Minggu lalu ketemu founder startup SaaS yang baru selesai hiring 12 orang dalam 6 bulan. Dia ngeluh tiap minggu ada aja chaos: deadline miss, brief salah kirim, ada orang yang akses tool internal masih aktif padahal udah keluar 2 bulan.

Gw tanya, waktu tim lo masih 4 orang, apa prosesnya beda? Dia diam.

Semua chaos yang dia alamin bukan karena kurang SOP, bukan karena orangnya jelek. Ini semua kesalahan yang gw juga lakuin semua waktu tim gw naik dari 5 ke 19 orang 2 tahun lalu. Tidak ada satupun kesalahan ini yang kelihatan fatal pas tim masih kecil, tapi begitu jumlah orang melewati 8 orang, efeknya berantai bikin semua tim kesulitan jalan.

Semua keputusan kecil dibawa ke rapat seluruh tim

Waktu tim masih 5 orang, semua ikut keputusan bahkan soal warna button landing page, ga masalah. Semua orang tahu konteksnya, semua juga terdampak langsung dengan hasil keputusan itu. Rapat 15 menit untuk hal itu bahkan worth it.

Begitu tim sudah 15 orang, kebiasaan ini yang bikin buang waktu berjam-jam tiap minggu. Gw dulu bahkan pernah rapat 1,5 jam buat memutuskan apakah tim boleh kerja WFH 2 hari seminggu, undang semua 14 orang anggota tim. Padahal ujung-ujungnya yang memutuskan cuma gw dan co-founder, semua orang yang lain cuma duduk diam sambil main hp. Itu hampir 20 jam waktu produktif yang hilang cuma untuk satu keputusan yang ujungnya kita udah tahu jawabannya dari awal.

Yang lebih ngeselin, banyak yang masih berdalih "ini budaya inklusif". Inklusif bukan berarti semua orang harus ngasih suara untuk hal yang ga berdampak sama sekali dengan jobdesc mereka. Tim engineering ga perlu ikut rapat memutuskan vendor snack kantor, tim design ga perlu ikut rapat memutuskan template laporan keuangan bulanan.

Di SatuTim kita sekarang cuma tambah stakeholder yang benar-benar terdampak di setiap keputusan di setiap thread Discussion, semua yang lain cukup dapat update otomatis tanpa harus ikut rapat. Ga perlu musyawarah mufakat untuk hal yang ga berdampak ke pendapatan atau roadmap tim.

Masih mikir "semua orang bisa ngelakuin semua hal"

Kebiasaan warisan tim kecil lain yang paling bikin rugi: masih beranggapan bahwa fleksibilitas berarti semua orang bisa ngelakuin semua task yang ada. Waktu tim 5 orang, ya lo bisa minta backend bikin desain, PM bantuin ngelayanin client, semua fleksibel dan ga ada masalah.

Begitu tim 20 orang, kebiasaan ini malah bikin kerugian puluhan juta per bulan. Gw punya client agency yang bulan lalu kehilangan 2 deal senilai total 30 juta, karena account managernya diminta bantuin ngedit konten Instagram seminggu penuh. Dia ga sempat follow up lead, yang akhirnya lari ke kompetitor.

Banyak founder yang berdalih "ini budaya kerja fleksibel", tapi fleksibel bukan berarti orang harus ngelakuin kerjaan yang sama sekali ga ada hubungannya dengan jobdesc yang kamu tulis pas kamu hiring dia. Kamu hire senior backend dengan gaji 15 juta per bulan, terus kamu minta dia bikin desain postingan Instagram, ya itu buang uang banyak banget. Lebih baik kamu hire satu orang part time buat ngurus konten, daripada bayar senior engineer buat ngelakuin kerjaan yang bisa dilakukan orang dengan gaji 4 juta per bulan.

Kita sekarang ada rule jelas: setiap task yang masuk harus diassign ke role yang sesuai skillnya terlebih dahulu, sebelum dikasih ke orang. Ga ada lagi "siapa aja bisa" untuk task yang spesifik. Fleksibilitas cuma berlaku untuk keadaan darurat yang beneran ga ada orang lain yang bisa mengerjakan.

Lupa hapus "rule tidak tertulis" yang cuma berlaku untuk tim kecil

Ini kesalahan yang paling jarang disadari, tapi paling banyak bikin orang resign tanpa alasan yang jelas. Waktu tim masih 5 orang, semua orang tahu aturan tidak tertulis: masuk jam 10 pagi ga masalah, kalau ada urgent chat langsung dibalas, feedback desain bisa dikirim langsung ke WA desainer tanpa lewat PM.

Begitu tim tumbuh jadi 18 orang, ada orang baru yang join yang ga tahu aturan tidak tertulis itu. Tim lama marah karena orang baru ga balas chat WA dalam 10 menit, orang baru bingung karena ga ada yang bilang kalau ada rule itu.

Rule tidak tertulis ini juga sering jadi penyebab miskomunikasi yang ga ada ujungnya. Misal kamu terbiasa follow up task via WA, tapi lead tim lain follow up via email, yang lain lagi via comment di task. Orang baru jadi bingung, mana yang harus direspon duluan. Kita dulu sampai ada kasus task client telat 3 hari, karena PM ngirim pesan via WA ke desainer, tapi desainer itu ga buka WA kerja selama libur akhir pekan. Ga ada yang salah, cuma ga ada rule jelas tentang channel komunikasi yang harus dipakai untuk apa.

Yang lucu, banyak founder yang langsung beli template SOP 100 halaman dari internet buat ngatasin ini, padahal yang dibutuhkan cuma 5-6 poin rule dasar yang semua orang harus tahu. Kita taruh semua rule dasar itu di halaman ruang lingkup tim di SatuTim, jadi setiap orang baru join langsung baca duluan sebelum mulai kerja.

Gak pernah audit akses tool internal secara rutin

Ini kesalahan paling sepele tapi paling berbahaya. Gw pernah lupa hapus akses Github, Stripe, dan Google Drive dari karyawan yang keluar 3 bulan. Untungnya orangnya baik, ga bawa data apapun. Tapi ada temen founder lain, akses akun iklan Facebook nya masih dipegang mantan karyawan, yang malah ngeluarin iklan senilai 25 juta tanpa izin.

Banyak orang nganggap ini cuma masalah keamanan, tapi ada juga biaya tersembunyi yang ga banyak orang sadar. Tiap ada orang yang akses tool yang ga dia butuhkan, resiko human error makin tinggi. Kita pernah ada kasus intern yang ga sengaja menghapus semua folder laporan keuangan tahun lalu, karena dia punya akses penuh ke Google Drive padahal dia cuma butuh akses ke folder konten. Tim finance butuh 3 hari penuh buat memulihkan semua data itu.

Rule kita sekarang sangat sederhana: setiap ada orang keluar, kita audit semua akses dalam 1 jam setelah dia keluar. Setiap akhir bulan, kita cek lagi list akses semua tool, hapus yang ga perlu. Prosesnya cuma butuh 15 menit tiap bulan, tapi ngindarin kerugian sampai puluhan juta.

Yang paling parah: lo bahkan ga sadar kamu lagi bawa kebiasaan tim kecil

Banyak founder yang pas scaling, langsung cari "framework manajemen tim" dari buku luar negeri, bayar konsultan mahal, padahal masalahnya cuma kamu masih pakai kebiasaan waktu tim masih 4 orang. Misal kamu masih ngirim chat pribadi ke semua orang buat ngasih tau deadline, padahal tim udah 20 orang, ada yang ketinggalan chat. Atau kamu masih ngatur semua task satu per satu, jadi lead tim ga berani ambil keputusan sendiri.

Gw pernah ketemu founder yang udah tim 30 orang, tapi masih ngedit semua caption postingan Instagram sendiri tiap hari. Dia ngeluh timnya lambat, ga bisa bekerja tanpa persetujuan dia. Ya jelas aja lambat, karena semua keputusan kecil harus nunggu dia dulu.

Tanda paling jelas kamu masih stuck di kebiasaan tim kecil: kamu menghabiskan lebih dari 5 jam seminggu ngelakuin task yang seharusnya bisa didelegasikan ke anggota tim lain. Kamu bukan lagi operator, kamu sudah jadi manajer, dan tugas utamamu bukan ngelakuin semua task sendiri.

Coba cek hari ini, ada ga rapat minggu kamu yang undang semua orang cuma buat memutuskan hal kecil? Kalau iya, itu tanda kamu masih bawa kebiasaan tim kecil ke tim yang udah tumbuh. Kalau tim kamu lagi di tahap transisi 5 ke 20 orang, coba pindahkan update task dan keputusan kecil ke fitur Discussion di SatuTim, kamu bakal lihat berapa banyak waktu rapat yang bisa kamu potong tiap minggu. Ada ga kesalahan lain yang kamu pernah lakuin waktu scaling tim di tahap ini?