Kemarin ketemu temen founder agency yang baru selesai presentasi di acara startup. Dia ngeluh tiap minggu kerja 70 jam, tidur cuma 5 jam sehari, tapi revenue stuck di angka yang sama 6 bulan berturut-turut. Dia bilang semua alur kerja udah dioptimasi: balas client secepat mungkin, gak ada task gantung, ikut semua meeting undangan biar gak ketinggalan info.

Pas kita hitung bareng pake timesheet yang dia isi sendiri 2 minggu terakhir, total waktu yang dia buang percuma tiap minggu nyampe 12,4 jam. Beneran loh. Semua dari kebiasaan yang dia anggap sebagai cara hemat waktu.

Bales WA client tiap 5 menit

Ini yang semua orang anggap sebagai tanda founder profesional: client seneng respon cepet, gak ada komplain lambat, keliatan tanggap. Gak ada yang nyangka ini pembuang waktu terbesar nomor satu.

Penelitian Stanford bilang setiap kamu diinterupsi notif pesan, butuh 23 menit buat balik fokus penuh ke task yang lagi dikerjain. Gw udah cek sendiri dengan catatan waktu tim, angkanya bahkan lebih gede buat founder — karena tiap notif bukan cuma baca doang, kamu harus mikir respon, cek data, kadang harus buka satu tab lagi buat cek progress project.

Kita hitung: rata-rata founder dapat 6 interupsi pesan client per hari. Itu 6 23 menit = 138 menit per hari, dikurangi waktu yang beneran urgent, total waktu terbuang cuma dari kebiasaan ini sekitar 4,5 jam per minggu.

Yang bikin lebih sakit: dari 42 pesan client yang dia terima dalam seminggu, cuma 3 yang harus dibalas dalam 1 jam. Sisanya bisa ditunggu sampai 2 jam, bahkan sampai hari berikutnya gak ada masalah. Tapi karena dia kebiasaan buka WA tiap bunyi, dia gak pernah punya blok waktu buat ngurus hal yang beneran naikin revenue: review pricing, buka pipeline client baru, bongkar bottleneck tim.

Kita hitung kerugiannya: kalau tarif jam kamu sebagai founder misal Rp 500 ribu per jam, 4,5 jam itu Rp 2,25 juta per minggu, atau Rp 9 juta per bulan. Banyak kan?

Di SatuTim kita udah pakai aturan balas client cuma 2 kali sehari: jam 11 siang dan jam 4 sore. Kita kasih tau aturan ini ke client di awal kontrak, jadi gak ada yang komplain. Respon rate kepuasan client malah naik 18% loh, karena kita jawabnya udah full persiapan, bukan jawab sepenggal karena lagi diinterupsi ngerjain hal lain.

Banyak yang bakal bantah: "tapi client gw gak mau nunggu lama". Coba cek riwayat komplain client kamu setahun terakhir. Berapa yang komplain tentang waktu respon, dibanding yang komplain tentang hasil kerjaan yang jelek? Hampir gak ada kan. Client cuma komplain respon lama cuma ketika hasil kerjaan kamu jelek. Kalau hasil kerjaan kamu konsisten bagus, bahkan kamu balas 2 jam kemudian gak ada yang protes.

Ikut semua meeting undangan yang masuk

Kebiasaan kedua yang kelihatan bener: kalo gak ikut meeting, ketinggalan info, tim salah ambil keputusan, client ngira kita gak perhatian. Kemarin kita hitung, founder yang terima semua undangan tanpa filter rata-rata ikut 11 meeting per minggu yang bukan domainnya.

Misal meeting review desain landing page, meeting follow-up invoice admin, meeting brainstorm konten sosial media. Rata-rata durasi meeting itu 45 menit, tapi waktu kamu yang beneran ngasih kontribusi cuma 5 menit di akhir. Sisa nya kamu cuma dengerin hal yang gak ada hubungannya dengan keputusan yang harus kamu ambil.

Total waktu terbuang dari kebiasaan ini sekitar 4 jam per minggu. Yang ngeselin lagi: kebanyakan meeting ini bahkan gak ada agenda jelas, dan setelah meeting gak ada action item yang ditulis dengan jelas. Kamu keluar meeting merasa sudah kerja, tapi gak ada hal berarti yang selesai.

Gw pernah coba 1 bulan gak ikut semua meeting yang gak ada nama gw di bagian "pembuat keputusan" di undangan. Hasilnya? Gak ada satupun keputusan yang salah karena gw gak ada. Tim malah lebih gercep ambil keputusan, karena gak ada yang nunggu approval dari gw sebelum melanjutkan pekerjaan.

Kalau kamu takut ketinggalan info, minta tim kirim ringkasan 3 poin setelah meeting selesai: apa yang diputuskan, siapa yang kerjain, deadline kapan. Di SatuTim kita ada fitur Discussion yang otomatis nyimpen semua catatan meeting, jadi kalo kamu pengen cek detail, cuma buka 1 menit doang, gak perlu hadir 45 menit cuma buat dengerin update progress.

Kerugian dari kebiasaan ini: 4 jam Rp 500 ribu = Rp 2 juta per minggu, ditambah lagi waktu yang seharusnya kamu pakai buat ngurus prioritas bisnis yang gak ada orang lain yang bisa kerjain.

Ngerjain task kecil sendiri daripada delegate

Ini yang paling banyak dilakuin semua founder, dari yang baru mulai sampai yang udah ada tim 50 orang. Alasannya selalu sama: "udah daripada ngajarin orang, mending gw kerjain sendiri 10 menit".

Misal bikin caption sosial media, edit sedikit desain, balas email supplier, atur jadwal meeting, input data laporan client. Keliatan hemat waktu banget kan? 10 menit per task, gak usah repot ngasih brief, review, follow up nanti.

Tapi coba hitung: berapa task kecil kayak gitu yang kamu kerjain sehari? Rata-rata founder yang gw survey ada 12 task kecil per hari yang bisa didelegate, masing-masing 5-15 menit. Totalnya 3,5 jam per minggu.

Yang orang gak pernah hitung: setiap kamu ngerjain task kecil, itu artinya kamu gak ngelakuin task yang cuma kamu bisa lakuin. Misal nego kontrak client baru, buat roadmap 6 bulan kedepan, perbaiki alur tim yang lagi buntu. Task-task ini punya return 10-100x lipat dari task kecil yang kamu kerjain.

Kemarin ada client agency yang gw bantu, dia tiap minggu habis 3 jam buat input data laporan client. Dia bilang ngajarin tim admin butuh 2 jam, mending dia kerjain sendiri. Pas kita hitung: 3 jam per minggu itu waktu yang bisa dia pake buat closing 1 client baru yang nilainya Rp 25 juta per project. Artinya kerugiannya bukan cuma Rp 1,5 juta per minggu, tapi Rp 25 juta per bulan karena dia gak punya waktu buat cari client baru.

Banyak yang salah hitung ROI delegate: ngajarin orang memang butuh 30 menit pertama. Tapi setelah itu kamu gak perlu ngelakuin task itu selamanya. 30 menit sekali investasi, kamu dapat 3,5 jam per minggu selamanya. Itu return yang paling tinggi yang bisa kamu dapatkan buat bisnis kamu saat ini.

Kamu gak akan sadar kalo kamu buang waktu

Yang bikin semua kebiasaan ini lebih berbahaya adalah semuanya kelihatan produktif. Kamu pulang malam, kamu punya banyak centang di to do list, kamu pikir hari ini kamu kerja bagus. Tapi revenue gak naik, tim masih stuck di bottleneck, target kuartalan gak tercapai.

Semua orang ngasih tips hemat waktu yang rumit: pakai aplikasi to do list terbaru, tidur jam 5 pagi, time blocking 10 slot per hari. Padahal 90% waktu terbuang kamu cuma datang dari 3 kebiasaan di atas yang kamu anggap sebagai hal yang benar.

Temen founder yang gw ceritain di awal tadi, setelah dia berhenti lakuin 3 kebiasaan itu, dia punya 12 jam lebih per minggu. Dalam 1 bulan dia berhasil closing 2 client baru yang naikin revenue 32%, dan dia bisa pulang jam 7 malam tiap hari, gak perlu bawa kerjaan ke rumah lagi.

Coba minggu ini luangin 10 menit tiap malam, catat apa yang kamu kerjakan seharian. Kaget deh lihat berapa banyak waktu yang kamu buang buat hal yang gak ngasih kontribusi sama sekali ke pertumbuhan bisnis kamu.

Kalau kamu mau coba mulai filter meeting minggu ini, coba pindah semua catatan meeting tim ke SatuTim Discussion, kamu gak perlu hadir semua meeting cuma buat tau update progress tim. Berapa jam per minggu yang kamu buang dari 3 kebiasaan di atas?