Kemarin bantu client agency 12 orang audit folder operasional mereka. Ada 47 file SOP yang terakhir diedit tahun 2022. Semua isinya masih tulisan "proses onboarding klien pakai Whatsapp grup" — padahal tim udah pake sistem onboarding khusus dari awal tahun 2023.

Beneran loh. Mereka ngabisin total 12 jam kerja sebulan lalu buat ngerancang semua SOP itu, pas lagi musim kacau karena 3 orang tim resign berturut-turut. Upload ke Drive, kasih akses semua orang, dan gak pernah dibuka lagi sampe kemarin.

Kalo lo punya folder SOP yang isinya kebanyakan file dengan last edit lebih dari 6 bulan lalu, lo gak sendirian. Hampir semua founder, PM, dan agency owner pernah jatuh ke lubang yang sama. Dan hampir semuanya karena 3 kesalahan yang gak keliatan pas lo lagi nge-draft SOPnya.

Kesalahan pertama: bikin SOP tanpa ngajak tim lapangan bicara dulu

Ini kesalahan paling umum, dan paling banyak bikin kesel. Kebanyakan founder / kepala tim duduk sendirian di kamar, nge-draft SOP 10 halaman atas dasar apa yang dia anggap "proses ideal", lalu kirim ke grup "ini SOP baru, dipakai ya".

Yang terjadi? Tim lapangan tahu kalo proses itu gak jalan, karena mereka tahu ada 17 edge case yang gak tertulis sama sekali. Mulai dari kalo klien balas pesan jam 10 malam, kalo vendor telat kirim bahan, kalo tim desain lagi overload dan butuh prioritas tambahan, semua hal yang gak akan lo ketahui kalo lo cuma lihat proses dari balik meja.

Contoh konkret dari client gw yang tadi: SOP proses laporan harian yang ditulis founder minta tim input data tiap jam 5 sore. Padahal tim lapangan tahu, jam 5 sore itu mereka lagi follow up klien yang baru pulang kerja, jadi gak ada waktu sama sekali buat ngisi laporan. Ujungnya? Semua orang ngisi laporan besok pagi, yang isinya udah lupa setengahnya, dan SOP itu cuma jadi file yang gak ada buka.

Gw gak bilang lo gak boleh bikin kerangka SOP dari atas. Tapi 30 menit sebelum lo finalisasi, ajak 2 orang tim yang paling sering ngelakuin proses itu, tanya "apa yang gak jalan dari proses sekarang?". Kalau jawabannya lebih dari 3 hal, ya ubah SOPnya. Jangan paksa tim ngikutin proses yang lo buat cuma karena lo yang punya perusahaan.

Banyak yang berargumen "ah tapi tim harus punya otonomi, gak perlu diatur pake SOP ketat". Otonomi itu bagus, tapi otonomi tanpa panduan cuma bikin tiap orang ngelakuin proses dengan cara yang beda, yang ujungnya bingung klien, bingung tim lain, dan ada celah kesalahan yang gak terduga.

Kesalahan kedua: gak ada trigger update SOP yang jelas

Kebanyakan orang bikin SOP cuma pas ada masalah. Klien marah karena salah kirim desain? Bikin SOP approval. Tim salah hitung gaji? Bikin SOP perhitungan gaji. Project telat 2 minggu? Bikin SOP timeline project.

Mereka bikin SOP buat "perbaiki masalah ini", lalu anggap selesai. Gak ada yang pernah ngingetin kalo SOP itu bukan dokumen sekali buat selamanya. SOP itu hidup, berubah sesuai dengan ukuran tim, sesuai dengan alat yang lo pakai, sesuai dengan peraturan baru yang muncul.

Contoh lain dari tim startup yang gw kerja dulu: SOP proses approval konten ditulis tahun 2021, yang mana cuma perlu approval dari 1 orang. Tahun 2022 ada tim legal baru, tahun 2023 ada tim compliance baru, tapi SOPnya gak pernah diupdate. Ujungnya? Ada konten yang udah diupload ke Instagram, baru ketahuan gak lolos review legal, harus dihapus, dan tim konten keseluruhan kerja malam buat bikin ulang. Yang bikin ngeselin: ini terjadi 3 kali berturut-turut sebelum ada yang inget cek file SOP lama.

Lo gak perlu bikin rapat review SOP tiap minggu, itu buang waktu. Cuma bikin trigger yang jelas kapan SOP harus diupdate:

  • Tiap kali ada proses yang berubah lebih dari 2 kali
  • Tiap kali ada masalah yang berulang di proses yang sama
  • Tiap kali ada anggota tim baru yang gabung dan nanya "kok prosesnya begini sih?"

Itu tanda lo perlu buka file SOP dan update. Di SatuTim kita sendiri, kita taruh link SOP di tiap task template, jadi tiap ada yang pakai template itu, kalo mereka lihat ada yang gak sesuai, bisa langsung kasih komentar di dalam task, gak perlu cari file Drive yang tersembunyi. Gak ribet, dan perubahan proses langsung tercatat tanpa harus ada yang ngingetin secara manual.

Kalo lo masih nganggep SOP sebagai dokumen yang "selesai" setelah lo upload, ya ujungnya cuma nganggur di folder Drive selamanya.

Kesalahan ketiga: kasih akses edit ke semua orang

Ini yang paling banyak orang gak sadar akibatnya. Lo upload SOP ke Drive, kasih izin "siapa saja yang punya link bisa edit" biar tim bisa berkontribusi. Alasannya bagus, pengen tim terlibat ngembangin proses.

Yang terjadi? 6 bulan kemudian lo buka file itu, isinya udah diacak-acak. Ada yang nambah kolom yang gak perlu, ada yang hapus bagian yang penting, ada yang nyisipin catatan pribadi di tengah halaman, dan gak ada yang tahu siapa yang ngubah kapan.

Kemarin ada agency owner yang ngeluh ke gw, timnya lagi ngelakuin audit pajak, ternyata SOP proses pencatatan pengeluaran udah diubah sama bagian admin 3 bulan yang lalu tanpa ngasih tahu siapa-siapa. Ada banyak pengeluaran yang gak tercatat sesuai aturan, mereka harus ngabisin 8 jam kerja buat perbaiki semuanya.

Aturan yang kita pakai di semua tim yang pernah gw kelola: cuma 1 atau 2 orang yang jadi owner tiap SOP, yang punya hak edit. Semua orang lain cuma bisa kasih komentar, usulan perubahan, yang nanti owner yang review dan masukin ke SOP kalo memang sesuai.

Banyak yang protes "tapi kalo cuma satu orang yang bisa edit, prosesnya lambat". Gak juga, kalo owner SOP diingetin untuk cek usulan komentar tiap minggu, itu cuma butuh 10 menit per minggu, jauh lebih cepat daripada harus perbaiki kerusakan karena SOPnya acak-acakan.

Yang orang jarang bilang: SOP yang bagus itu cuma 1 halaman per proses

Ada satu hal lagi yang bikin SOP selalu nganggur: kebanyakan orang bikin SOP terlalu panjang. Kalau lo bikin SOP proses onboarding klien sampe 15 halaman, gak ada satupun orang yang akan baca semuanya. Tim bakal cuma baca 2 baris pertama, terus ngelakuin proses sesuai yang mereka inget.

Gw pernah lihat SOP pengiriman barang di UKM toko online yang isinya 8 halaman, padahal langkah yang harus dikerjakan cuma: cek stok barang, cetak resi, packing, input nomor resi ke sistem. Itu doang, gak perlu tambah penjelasan 1000 kata tentang "pentingnya kepuasan pelanggan" dan hal lain yang gak ada hubungannya dengan langkah yang harus dikerjakan hari ini.

SOP yang bagus itu jawab cuma 3 hal: apa yang harus dikerjakan, siapa yang kerjakan, kapan deadline nya. Sisanya gak perlu ditulis. Semakin pendek SOP lo, semakin besar kemungkinan orang akan benar-benar pakai.

Coba hari ini lo buka folder SOP di Drive tim. Hitung berapa banyak file yang terakhir diedit lebih dari 6 bulan yang lalu. Kalau lebih dari setengahnya, itu artinya waktu yang lo habis buat bikin SOP itu kemarin cuma buang tenaga sia-sia.

Ada yang punya pengalaman lain dengan SOP yang nganggur di folder Drive? Atau ada trik khusus biar tim beneran pakai SOP yang udah dibuat? Share di kolom komentar ya.