Kemarin gw hitung manual, satu meeting lintas divisi rutin 1 jam yang dihadiri 12 orang dari 4 divisi itu setara dengan 12 jam kerja yang terbuang. Itu belum hitung waktu persiapan, follow-up chat setelah meeting, dan orang yang harus nunda task penting cuma buat nunggu giliran ngomong.

Beneran loh, client agency gw yang baru scale ke 35 orang kemarin ngaku dia ada 11 meeting lintas divisi tiap minggu, dan cuma 2 yang beneran menghasilkan keputusan. Sisanya cuma dengerin update yang bisa dibaca di grup chat doang. Banyak tim bikin meeting rutin ini cuma karena takut ada silo, padahal sebagian besar cuma formalitas yang gak ada output sama sekali.

Update progress mingguan semua divisi tanpa agenda khusus

Ini meeting paling banyak buang waktunya, gak ada nomor dua. Biasanya diadakan tiap hari jumat sore, semua kepala divisi harus maju satu per satu ngasih update apa yang udah dikerjakan minggu ini, rencana minggu depan, tanpa ada pertanyaan atau diskusi lanjutan sama sekali.

Gw pernah liat meeting ini berjalan 1,5 jam, dan setelah selesai ada kepala divisi yang chat gw "maaf tadi aku absen sebentar, ada ringkasan update tim lain gak?" Woi, dia baru aja ikut meeting penuh. Artinya apa? Semua orang pada gak denger, karena 90% update itu gak relevan sama kerjaan mereka. Tim support gak perlu tau detail bug yang diperbaiki tim engineering minggu ini, kalau gak ada laporan user terkait bug itu. Tim marketing gak perlu tau semua fitur baru yang mau dirilis, kalau gak ada kaitan dengan campaign yang sedang mereka kerjakan.

Alternatifnya: Ganti pake async update yang dikirim paling lambat jam 12 siang jumat. Setiap tim cuma tulis 3 baris: apa yang kelar minggu ini, apa yang mau dikerjakan minggu depan, apa blocker yang butuh bantuan tim lain. Kalau ada blocker yang butuh diskusi khusus, baru diundang meeting khusus cuma sama tim yang terkait.

Di SatuTim kita pakai fitur Discussion buat ngumpulin semua update ini, gak ada yang harus ngeluarin waktu buat ngomong di depan semua orang. Kita cuma baca yang relevan sama divisi kita, kalau ada yang perlu ditanyain langsung komentar di thread. Waktu yang dihemat? Buat tim 30 orang, sekitar 18 jam per minggu.

Brainstorm umum lintas divisi tanpa topik yang jelas

Ini meeting yang biasanya diadakan karena "kita pengen denger masukan dari berbagai sisi", tapi gak ada brief sebelumnya, gak ada tujuan yang jelas, gak ada batasan masalah yang mau diselesaikan. Yang terjadi cuma 1 jam orang ngeluarin sotoy, ngomongin ide yang gak ada hubungannya sama masalah yang dibahas, dan ujung-ujungnya gak ada aksi yang diambil.

Gw pernah ikut meeting brainstorm tentang "perbaiki experience user" yang dihadiri tim produk, marketing, support. Ujung-ujungnya kita cuma ngeluarin 20 ide, gak ada yang di prioritasin, gak ada yang ditunjuk jadi PIC, dan sampe 3 bulan kemudian gak ada satupun ide yang dijalankan. Semua orang pulang meeting merasa udah kerja, tapi gak ada yang berubah sama sekali.

Alternatifnya: Jangan pernah adain brainstorm tanpa 3 hal ini yang dikirim 2 hari sebelum meeting: masalah spesifik yang mau diselesaikan, data pendukung tentang masalah itu, batasan resource yang tersedia. Kalau gak ada ketiga hal itu, jangan adain meeting. Kumpulin ide lewat thread async dulu, baru kalau ada ide yang perlu diskusi mendalam, undang cuma orang yang punya pengetahuan relevan sama topik itu, bukan semua divisi.

Meeting sinkronisasi rutin antar tim yang gak ada dependensi kerja sama

Ini paling sering terjadi di startup yang udah scale, orangnya bikin "meeting sinkronisasi antar divisi" cuma karena takut ada silo, tanpa cek dulu apakah kedua tim itu benar-benar butuh berkomunikasi tiap minggu.

Gw pernah liat tim marketing dan tim HR ada meeting sinkronisasi rutin tiap minggu. Apa yang mereka bicarakan tiap minggu? Update jumlah kandidat yang masuk lowongan marketing. Itu doang. Yang bisa dikirim lewat chat 1 kalimat aja. Yang ngeselin, meeting itu dijadwalkan jam 4 sore tiap jumat, waktu yang biasanya orang pakai buat nyelesaikan task mingguan sebelum libur.

Banyak orang beralasan "tapi biar kita tetap terhubung satu sama lain". Terhubung apa? Kalau satu sama lain gak ada kerjaan yang saling bergantung, ngobrol 30 menit tiap minggu cuma buang waktu.

Alternatifnya: Hanya adain meeting rutin antar tim kalau ada dependensi kerja yang berjalan terus menerus. Misal tim produk dan tim engineering, yang setiap minggu ada task yang saling bergantung. Untuk tim lain yang gak ada dependensi, gak perlu ada meeting rutin. Cuma perlu ada kanal khusus untuk lapor kalau ada masalah yang butuh bantuan tim lain, tanpa harus nunggu jadwal meeting mingguan.

Meeting review semua project sekaligus dengan semua stakeholder

Ini biasanya diadakan tiap akhir bulan, semua orang dari semua divisi harus hadir buat liat presentasi progress semua project yang berjalan. Yang terjadi: 2 jam orang dengerin presentasi project yang gak ada hubungannya sama kerjaan mereka, cuma karena namanya "review bulanan seluruh perusahaan".

Gw punya client startup yang dulu adain meeting ini 2 jam tiap akhir bulan, dihadiri 25 orang. Setelah mereka hitung, itu setara 50 jam kerja terbuang tiap bulan. Dan setelah meeting, cuma 3 orang yang ngasih feedback relevan, sisanya cuma nganggur main hp atau balas chat pribadi. Gak ada satupun keputusan yang diambil di meeting itu, semua cuma catatan doang yang gak ada tindak lanjut.

Alternatifnya: Pisahin review per project, undang cuma stakeholder yang terlibat langsung sama project itu. Kirim deck review 2 hari sebelum meeting, minta semua orang ngasih feedback lewat thread duluan. Meeting cuma diadakan untuk bahas feedback yang masih pro dan kontra, yang gak bisa diselesaikan lewat chat. Rata-rata waktu review tiap project cuma 15 menit, dan total waktu yang dihemat jauh lebih banyak dari meeting 2 jam seluruh perusahaan.

Meeting "align ekspektasi" yang diadakan setiap kali ada perubahan kecil di satu tim

Ini biasanya dimulai dari kepala divisi yang takut tim lain salah paham, jadi setiap kali dia ngubah deadline satu task, dia langsung buat undangan meeting 30 menit buat semua tim terkait buat "align ekspektasi". Padahal perubahannya cuma deadline berubah 1 hari, yang bisa ditulis di task management dan dikirim pesan 1 kalimat ke grup.

Gw pernah liat satu tim produk bikin 7 meeting align cuma di satu minggu, cuma karena ada perubahan kecil di requirement satu fitur. Akhirnya tim engineering gak ada waktu buat ngerjain task sama sekali, karena seluruh kalender mereka penuh dengan meeting align yang gak perlu.

Banyak orang yang beralasan "lebih baik ketemu langsung biar gak ada salah paham". Salah paham terjadi kalau informasi tidak ditulis jelas, bukan karena kamu tidak ngomong langsung di meeting. Kalau semua perubahan ditulis jelas dengan alasan dan dampaknya ke tim lain, gak akan ada yang salah paham.

Alternatifnya: Buat aturan jelas kapan perlu meeting align, dan kapan cukup update lewat chat. Kalau perubahannya cuma ngubah deadline task yang tidak berimbas ke tim lain, cukup update di task dan kirim notifikasi ke PIC yang terkait. Kalau perubahannya berimbas ke jadwal 3 tim atau lebih, baru adain meeting, tapi cuma undang PIC masing-masing tim, bukan semua anggota tim.

Bukan semua meeting lintas divisi jelek. Ada meeting yang beneran penting: misal meeting buat ambil keputusan besar yang butuh input dari semua pihak, meeting buat bahas krisis yang harus diselesaikan hari itu juga, meeting buat rencana jangka panjang yang butuh kolaborasi semua divisi. Tapi 80% meeting lintas divisi yang ada di kalender lo sekarang bukan tipe itu.

Gw udah coba di 4 tim yang gw kelola, hapus semua meeting lintas divisi rutin yang gak ada output jelas, rata-rata tim dapet balik 8-15 jam waktu produktif per orang tiap minggu. Itu waktu yang bisa dipake buat nyelesaikan task yang selama ini gak kelar, bukan buat dengerin update yang gak relevan.

Banyak orang takut hapus meeting rutin karena takut terjadi silo antar tim. Tapi silo bukan disebabkan oleh kurangnya meeting rutin. Silo terjadi karena informasi tidak didokumentasikan dengan baik, dan tidak ada kanal yang jelas untuk saling bertanya kalau ada butuh bantuan. Kalau semua update, blocker, keputusan sudah ditulis jelas di satu tempat yang bisa diakses semua tim kapanpun, lo gak butuh meeting 1 jam tiap minggu cuma buat ngasih tau progress tim lo.

Di SatuTim kamu juga bisa nyimpan semua catatan meeting, keputusan, dan task tindak lanjut di satu tempat, jadi semua tim bisa akses kapanpun tanpa harus hadir di meeting. Gak ada lagi yang bingung "kapan kita sepakat ubah deadline itu?" karena semua ada catatannya.

Coba buka kalender lo sekarang, hitung berapa meeting lintas divisi rutin yang ada minggu ini. Ada berapa yang menurut lo gak akan ada dampak apapun kalau lo batalin dan ganti dengan update async? Kalau lo udah coba hapus meeting semacam ini, biasanya apa reaksi timnya?