Kemarin ketemu founder startup edtech yang udah ngelarin budget 15 juta per bulan buat tool komunikasi, rutin adakan rapat lintas divisi tiap minggu, dan masih ngeluh silo tim makin parah. Sales ngasih janji fitur ke client yang product gak pernah denger, design ngeluarin asset yang copywriting tim gak tau konteksnya, support kebanjiran ticket yang semua tim ngaku bukan tanggung jawab mereka.

Gw ngalamin persis hal yang sama beberapa tahun lalu, waktu tim kita masih punya 7 divisi. Kita udah coba semua tips yang beredar tentang kolaborasi: standup lintas divisi tiap pagi, channel Slack khusus kolaborasi, weekly sync 1 jam, bahkan sampe offsite bareng 2 hari di Puncak. Silo tetep ada. Malah makin parah, karena semua tim jadi sibuk ikut meeting sampe gak ada waktu ngerjain tugas utama mereka.

Semua tips perbaiki komunikasi gak akan nyelesain ini

Sampai suatu hari kita ada meeting review kuartal, dan sadar satu hal yang sangat kontroversial: semua tim di perusahaan kita mencapai target OKR masing-masing. Tapi target keseluruhan perusahaan meleset 40%.

Itu saat kita sadar, semua masalah silo yang kita hadapi bukan karena orangnya gak bisa komunikasi, bukan karena toolnya jelek, bukan karena gak ada meeting rutin. Semua masalah itu berasal dari satu hal yang gak pernah ada di daftar tips kolaborasi: setiap divisi punya OKR yang saling bertentangan.

Lo bayangin: kuartal itu tim sales punya OKR tambah 50 client enterprise dalam 3 bulan. Bonus mereka 100% tergantung dari jumlah client yang berhasil masuk. Sementara tim product punya OKR kurangi jumlah bug fitur existing sebesar 40% dan tidak rilis fitur baru sebelum kuartal selesai. Bonus mereka tergantung penuh dari stabilitas platform.

Apa yang bakal terjadi? Sales pasti bakal janjiin segala fitur yang gak ada buat nutup deal. Karena itu satu-satunya cara mereka capai OKR. Mereka gak peduli product gak ada rencana bikin, karena gak ada satu bagian pun dari KPI sales yang terikat dengan kepuasan client jangka panjang atau beban kerja tim lain.

Tim product juga gak mau berkompromi. Setiap ada permintaan dadakan dari sales, itu otomatis bikin timeline mereka meleset, bug berkurang gak sesuai target, dan bonus mereka jadi potong. Jadi pilihan paling logis buat tim product adalah menghindari komunikasi dengan sales sebisa mungkin. Gak mau bicarakan rencana fitur sebelum rilis, gak mau jawab chat sales tentang ketersediaan fitur, bahkan sampe bikin dokumen internal yang gak dibagikan ke tim lain.

Itu bukan silo karena komunikasi buruk. Itu silo karena insentif setiap tim saling bertentangan.

Ini yang bikin semua tips kolaborasi sia-sia

Semua orang di tim tau mereka harus kolaborasi. Semua orang baca artikel tentang pentingnya komunikasi lintas divisi, semua orang udah ikut training kolaborasi dari konsultan yang bayaran jutaan per hari. Tapi setiap kali mereka kolaborasi, itu bikin target mereka sendiri susah tercapai.

Jadi pilihan paling masuk akal buat setiap kepala divisi adalah bikin tembok setinggi mungkin antara tim mereka dan tim lain. Bukan karena mereka jahat, bukan karena mereka gak kooperatif. Itu cuma respons normal terhadap sistem yang salah.

Gw pernah ketemu agency owner yang ngeluh tim desain dan tim copywriting selalu berantem setiap project. Dia coba tambah rapat briefing sebelum project jalan, bikin channel Slack khusus untuk setiap project, bahkan sampe ngasih reward tim paling kolaborasi setiap bulan. Gak ada yang berubah. Sampai kita lihat OKR mereka: tim desain punya OKR selesaikan 12 project per bulan dengan revisi kurang dari 2x per project. Tim copywriting punya OKR tingkatkan conversion rate landing page sebesar 25% per project.

Jelas banget. Desain pengen selesai cepet tanpa banyak revisi. Copywriting pengen revisi berkali-kali sampe konversi tinggi. Kedua tim itu gak akan pernah bisa kompak, seberapa bagupun tool komunikasi yang lo pakai.

Tanda-tanda silo lo disebabkan konflik OKR, bukan komunikasi

Lo gak perlu survey tim berhari-hari buat tau akar masalahnya. Ada 4 tanda yang sangat jelas:
  • Setiap ada issue lintas tim, jawaban pertama yang keluar adalah "bukan tanggung jawab tim kami"
  • Semua tim selalu mencapai OKR masing-masing di atas 90%, tapi target perusahaan secara keseluruhan selalu meleset minimal 30%
  • Rapat kolaborasi selalu berubah menjadi sesi saling negosiasi, bukan sesi cari solusi bersama
  • Setiap tim punya tool dan workflow sendiri yang gak mau dibagikan ke tim lain, dengan alasan "ini lebih cepat buat tim kami"

Kalau lo lihat lebih dari satu tanda di atas, berarti lo buang-buang uang buat beli tool komunikasi baru, buang-buang waktu buat rapat kolaborasi rutin, dan buang-buang energi buat ngingetin tim tentang pentingnya kerja sama.

Langkah perbaikan yang kita coba, kelar dalam 1 minggu

Ini adalah proses yang kita terapkan tahun lalu, waktu tim kita masih punya 7 divisi dan silo yang udah ada selama 1 tahun. Dalam 2 minggu setelah proses ini selesai, keluhan tentang silo tim turun 80% tanpa kita tambah satu rapat pun.

Hari pertama, kita tarik semua OKR setiap divisi, taruh di satu halaman yang semua orang bisa akses tanpa izin apapun. Kita pakai SatuTim buat taruh semua OKR di satu tempat, gak ada yang tersimpan di sheet pribadi kepala divisi. Lalu kita tanyain satu per satu ke setiap kepala divisi: "OKR mana dari tim lain yang bikin kamu susah capai target kamu kuartal ini?"

Hasilnya bikin semua orang kaget. Setiap tim punya setidaknya 2 OKR tim lain yang berlawanan dengan target mereka. Sales ngeluh OKR product yang gak mau rilis fitur baru bikin mereka susah tutup deal. Product ngeluh OKR sales yang bikin janji fitur random bikin mereka susah kurangi bug. Marketing ngeluh OKR content yang terlalu lambat bikin traffic gak naik sesuai target. Content ngeluh OKR marketing yang minta publish artikel sampah bikin konversi turun.

Hari kedua sampai ketiga, kita ubah struktur OKR. Kita gabungkan minimal 30% OKR setiap divisi menjadi OKR bersama lintas tim. Bukan cuma tulisan "tim A bantu tim B", tapi target yang sama-sama harus dicapai, dan bonus kedua tim tergantung penuh dari target itu.

Misal daripada sales punya OKR 50 client dan product punya OKR kurangi bug, kita ganti jadi OKR bersama: "Dapat 30 client enterprise dengan fitur final yang bebas bug, sesuai timeline rilis yang sudah disepakati". Jadi kedua tim dapat bonus kalau target itu tercapai, kedua tim juga rugi kalau target itu meleset. Gak ada lagi alasan saling lempar.

Hari keempat, kita hapus semua rapat sync lintas divisi yang rutin tiap minggu. Semua rapat yang gak ada agenda spesifik terkait OKR bersama kita hapus permanen. Kita ganti dengan rule semua update status non-urgent harus dikirim lewat async discussion, bukan meeting. Yang terjadi setelah itu: waktu meeting tim kita turun 60% dalam seminggu, semua orang punya lebih banyak waktu untuk kerja, bukan dengerin update orang lain yang gak ada hubungannya dengan target mereka.

Hari kelima, kita buat rule sederhana yang gak bisa dilanggar: setiap keputusan yang mempengaruhi tim lain, harus diinformasikan ke tim terkait sebelum diumumkan ke client atau tim lain. Gak ada lagi sales yang janji fitur tanpa cek dulu ketersediaan timeline product, gak ada lagi marketing yang bikin jadwal campaign tanpa konfirmasi tim content.

Yang ngeselin, banyak orang salah diagnosa masalah ini

Kelihatannya mudah, tapi hampir semua founder dan PM yang gw ketemu selalu salah diagnosa. Mereka melihat ada silo, lalu langsung beli tool komunikasi baru, tambah rapat, kirim email pengingat tentang pentingnya kolaborasi. Semua itu cuma mengobati gejala, bukan akar masalah.

Gw pernah ketemu startup yang udah ganti tool komunikasi 4 kali dalam 1 tahun, dan silo tim masih sama persis. Mereka bahkan bayar konsultan kolaborasi sebesar 80 juta buat training tim, dan gak ada perubahan sedikitpun. Karena OKR mereka masih saling bertentangan.

Lo gak perlu sistem kolaborasi yang rumit, lo gak perlu tool yang harganya jutaan per bulan, lo gak perlu rapat rutin tiap hari. Yang lo butuhkan cuma satu: pastikan insentif semua tim berjalan ke arah yang sama, bukan saling tarik menarik.

Coba cek OKR tim lo hari ini, lihat apakah ada target yang saling bertentangan antar divisi. Kalau lo punya tim yang kerjanya semua capai target sendiri tapi target perusahaan selalu meleset, kemungkinan besar itu penyebabnya. Kalau lo udah pernah ngalamin masalah serupa, apa langkah yang lo coba?