Kemarin lagi ngobrol sama senior PM di salah satu startup unicorn lokal, dia baru pulang dari cuti 1 minggu karena burnout sendiri. Dia ngeluh, udah 3 kali coba ngecek kondisi timnya tiap akhir minggu, tapi jawabannya selalu sama: gapapa kok, lancar. Sampe akhirnya ada 2 orang tim mengundurkan diri tanpa peringatan 2 minggu kemudian.

Yang bikin dia nyesel: ternyata kedua orang itu udah ngasih sinyal jelas selama sebulan. Jawab chat lambat, outputnya turun 30%, sering absen meeting tanpa alasan jelas. Tapi setiap dia tanya "lo capek ya?" selalu dijawab tidak, dan dia kira itu cuma mood buruk sementara.

Kenapa tanya "lo capek ya?" itu salah besar

Bukan karena kata-katanya jelek, atau niat lo buruk. Semua orang tau lo cuma pengen peduli. Tapi pertanyaan itu secara tidak langsung memaksa tim untuk memilih antara dua opsi yang sama-sama buruk: ngaku capek dan dianggap tidak mampu kerja, atau berbohong dan tetep nanggung beban yang udah tidak wajar.

Yang ada di kepala tim ketika lo tanya itu, hampir selalu tiga hal:

  1. Kalo aku jawab iya capek, lo bakal catat di review tahunan kalo aku ga bisa ngelola beban kerja
  2. Kalo aku jawab iya capek, lo malah bakal tambah task baru dengan alasan "oh berarti kamu masih ada sisa kapasitas dong"
  3. Aku harus buat alibi yang masuk akal buat menjelaskan kenapa capek, padahal alasannya cuma ada 3 deadline bareng minggu ini + client ngerevisi brief 5 kali tanpa alasan jelas.

Gua udah coba kedua sisi: jadi tim yang ditanya, jadi PM yang nanya duluan. Dulu gw sering banget tanya itu, sampe suatu hari ada anggota tim ngirim DM pribadi setelah meeting grup: "Jangan tanya gue capek di grup ya, nanti yang lain pada mikir gue lemah". Itu nyangkut banget. Sadar juga, selama ini pertanyaan itu cuma buat lo merasa sudah peduli, bukan beneran membantu tim.

Yang paling parah, kalo tim udah terbiasa jawab "gapapa" berkali-kali, mereka akan mulai menutup diri sepenuhnya. Lo ga akan dapet sinyal apapun sampai mereka akhirnya ngundurkan diri, atau error kerja sampe bikin project molor berbulan-bulan.

Apa yang sebenarnya tim butuhkan dengar dari lo

Tidak perlu kalimat yang rumit. Semua kalimat yang berhasil gua coba selama 4 tahun ngelola tim punya satu ciri sama: tidak memaksa tim untuk ngaku lemah, dan langsung menawarkan solusi sebelum tim harus meminta tolong.

Berikut ini yang selalu jalan, untuk setiap situasi yang biasa lo temuin:

Kalo lo liat ada yang performanya turun drastis

Jangan tanya "lo capek ya?". Ucapin ini:

"Gua liat minggu ini output kamu berbeda dari biasanya. Kalo ada beban yang bisa kita pindah ke orang lain, bilang aja ga usah sungkan."

Kenapa ini kerja banget? Pertama, lo ngasih observasi spesifik, bukan cuma asumsi. Tim ga perlu berdebat "ah engga kok output gua masih normal" atau nanya "lo kenapa bilang gue capek?". Kedua, lo langsung kasih solusi, bukan cuma basa-basi peduli.

Gua pernah coba ini ke tim designer yang 2 minggu berturut-turut kirim output 2 hari lebih lambat dari deadline. Awalnya dia jawab gapapa, tapi setelah gua balas "seriusan, kita bisa pindahin task landing page yang deadline bulan depan ke intern, kamu ga perlu nanggung itu", dia langsung ngomong kalo ibunya lagi rawat inap dan dia bagi waktu antara ngurus di rumah sakit dan kerja. Kita langsung potong 3 task dari papan kerjanya minggu itu, dia balik performa normal 5 hari kemudian.

Kalo di 1on1 dia keliatan pendiem dan ga ada keluhan apapun

Jangan tanya "ada yang mau diomongin?". Tanya ini:

"Saat ini ada task apa yang terasa tidak masuk akal untuk dikerjain minggu ini?"

Pertanyaan "apa yang bikin kamu kesulitan?" masih terasa seperti bagian dari performance review. Tapi pertanyaan "apa yang tidak masuk akal" ngasih izin ke tim buat ngeluh tanpa takut dianggep tidak mampu. Semua orang tau kadang ada task yang emang ga masuk akal: deadline cuma 2 hari buat fitur yang butuh riset 2 minggu, atau client minta revisi tanpa alasan yang jelas.

Gua pernah tanya ini ke backend dev kita awal tahun, dia langsung ngeluarin daftar 7 task yang di assign ke dia dari 3 tim berbeda, ga ada yang koordinasi sama sekali. Kita langsung hapus 4 task yang tidak urgent, dia bisa selesain semua prioritas tepat waktu tanpa lembur sama sekali.

Kalo baru selesai ngumumin project baru dan tim diam semua

Jangan tanya "ada pertanyaan?". Ucapin ini sebelum meeting berakhir:

"Sebelum kita lanjut, ada yang pengen ngomongin beban kerja yang masih belum selesai dari project sebelumnya, silahkan bicara sekarang juga."

Banyak PM salah disini: setelah ngumumin project baru, langsung nanya "ada pertanyaan?" yang jawabannya pasti ga ada. Ga ada orang yang mau ngomong di depan umum kalo dia kelebihan beban, karena takut dianggep tidak mendukung tim.

Kalimat ini ngasih izin eksplisit ke semua orang untuk ngomong tanpa dihakimi. Kemarin kita coba ini di meeting pengumuman project baru agency, ada senior dev langsung ngomong kalo dia masih punya 2 project client yang deadline minggu depan, gabisa bantu project baru. Kita langsung atur ulang pembagian task, ga ada yang sampe kelemburan 2 minggu setelahnya.

Hal yang jangan pernah lo ucapin, meskipun niatnya pengen menghibur

Ada beberapa kalimat yang sangat sering keluar dari mulut PM, tapi dampaknya lebih buruk daripada tidak ngomong sama sekali:
  • Jangan ucapin "semangat ya!" ketika tim lagi kehabisan tenaga. Itu kayak ngomong ke orang yang kebanjiran "ayo berenang lebih cepat dong". Sama sekali ga membantu, malah bikin tim merasa lo ga ngerti beban mereka.
  • Jangan ucapin "ini cuma 2 minggu doang kok, nanti libur bisa istirahat". Banyak yang lupa, 2 minggu kerja lembur setiap hari itu 14 hari berturut-turut tidur kurang dari 5 jam, bukan cuma angka di kalender.
  • Jangan ucapin "gue juga dulu pernah ngerjain ini, cuma butuh 2 hari". Itu artinya lo membandingkan kapasitas kerja lo dengan kapasitas dia, setiap orang punya batas yang berbeda.
  • Yang paling ngeselin: "kalo capek istirahat dong". Lo pikir mereka ga mau istirahat? Mereka ga istirahat karena ada deadline yang lo kasih sendiri.

Yang bikin semua ini kerja bukan kata-katanya, tapi action lo selanjutnya

Ini kontroversial tapi bener: lo bisa ngucapin kalimat paling bagus sedunia, tapi kalo setelah tim ngomong ada beban yang harus dikurangi lo malah jawab "yah tapi ini harus selesai minggu ini ya", semua itu percuma. Tim ga akan pernah buka lagi sama lo selamanya.

Gua pernah kerja di startup lama, PM nya selalu ngomong "kalo ada beban berlebih bilang aja", tapi setiap ada yang ngomong, jawabannya selalu "iya tapi ini prioritas tertinggi, ya harus dikerjain". Akhirnya semua orang cuma diam, pura-pura semua lancar, sampe 3 orang keluar dalam 1 bulan.

Sekarang di SatuTim, kita ada rule tidak tertulis: kalo ada anggota tim ngomong ada beban berlebih di 1on1, kita harus ambil setidaknya satu task dari papan kerjanya sebelum meeting selesai. Tanpa terkecuali. Kadang kita pindah task ke orang lain, kadang kita turunkan prioritas, kadang kita langsung hubungi client buat negosiasi deadline. Tidak ada alasan.

Karena kalo lo cuma ngomong doang, tim tau itu cuma basa-basi. Mereka udah bertahun-tahun bertahan di dunia kerja dengan membaca tanda-tanda itu.

Ada yang selalu bilang ke gua: ah kan tim dewasa, harusnya bisa ngomong sendiri kalo kelebihan beban. Salah besar. Semua orang di dunia kerja belajar bahwa ngomong kamu kelebihan beban sama dengan ngomong kamu tidak mampu kerja. Itu sudah menjadi mindset dari sejak kuliah, dari kerja di tempat sebelumnya.

Tugas lo sebagai PM, founder, kepala agency, adalah menghancurkan mindset itu satu per satu. Bukan nunggu tim ngomong sendiri. Lo harus kasih izin eksplisit setiap waktu, bahwa ngomong kelebihan beban bukan tanda kelemahan, itu tanda kamu peduli dengan kualitas kerja dan hasil tim secara keseluruhan.

Coba minggu ini, ganti satu kalimat yang biasa lo ucapin ke tim yang keliatan lelah. Jangan tanya "lo capek ya?", coba ucapin salah satu kalimat yang kita bahas diatas. Lihat berapa hal yang tim mau ceritain ke lo yang sebelumnya ga pernah mereka omongin. Kalau lo punya kalimat andalan lain yang selalu berhasil bikin tim terbuka soal beban kerja, share di komentar ya.