Kemarin ngobrol sama owner agency sosial media 8 orang. Dia pamer timnya gak pernah lembur lebih dari 1 jam seminggu, gak ada deadline mepet yang bikin begadang. Tiga hari kemudian dia chat lagi, 3 orang timnya resign berurutan dalam 2 bulan, semuanya alasan burnout. Dia bingung banget: "kerja santai, gaji di atas rata-rata, benefit libur gak dibatasi, kenapa?"
Ini kasus yang gw lihat berulang, di lebih dari 20 startup dan agency yang pernah kerja sama sama kita. Semua founder/PM udah tau kalo lembur berlebihan bikin burnout, jadi mereka udah bikin aturan gak ada yang boleh kerja setelah jam 7 malam, cuti tahunan harus diambil, dll. Tapi turnover masih tinggi, tim masih ngeluh capek, tanpa alasan yang jelas.
Yang gak banyak orang sadari: burnout tim gak pernah dihitung dari berapa jam mereka duduk di depan laptop. Burnout dihitung dari berapa banyak beban kognitif yang bikin otak mereka gak pernah bisa "matiin mode kerja" meskipun udah tutup laptop dan sampe rumah. Dan beban itu hampir selalu berasal dari batas ekspektasi yang kamu pasang tanpa kamu sadari sama sekali.
Tanda pertama: "respon cepat" yang jadi aturan tidak tertulis
Lo kirim chat tim jam 9 malam, bicarain detail kecil tentang besok meeting klien. Besok pagi lo nanya, "kok kemarin gak balas chat gw?" sambil bercanda. Lo gak maksud apa-apa, cuma bercanda. Tapi tim lo denger itu sebagai ekspektasi: kalo ada pesan masuk kapan aja, harus dibalas secepatnya.
Tanpa kamu sadar, tim mulai nyalakan notifikasi grup kerja di hp pribadi. Mereka cek chat tim sebelum tidur, pas lagi makan siang, pas lagi liburan keluar kota. Gak ada yang nyuruh mereka, gak ada deadline yang mepet, tapi mereka takut ketinggalan pesan, takut ditanyain kenapa gak respon cepat.
Gw pernah punya tim senior desain yang selalu balas pesan dalam 10 menit, bahkan pas dia lagi liburan ke luar pulau. Dia resign bulan lalu, dan di exit interview dia bilang: capek karena dia gak pernah ada waktu untuk "berhenti berpikir tentang kerja". Padahal selama liburan itu gak ada satupun task yang harus dia selesaikan, cuma dia harus selalu siap baca chat kalo ada yang butuh.
Di SatuTim kita sekarang punya aturan wajib: setiap orang yang kirim pesan di luar jam kerja, harus tambah kalimat "gak usah balas sekarang, besok pagi aja gapapa". Kita coba terapkan ini 6 bulan lalu, jumlah notifikasi masuk tim di luar jam kerja turun 80% dalam sebulan.
Tanda kedua: task gantung yang gak ada batas jelas
Lo kirim chat ke tim: "coba lihat dulu laporan performa bulan kemarin ya". Gak ada deadline, gak ada keterangan prioritas, cuma itu aja. Kamu sebenernya pengen dia kerjakan kalo ada waktu luang, nanti kalo udah deket meeting bulan depan baru butuh.
Tapi tim lo gak tau itu. Dia ngelihat itu sebagai task baru yang harus segera diselesaikan, karena kalo nanti kamu tanyain progresnya dan dia belum kerjakan, dia dianggap lambat.
Jadi dia mulai mikirin laporan itu pas lagi makan malam. Dia buka laporan itu sejenak pas lagi nonton film keluarga, cuma buat "cuma lihat-lihat dulu biar nanti gak kaget". Yang bikin capek bukan ngolah laporannya, tapi perasaan bahwa selalu ada task yang belum selesai, yang kapan aja bisa ditanyain progresnya tanpa peringatan.
Kemarin ada klien agency kita yang ngasih brief "coba brainstorm ide konten buat bulan depan ya" tanpa tanggal kembali. Tim accountnya ngabisin 3 malam mikirin ide itu, padahal klien sendiri baru mau lihat brainstormnya 2 minggu kemudian. Gak ada yang nyuruh dia kerjakan cepet, cuma dia gak tau kapan klien bakal nanya.
Setiap task yang kamu kasih ke tim, harus ada dua hal: tanggal kapan hasilnya dibutuhkan, dan seberapa penting task itu dibanding task lain yang lagi mereka kerjakan. Jangan pernah kirim task cuma "coba lihat ini ya" tanpa konteks apapun. Bahkan kalo itu task yang opsional sekalipun, kasih tau bahwa ini bisa dikerjakan minggu depan kalo lagi gak ada kerjaan lain.
Tanda ketiga: apresiasi cuma untuk yang jalan extra mile
Lo selalu ngasih shoutout di grup tim buat yang rela tinggal lembur selesaiin task, yang bisa balas pesan jam 10 malam, yang nyempil kerja pas lagi cuti sakit. Lo gak salah, itu emang usaha extra yang patut dihargai.
Tapi tanpa kamu sadari, tim mulai ngitung: kerja sesuai jam standar, selesai tepat waktu, hasil bagus — itu cuma "kerja biasa". Buat dapet apresiasi, mereka harus bawa kerja pulang, harus respon pesan cepat di luar jam kerja, harus keliatan "sibuk" terus.
Ada kasus startup yang founder nya selalu komen "kerja bagus!" di postingan tim yang nge-post lagi kerja di kantor jam 8 malam. Enam bulan kemudian, semua tim mulai dateng 30 menit lebih awal dan pulang 1 jam lebih lambat, padahal beban kerjanya sama persis. Mereka cuma pengen keliatan cukup berdedikasi.
Yang lebih ngeselin: tim yang paling pandai ngatur waktu, yang bisa selesaiin semua task tepat waktu sesuai jam kerja, gak pernah bawa kerja pulang, malah dianggap "kurang ambisius". Padahal itu orang yang paling efisien, yang paling gak bikin tim ada drama deadline mepet.
Kita di SatuTim mulai ganti aturan apresiasi kita setahun lalu. Sekarang yang kita kasih shoutout adalah tim yang bisa selesaikan semua task mingguan tepat waktu, gak ada task yang terbawa ke minggu depan, gak perlu minta extension deadline, gak bawa kerja pulang ke rumah. Hasilnya, tim gak lagi berlomba-lomba untuk lembur cuma buat dapet perhatian.
Yang lo bisa lakukan mulai hari ini, gak perlu ubah seluruh alur kerja
Lo gak perlu bikin aturan ketat yang ngelarang orang buka hp kerja di luar jam, gak perlu pasang firewall yang blokir akses aplikasi kerja setelah jam 7 malam. Cuma ada 3 hal kecil yang bisa kamu coba terapkan minggu ini:
Pertama, setiap kali kamu kirim pesan atau task di luar jam kerja, selalu tambah kalimat bahwa pesan itu gak perlu dibalas sekarang. Jangan cuma kirim task tanpa konteks kapan kamu butuh jawabannya.
Kedua, audit semua task gantung yang ada di tim kamu sekarang. Berapa banyak task yang cuma ada chat "coba lihat ini ya" tanpa deadline dan prioritas. Setiap task yang gak ada deadline, kasih tau tim kapan kamu butuh hasilnya, atau kalo itu cuma opsional dan bisa dikerjakan kalo ada waktu luang.
Ketiga, minggu ini coba cari satu orang tim yang kerja nya selalu selesai tepat waktu sesuai jam kerja, gak pernah bawa kerja pulang, dan kasih apresiasi secara terbuka di grup tim. Lihat responnya.
Kemarin kita coba audit chat grup tim kita selama seminggu. Ada 12 pesan yang dikirim di luar jam kerja, cuma 2 yang udah ada keterangan gak usah balas sekarang. Setelah kita terapkan aturan tambah keterangan itu, jumlah keluhan tentang "selalu kepikiran kerja pas di rumah" turun drastis.
Coba cek chat grup tim kamu hari ini, berapa banyak pesan yang dikirim di luar jam kerja minggu ini. Kalau lebih dari 5, itu tanda kamu udah tanpa sadar nge-set ekspektasi yang bikin tim selalu waspada 24/7. Ada yang pernah ngalamin hal serupa di tim lo?