Kemarin gw denger cerita founder F&B UKM yang baru scaling dari 12 ke 34 karyawan. Dia adakan meeting review operasional tiap Senin pagi, durasi 2 jam rutin. Minggu ini dia ngeluh ke gw, "tiap Senin tim malah pada mager kerja seharian, karena otaknya kehabisan energi di meeting".

Beneran loh, dia hitung total waktu yang kebuang tiap minggu: 34 orang x 2 jam = 68 jam per minggu. Itu setara dengan 1,7 FTE penuh cuma buat denger orang laporan hal yang bisa dikirim lewat chat 5 menit.

Yang salah dengan review operasional mingguan kebanyakan

Kebanyakan tim yang baru mulai scaling bikin meeting review ini karena panen task gantung tiap minggu sebelumnya. Mereka pikir, dengan ngumpulin semua kepala departemen tiap minggu, semua masalah bisa ketemu dan diselesaikan cepat.

Ujungnya mereka isi agenda dengan semua hal yang sempat muncul: laporan penjualan minggu ini, update inventaris, feedback pelanggan random, rencana event akhir bulan, sampai bahas kenapa meja pantry kurang bersih. Gw pernah lihat agenda meeting review yang ada 19 butir, dan yang paling relevan dengan perbaikan sistem cuma 1 butir di nomor 17.

Yang ngeselin, semua yang dibahas selain dua hal yang gw mau bahas nanti, gak pernah ada tindak lanjut jelas. Ada yang diomongin, diingetin seminggu, lalu besoknya lupa lagi. Ujungnya meeting cuma ajang show up, tunjukkin kamu udah kerja minggu itu, tanpa ada perubahan apapun di operasional.

Banyak yang mikir, review operasional itu buat "cek semua hal berjalan sesuai rencana". Salah besar. Kalau kamu harus cek semua hal berjalan sesuai rencana tiap minggu, berarti rencananya udah jelek dari awal.

Kalau SOP kamu beneran jalan, kamu gak perlu cek total penjualan tiap meeting mingguan, kamu bisa lihat dari dashboard 5 detik sebelum meeting mulai. Kalau stok habis, tim gudang udah ngasih tau sebelumnya, gak perlu dibahas di meeting 2 jam. Semua hal yang statusnya "kalau tidak ada masalah berarti semua baik" gak perlu masuk agenda review mingguan. Cuma hal yang menandakan ada kerusakan fundamental di sistem kamu yang layak dibahas.

Cuma dua hal yang layak masuk agenda review operasional mingguan

Semua hal lain yang kamu masukin ke agenda, itu cuma buang waktu. Jangan percaya sama yang bilang review operasional harus komprehensif, harus bahas semua aspek bisnis. Itu cuma bikin meeting semakin panjang dan tidak ada output.

Jumlah komplain yang disebabkan kesalahan SOP

Bukan semua komplain loh. Komplain yang karena driver telat hujan, itu bukan masalah SOP, itu masalah cuaca yang udah kamu antisipasi dengan SOP tambahan hujan. Komplain yang karena tim salah input alamat pengiriman padahal ada SOP cek alamat dua kali sebelum kirim, itu yang kamu bahas.

Gw pernah kerja sama client jasa kirim paket, mereka catat tiap minggu berapa komplain yang masuk kategori "kesalahan SOP". Bulan pertama review, angkanya 12 komplain per minggu. Mereka pikir "ah wajar, tim baru belajar". Sampai mereka bahas di meeting review, ternyata SOP cek alamatnya ada 4 langkah yang harus diisi manual, dan tim sering skip karena ngebut pesanan.

Mereka potong langkahnya cuma jadi 1 langkah auto cek dari sistem, minggu berikutnya jumlah komplain turun jadi 2 per minggu. Itu perubahan yang ga akan pernah dapet kalau mereka cuma bahas total komplain secara umum tanpa memisahkan mana yang disebabkan sistem dan mana yang faktor eksternal.

Jangan buang waktu bahas komplain satu per satu. Kamu cuma perlu lihat total angka minggu ini dibanding minggu lalu. Naik? Cari pola kesalahan SOP mana yang bermasalah. Turun? Bagus, gak perlu bahas panjang lebar. Jangan sampai kamu ngobrolin 15 menit tentang komplain satu pelanggan yang pesan salah barang, padahal itu cuma human error satu orang yang udah dikasih peringatan. Gak ada gunanya buat tim lain yang dateng ke meeting buat dapet informasi tentang perbaikan sistem.

Langkah SOP yang bikin tim lambat nyelesain task

Ini yang hampir gak ada tim pernah bahas di meeting review. Semua orang biasanya bahas "target tercapai gak?", "ada kendala gak?", tapi gak pernah tanya "langkah mana di SOP yang bikin kamu paling lama nyelesain kerjaan?".

Contoh kasus dari tim agency kita dulu: Kita punya SOP review desain yang harus lewat 3 orang approval sebelum dikirim ke client. Tiap minggu tim desain ngeluh deadline ketat, tapi kita pikir itu karena beban kerja terlalu banyak. Kita nambah tim desain 2 orang, tapi deadline masih tetap molor.

Sampai di satu meeting review kita coba tanya satu per satu: langkah mana yang paling bikin lambat? Ternyata approval akun manajemen biasanya cuma butuh 2 detik, tapi harus nunggu dia buka sistem kadang sampai 3 jam. Kita ubah SOPnya jadi approval akun cuma dibutuhkan kalau nilai project di atas 50 juta, yang dibawah itu desain bisa langsung kirim ke client. Waktu tunggu approval turun 82% di minggu berikutnya, dan kita bahkan gak perlu nambah tim desain sama sekali.

Yang penting dari poin ini: kamu gak perlu bikin daftar semua keluhan tim tiap minggu. Cuma tanya satu pertanyaan: "SOP mana yang kamu skip minggu ini karena terlalu ribet?" Kalau ada lebih dari 2 orang jawab SOP yang sama, itu artinya SOP itu harus diubah, bukan timnya yang harus diingetin atau dihukum.

Banyak founder yang punya reaksi default ketika ada tim skip SOP: "kamu harus ikutin aturan yang udah kita buat". Padahal kalau 3 orang skip aturan yang sama, masalahnya bukan orangnya, masalahnya aturannya.

Yang gak perlu kamu bahas sama sekali di review mingguan

Ada tiga kategori hal yang hampir selalu masuk agenda review, tapi 100% ga ada manfaatnya dan cuma nambah durasi meeting:

Pertama, laporan pencapaian mingguan. Kalau semua orang bawa laporan pencapaian masing-masing 2 menit, buat 10 orang itu udah 20 menit. Semua data ini bisa kamu taruh di dashboard SatuTim, semua orang bisa lihat kapanpun tanpa harus dengerin orang baca angka satu per satu. Orang yang butuh tahu angka penjualan, udah bisa lihat dari dashboard 1 jam sebelum meeting mulai. Orang yang gak butuh tahu, cuma dengerin sambil main hp.

Kedua, rencana kerja minggu depan. Ini harusnya udah diatur di masing-masing tim, gak perlu dibahas di meeting seluruh departemen. Kecuali ada dependensi antar tim yang berubah dari minggu sebelumnya. Misal tim marketing butuh asset design lebih cepat dari yang dijadwalkan, itu yang perlu dibahas. Tapi rencana harian masing-masing tim, ga perlu dibahas di forum umum.

Ketiga, komplain individu dan kasus satu kali. Seperti yang gw bilang tadi, komplain satu pelanggan, kesalahan satu orang, gak perlu dibahas di meeting umum. Kamu bisa bahas itu secara privat 5 menit setelah meeting selesai, gak perlu buang waktu 10 orang lain untuk dengerin masalah yang ga ada hubungannya dengan mereka.

Gw pernah hitung, kalau kamu hapus semua hal ini dari agenda meeting review, durasi meeting kamu bisa turun dari 2 jam jadi 15 sampai 25 menit doang. Beneran loh, kita coba terapkan di tim operasional SatuTim bulan lalu. Awalnya kita ragu "apa nanti ada hal yang ketinggalan?". Ternyata tidak, justru tim pada senang karena Senin pagi mereka gak perlu ngeluarin energi buat dengerin laporan yang gak ada hubungannya dengan kerjaan mereka.

Ada satu catetan penting loh. Jangan bikin kesalahan setelah kamu tahu dua hal ini, terus kamu bikin KPI "jumlah komplain SOP harus turun 50% tiap bulan" dan ngepush tim buat capai itu. Itu bakal bikin tim malah nyembunyiin komplain, dan gak mau ngasih feedback tentang SOP yang jelek.

Yang kamu butuh bukan target angka paksa, yang kamu butuh adalah transparansi. Kalau minggu ini angkanya naik, itu bukan kesalahan tim, itu tanda sistem kamu butuh perbaikan. Jangan sampai kamu menghukum tim karena laporan ada kesalahan, nanti mereka akan berhenti ngasih laporan yang jujur.

Coba minggu ini, potong semua agenda meeting review operasional kamu kecuali dua hal tadi. Catat berapa durasi meeting kamu berkurang, dan lihat apakah ada perubahan di jumlah task yang kelar tiap minggu. Kalau kamu udah coba terapkan aturan ini sebelumnya, apa yang menurut kamu paling sulit untuk dihindari pas meeting review berlangsung?