Kemarin gw hitung total waktu rapat tim 11 orang di satu minggu. Angkanya 42 jam. Yang paling ngeselin: lebih dari separuhnya adalah rapat format yang sama yang kita pakai pas tim masih 4 orang tahun lalu.

Beneran loh. Pas tim masih kecil, semua rapat kerasa cepet, semua orang ngerti konteks, gak ada yang ngelantur. Pas tim nyentuh 8 orang ke atas, rapat yang sama berubah jadi tempat orang nyimak sambil buka tab kerja lain, keluar gak dapet keputusan apapun.

Banyak orang bilang "ini cuma rapat 30 menit doang", lupa hitung bahwa 8 orang yang hadir itu totalnya 4 jam waktu perusahaan yang dipakai. Kalau 4 jam itu dipakai buat nyelesein task, bisa ngurangin backlog 2 minggu.

Berikut 5 jenis rapat yang selalu jadi sumber pemborosan waktu setiap kali tim mulai scaling, dan yang gw selalu hapus pertama tiap tim sudah nyentuh 8 orang.

Rapat progress harian lintas semua tim

Ini yang paling banyak orang masih pertahankan, dengan alasan "biar semua orang alignment". Dulu pas tim 5 orang, standup bareng semua orang 10 menit, semua update, gak masalah. Pas tim jadi 9 orang, standup ini berubah jadi 30 menit tiap hari.

Itu 2.5 jam per hari, 12.5 jam per minggu. Yang parah: 6 dari 9 orang gak butuh update dari tim lain sama sekali. Tim engineering gak perlu tau progress tim konten hari ini, kecuali ada dependency. Kebanyakan orang cuma buka Figma atau Jira pas giliran orang lain bicara, jawab "jalan sesuai rencana" pas gilirannya, keluar rapat lupa apa yang dibicarakan orang lain.

Gw coba ganti 2 bulan lalu: kita hapus standup umum, ganti jadi async di SatuTim Discussion, tiap tim cuma bikin standup internal 5 menit doang kalau ada hal penting. Yang kita hitung setelah 1 bulan: kita hemat 11 jam per minggu, dan jumlah task gantung antar tim malah turun 30% karena orang tulis detail dependency lebih jelas daripada ngomong 2 kalimat di meeting.

Rapat review anggaran rutin tanpa agenda jelas

Ini yang bikin pusing kepala agency founder dan startup operational banget. Kemarin ada client agency gw yang ngeluh dia punya rapat review anggaran tiap Jumat 1 jam, dengan semua kepala divisi. Dia tunjukin catatan 3 bulan terakhir: dari 12 rapat, cuma 1 rapat yang ada perubahan anggaran yang dibicarakan. Sisanya cuma ngomong "pengeluaran bulan ini masih sesuai", lanjut meeting selesai.

Bayangin 1 jam per minggu, 6 orang yang hadir: 6 jam per minggu, cuma buat konfirmasi angka yang udah bisa dilihat di spreadsheet siapa saja kapanpun. Gw pernah ketemu agency owner yang ngeluh timnya selalu telat kirim laporan, ternyata separuh waktu mereka dipakai buat nyiapin presentasi rapat anggaran tiap minggu yang ujungnya cuma dibilang "ok bagus lanjut".

Aturan yang kita pakai sekarang: rapat review anggaran cuma diadakan kalau ada yang kirim agenda setidaknya 2 hari sebelumnya, dengan daftar item yang butuh persetujuan langsung. Kalau gak ada agenda, rapat otomatis dibatalin. Kita udah 4 bulan gak ada rapat review anggaran rutin, dan gak ada satu masalah pun tentang anggaran yang terlewat.

Rapat brainstorming yang semua orang diundang

Ini yang banyak orang pertahankan dengan alasan "biar ada beragam ide". Dulu pas tim kecil, kita undang semua orang brainstorming buat fitur baru, hasilnya bagus, banyak ide random yang gak kepikiran orang yang kerja langsung di project. Pas tim udah 10 orang, kita coba sekali, brainstorming fitur checkout baru.

Yang muncul: 4 orang ngomongin hal yang gak berhubungan sama flow checkout, 3 orang cuma diam karena gak ngerti konteks projectnya, yang cuma bawa ide relevan cuma 2 orang. Total waktu 1.5 jam, yang menghasilkan cuma 10 menit diskusi 2 orang. Sisanya cuma buang waktu.

Ini kontroversial loh, banyak orang bilang brainstorming harus semua orang ada biar beragam ide. Pengalaman gw: kalau orang yang gak kerja di project itu, idenya kebanyakan berdasarkan asumsi, bukan data aktual. Yang ada malah bikin diskusi ngelantur ke topik yang gak relevan. Sekarang aturan gw: brainstorming cuma diundang maksimal 4 orang yang langsung kerja di project itu. Sisanya yang mau ngasih ide bisa tulis di doc yang dishare 3 hari sebelum rapat. Kita kumpulin semua ide yang masuk, diskusi cuma yang relevan, rapat kelar dalam 20 menit. Hasilnya sama banyak ide, gak ada yang buang waktu dengerin omongan yang gak berhubungan.

Rapat follow-up semua project tiap minggu

Ini yang banyak founder bikin pas tim mulai scaling, dengan alasan "biar gak ada project yang lewat dari pantauan". Kemarin gw hitung: satu rapat ini 1.5 jam, 10 orang hadir, tiap minggu. Dari 8 project yang dilapor, cuma 2 project yang ada masalah butuh diskusi semua orang. Sisanya lapor "jalan sesuai rencana", selesai.

Yang parah: orang yang kerja di project yang gak ada masalah harus dengerin laporan project lain selama 1 jam lebih, gak ada hubungannya sama kerjaan mereka. Gw pernah tanya satu tim designer yang hadir di rapat ini, dia bilang dia biasanya nyelesain desain landing page pas orang lain lapor progress project sales. Jadi dia gak dengerin sama sekali, dan ketika ada keputusan tentang desain yang dibicarakan, dia gak tau.

Aturan yang kita pakai sekarang: laporan progress semua project diupload duluan ke SatuTim Board tiap Jumat siang, semua orang bisa baca sendiri. Rapat follow-up cuma diadakan kalau ada project yang tanda merah, dan cuma undang orang yang terlibat di project itu aja. Total waktu rapat follow-up kita turun dari 1.5 jam per minggu jadi rata-rata 25 menit per minggu. Gak ada yang ketinggalan informasi, malah orang yang mau tau progress project lain bisa baca kapanpun tanpa harus nunggu meeting.

Rapat update perusahaan yang diadakan tiap minggu

Ini yang banyak founder pikir penting buat alignment tim, tapi kebanyakan buang waktu. Dulu kita bikin rapat all hands tiap Senin 1 jam, semua orang hadir. Isinya: laporan dari tiap kepala divisi, pengumuman libur, ngomongin target bulan depan. Setelah 6 bulan, gw survey tim: cuma 20% orang yang dengerin sampai selesai, sisanya kerja lain sambil nyimak separuh hati.

Yang paling lucu: semua informasi yang disampaikan di rapat itu udah dikirim di grup chat 1 jam sebelum rapat mulai. Ada orang yang bahkan ngirim feedback di chat pas rapat lagi berjalan, karena dia gak mau nunggu sampe akhir rapat buat ngomongin hal yang dia baca dari grup.

Sekarang kita ganti: update perusahaan kita kirim dalam bentuk text 3 menit baca, diumumin di channel umum. Kita cuma adakan all hands tiap 2 minggu sekali, cuma kalau ada hal penting yang butuh diskusi langsung, atau pengumuman besar yang gak bisa disampaikan cuma lewat text. Waktu yang kita hemat: 1 jam per minggu per orang, yang setara 40 jam per bulan buat tim 10 orang. Yang lucu: skor alignment tim malah naik, karena orang bisa baca update kapanpun mereka fokus, bukan pas lagi pengen kerja.

Yang harus lo lakuin besok

Banyak orang takut menghapus rapat ini karena takut ada miskomunikasi. Pengalaman gw: miskomunikasi justru lebih banyak terjadi di rapat yang terlalu panjang, orang lupa apa yang dibicarakan, gak ada catatan yang jelas.

Besok lo buka kalender tim lo, hitung total waktu rapat rutin yang diadakan tiap minggu. Kalau ada rapat yang gak punya agenda tetap, yang hasilnya cuma laporan tanpa keputusan, coba hapus dulu untuk 2 minggu. Lo hitung perbedaannya: berapa jam waktu yang tim lo dapet balik, berapa banyak task yang kelar lebih cepet.

Kalau lo hitung total waktu rapat tim lo seminggu, berapa persen yang menurut lo beneran menghasilkan keputusan?