasa diterapkan tim remote. Ada yang meetup tiap minggu 2 jam, semuanya ngeluarin laporan progres dan bahas task. Ujungnya, semua orang cuma ngelaporin hal yang bisa ditulis di chat 5 menit, dan waktu bonding nya nol. Tidak ada yang belajar hal baru tentang anggota tim selain daftar tugas mereka.

Ada juga tim yang meetup cuma tiap 6 bulan, penuh rapat dari pagi sampai malam bahas roadmap rencana setahun ke depan. Ujungnya, semua orang ketemu cuma buat kerja, tidak ada hubungan personal sama sekali, yang bikin pas ada salah paham chat, langsung jadi perang thread panjang di grup.

Dengan jadwal 1x sebulan ini, kita dapat semua manfaat kerja async: tidak ada meeting yang ngeganggu jam fokus, semua orang bisa kerja di jam paling produktif masing-masing, waktu perjalanan ke kantor nol. Tapi kita juga dapat semua manfaat ketemu offline: tingkat salah paham tim turun sekitar 65% dibanding fase tanpa meetup sama sekali, retensi tim sekarang 100% selama 1,5 tahun terakhir, orang jauh lebih berani ngasih feedback jujur tanpa takut dianggap menyakiti perasaan.

Banyak orang berargumen "ah ketemu offline cuma buat ngobrol buang waktu". Iya, kalau kamu anggap kepercayaan antar anggota tim adalah hal yang tidak penting. Gw pernah lihat tim yang semuanya deliver on time, tidak ada yang terlambat, tapi tidak ada satupun orang yang mau bantu temen tim yang lagi kesulitan. Karena mereka tidak kenal satu sama lain selain sebagai akun di task management. Itu tim yang akan hancur pertama kali ada krisis kecil.

Kita juga bukan anti meeting sinkron sama sekali. Kalau ada masalah yang panas, misal ada fitur yang harus diputuskan besok dan semua orang punya pendapat beda, kita bakal buat meeting sinkron 15 menit. Tapi itu cuma 1-2 kali sebulan, bukan tiap hari. Semua hal lain, kita lakukan async.

Coba minggu ini: tarik semua meeting review, semua laporan progres mingguan, pindahkan jadi async di channel tim. Lalu lihat, apakah kamu masih butuh meetup tiap minggu buat bahas hal itu, atau kamu bisa ganti jadwal meetup cuma 1x sebulan untuk bonding saja. Kalau tim kamu saat ini meetup lebih dari 1x sebulan, coba potong setengahnya, dan lihat apakah ada penurunan hasil kerja. Paling sering, yang turun cuma jumlah rapat, bukan kualitas kerja.