Delapan bulan lalu kita butuh 2 PM tambahan buat handle pertumbuhan user yang naik 3x lipat. Akhirnya dalam periode itu kita hire total 7 orang, cuma 1 yang bertahan sampe sekarang. Total kerugian dari gaji, project delay, dan tim burnout? Hitung-hitung sekitar Rp 120 Juta. Beneran loh, gw simpan semua slip gaji dan laporan project delay buat buktinya.

Yang paling ngeselin: semua kandidat yang kita interview itu keliatan sempurna. Semua bisa ngomongin product market fit pake istilah yang tepat, punya portofolio roadmap yang keliatan profesional, bahkan beberapa ada yang pernah kerja di unicorn lokal. Gak ada satupun yang keliatan merah flag di tahap wawancara awal. Semua masalah baru kelihatan 2-3 minggu setelah mereka join tim.

Semua kesalahan ini kita lakukan karena kita salah ukur skill yang sebenarnya dibutuhkan

Kita dulu pikir PM yang bagus adalah yang paham semua framework prioritization, bisa bikin roadmap 6 bulan yang rapi, dan bisa presentasi ke investor tanpa catatan. Ternyata untuk startup tahap awal, itu semua bonus. Skill yang paling dibutuhkan adalah kemampuan nyelesain masalah kecil yang muncul tiap hari, tanpa bikin meeting 1 jam dulu.

Kita nyadar semua kesalahan ini setelah mecat PM ke-5, yang baru join 3 minggu, sudah bikin 3 tim kerja lembur karena dia lupa ngasih tahu client bahwa deadline mundur 2 hari.

Kesalahan pertama: Kita cuma test kemampuan berbicara, bukan kemampuan nyelesain masalah kontekstual

Dulu daftar pertanyaan interview kita isinya hal-hal teoritis: "bagaimana kamu menentukan prioritas fitur?", "bagaimana kamu mengukur keberhasilan produk?", "apa pendapatmu tentang product market fit?". Semua kandidat yang kita hire jawab pertanyaan ini dengan sangat bagus. Ada yang bahkan ngasih contoh kasus perusahaan besar yang semuanya sesuai dengan apa yang kita baca di buku.

Tapi kita gak pernah tanya pertanyaan yang sebenarnya tim kita hadapi tiap hari. Misal: "Kamu punya deadline rilis minggu depan. Tim design baru bilang mereka butuh tambah 3 hari buat aset. Client baru ngirim email mau ganti 2 fitur utama. Apa yang kamu lakukan dalam 30 menit ke depan?"

Semua kandidat yang akhirnya gagal, jawab pertanyaan teoritis dengan sempurna, tapi gak bisa jawab pertanyaan kontekstual yang gak ada jawaban bener. Ada satu orang jawab dia akan bikin meeting seluruh tim 1 jam untuk diskusi opsi prioritas. Padahal yang dibutuhkan saat itu adalah PM yang bisa ngasih tahu tim mana yang bisa lanjut kerja duluan, ngirim pesan ke client minta konfirmasi cuma 2 poin yang penting, dan update status semua task biar gak ada yang bingung.

Kesalahan kedua: Kita cek reference dari atasannya, bukan dari anggota tim yang pernah dia pimpin

Ini kesalahan paling bodoh yang kita lakukan. Dulu kita selalu hubungi mantan atasan kandidat buat cek referensi. Jawabannya selalu sama: dia kerjaannya bagus, top performer, selalu penuhi deadline. Tidak ada satupun yang kasih informasi negatif.

Setelah kita mecat PM ke-3, akhirnya kita nyoba cari kontak anggota tim dev yang pernah kerja sama dia di perusahaan lama. Baru deh keluar semua informasi: dia suka lempar tugas ke tim kalau ada masalah, selalu nyalahin dev kalau project miss deadline, dan gak pernah kasih update jelas ke tim kalau ada perubahan requirement.

Atasan cuma lihat laporan akhir yang dikirim PM. Mereka gak lihat interaksi sehari-hari di grup chat, mereka gak lihat tim yang bingung selama berhari-hari karena gak ada keputusan jelas. Kalau lo cuma cek referensi dari orang yang ada di jenjang di atas kandidat, lo cuma dapat versi terbaik dari performa mereka, bukan yang sesungguhan.

Kesalahan ketiga: Kita terima kandidat yang terlalu senior untuk tahap startup kita

Ini yang paling banyak bikin rugi. Ada beberapa kandidat yang sebelumnya kerja di perusahaan besar, prosesnya sudah jelas, timnya lengkap, ada tim support khusus, QA tersendiri, dan operasional yang menangani semua hal administratif.

Di startup tahap awal? PM harus bisa ngedraft brief sendiri, ngobrol langsung client yang marah, bahkan bikin wireframe sederhana kalo design lagi full kerjaan. Banyak kandidat yang kita hire jawab "itu bukan tugas PM" pas kita minta follow up email client yang lagi komplain. Mereka terbiasa ada tim lain yang handle hal-hal "kurang penting", padahal di tim kita gak ada tim lain itu.

Satu PM yang kita hire dengan gaji tertinggi, sampai sekarang masih jadi contoh kasus buruk kita. Dia baru kerja 5 hari, sudah kirim email ke seluruh tim minta diadakan weekly progress meeting 1 jam tiap hari. Pas kita tanya kenapa, dia jawab itu adalah standar proses di perusahaan lamanya. Padahal saat itu tim kita cuma 8 orang, yang tiap hari sudah punya task yang numpuk.

Satu tahap interview tambahan yang cuma butuh 1 jam, dan 100% akurat sampai sekarang

Setelah PM ke-5 keluar, kita capek banget buang waktu dan uang. Kita coba bikin tahap baru yang gak ada di daftar panduan rekrutmen manapun, yang sekarang kita pake buat semua hire posisi apapun termasuk PM.

Namanya shadow task 1 jam. Kita kasih kandidat akses read-only ke workspace tim kita di SatuTim, tunjukin 3 task yang lagi stuck: ada satu task yang deadline minggu depan tapi requirementnya belum jelas, client belum kasih feedback selama 5 hari, dan tim dev bingung mau lanjut kerja apa. Kita kasih instruksi cuma satu: "selama 1 jam ini, kamu bisa lakukan apapun yang menurut kamu benar untuk nyelesain stuck ini. Nanti kita review apa yang kamu lakukan."

Kita gak kasih tahu jawaban yang benar. Kita gak kasih petunjuk apapun. Kita cuma lihat apa yang mereka lakukan secara natural.

Hasilnya sangat jelas:

  • Kandidat yang kita akhirnya hire, dalam 10 menit pertama sudah bikin Discussion di SatuTim tanya tim dev bagian mana yang bisa dikerjakan duluan sambil nunggu feedback client, kirim pesan singkat ke client minta konfirmasi cuma 2 poin yang paling penting, dan update status semua task biar seluruh tim bisa lihat progresnya.
  • Kandidat yang kita tolak, semuanya menghabiskan 40 menit nulis catatan panjang tentang framework prioritization, bikin daftar meeting yang perlu diadakan, dan gak ngasih action item jelas ke siapapun.

Sampai hari ini, semua kandidat yang lulus tahap ini, bertahan lebih dari 6 bulan. Yang gak lulus, semuanya kita gak hire, dan ternyata dari referensi anggota tim lamanya emang mereka punya masalah yang sama.

Jangan salah, bukan berarti kemampuan roadmapping, OKR, dan semua hal yang biasa lo tanya di interview gak penting. Tapi itu semua skill dasar yang bisa dipelajari dalam 1 bulan. Kemampuan handle stuck sehari-hari, gak lempar tanggung jawab, dan mau kerja di kondisi chaos startup — itu hal yang gak bisa diajarin. Gw udah liat PM yang bisa jawab semua pertanyaan teknis dengan benar, tapi kalo ada masalah tim dia langsung sembunyi, itu gak ada gunanya sama sekali.

Kalau lo lagi proses hiring PM bulan ini, coba tambah tahap 1 jam ini di akhir interview. Jangan kasih tau jawaban yang benar, lihat apa yang mereka lakukan secara natural. Kalau lo udah pernah punya pengalaman hire PM yang keliatan sempurna di interview tapi gagal di lapangan, biasanya gejala apa yang lo liat dari awal?