Kemarin ada sesama founder startup ngeluh ke gw, baru nambah 4 orang tim aja turnovernya udah 3 orang dalam 2 bulan. Dia bilang itu harga mati scaling tim — gak ada cara lain. Padahal tim kita baru aja scaling dari 7 ke 19 orang dalam 8 bulan, turnover kita di periode itu cuma 5,8%.

Gak ada trik rahasia, gak ada bonus gila gajian dua kali sebulan, gak ada team building liburan ke Bali tiap bulan. Semua hal yang kita lakukan kebanyakan hal kecil yang jarang dibahas di thread Twitter tentang scaling tim. Ini semuanya:

Aturan anti lembur yang gak kita kompromi sama sekali

Awal scaling bulan pertama, kita masih keteteran. Ada 2 orang senior tim yang tiap minggu lembur 3-4 kali, salah satunya hampir kirim chat resign tengah malam karena kelelahan. Itu titik dimana kita bikin aturan tegas yang banyak orang bilang terlalu lemah:

Tidak ada yang boleh lembur lebih dari 2 kali sebulan. Titik.

Kalau kamu mau assign kerjaan yang bikin orang harus lembur, kamu harus izin dulu ke head of operation, catat alasan lemburnya, dan rencanakan kompensasi waktu istirahat yang diambil maksimal seminggu setelahnya. Tidak ada yang namanya "nanti kita liburin kalo udah gak sibuk".

Bulan ke 3 scaling, ada kasus dimana project launch harus maju 2 minggu karena permintaan client, tim engineering harus lembur 3 hari berturut-turut. Setelah launch kelar, kita kasih seluruh tim yang terlibat cuti tambahan 2 hari berturut-turut, gak ada yang boleh bawa kerjaan pulang, gak ada yang perlu cek chat sama sekali.

Setiap bulan kita review semua kasus lembur yang tercatat. Kalau ada tugas yang berulang bikin orang lembur, kita otomatis tambah resource atau potong scope tugas itu. Contoh: bulan ke 4 ada 3 kasus lembur dari tim engineering karena harus handle bug support fitur lama, kita langsung hire 1 support engineer part time, gak ada lagi kasus lembur dari tim engineering setelah itu.

Yang bikin aturan ini jalan: kita gak pernah menghargai orang yang rajin lembur. Bahkan kita ada catatan khusus kalo ada orang yang lembur terus menerus, itu bukan tanda dia kerja keras, itu tanda beban kerjanya terlalu berat dan harus kita kurangi.

Sistem assign proyek yang gak bikin orang kebanjiran kerja

Kesalahan paling umum yang kita lihat dari tim yang baru mulai scaling: assign proyek pake siapa yang kelihatan available, tanpa pernah cek beban kerja orang itu terlebih dahulu. Kita juga gitu di bulan pertama scaling, kita assign 3 proyek sekaligus ke satu senior dev karena dia kelihatan cepet kerja, dia hampir burnout ngirim chat mau resign tengah malam.

Setelah itu kita bikin aturan assign proyek yang super sederhana tapi ketat:

  • Setiap orang cuma boleh punya maksimal 2 tugas utama yang berjalan di satu waktu
  • Semua tugas lain harus masuk backlog, gak boleh dipush sebelum salah satu tugas utama kelar
  • Semua permintaan tugas harus tercatat di sistem, tidak boleh ada assign tugas lewat chat pribadi

Di SatuTim kita pakai fitur capacity tracker buat lihat beban kerja tiap orang sebelum assign, jadi gak ada yang kecipratan tugas dadakan tanpa kita sadari. Kalau ada orang yang kirim chat pribadi minta tolong ngerjain sesuatu, anggota tim berhak menolak dan nyuruh orang itu masukin tugas ke sistem dulu. Kebiasaan assign tugas lewat chat ini kelihatan sepele pas tim masih kecil, tapi pas tim tumbuh jadi 20 orang, ini bikin beban kerja orang nggak terkontrol, banyak yang dapat tugas tak tercatat sampai kebanjiran.

Yang paling penting dari sistem ini: kita gak hitung produktivitas dari jumlah task yang kelar tiap minggu. Kita hitung dari hasil akhir tugas itu. Ada minggu dimana desainer kita cuma selesai 1 proyek saja, tapi proyek itu ngurangi complaint user sebesar 32%, itu kita anggap minggu yang super sukses, bukan minggu yang jelek.

Aturan rekrutmen yang gak kita kompromi sama sekali

Banyak founder pas terburu-buru scaling, langsung terima kandidat yang skillnya oke tanpa cek kesesuaian nilai dengan tim. Kita waktu buka lowongan di periode scaling, ada 3 tahap interview yang gak boleh dilewatkan:
  1. Interview skill, cek apakah dia bisa ngerjain tugas yang dibutuhkan
  2. Interview value alignment, cek apakah cara kerjanya cocok dengan tim kita yang anti lembur dan kolaboratif
  3. Ngobrol santuy 30 menit dengan 2 anggota tim yang bakal kerja bareng dia nanti, tanpa ada topik pertanyaan formal sama sekali

Kita pernah nolak kandidat yang skillnya jauh di atas rata-rata, minta gaji cuma 10% lebih tinggi dari budget, karena di tahap ngobrol santuy dia ngomong "aku suka kerja sendirian, gak usah banyak yang campur". Kita tau kalau itu bakal bikin chaos nanti, karena tim kita kerja kolaboratif dan butuh orang yang nyaman diskusi tiap hari.

Hasilnya: semua orang yang masuk di periode scaling itu cocok sama tim, gak ada satu pun yang keluar karena gak nyaman dengan budaya tim. Satu-satunya orang yang keluar di periode 8 bulan itu keluar karena dia mau pindah kota keluar Jawa, bukan karena masalah kerja.

Hal kecil yang jarang dibahas tapi dampaknya paling besar

Kebanyakan thread tentang scaling tim cuma ngomongin gaji, jenjang karir, atau sistem manajemen. Tapi menurut kita, hal yang paling besar dampaknya ke retensi adalah hal-hal kecil yang hampir gak ada orang bahas:
  • Setiap anggota tim baru yang masuk, kita assign 1 buddy yang bukan manajer dia. Tugas buddy itu jawab pertanyaan apapun mulai dari dimana nyari file brief, siapa yang harus dihubungin kalau ada bug, sampe rekomendasi tempat makan enak sekitar kantor. Kita gak bikin orang baru harus nyari jawaban sendiri selama 2 minggu pertama.
  • Setiap minggu ada 30 menit sesi tidak ada topik kerja semua tim. Bukan team building yang ribet keluar kantor, cuma duduk bareng minum kopi ngobrol soal film, game, atau rencana liburan akhir pekan. Ini bikin orang gak cuma kenal rekan kerja sebagai orang yang ngasih tugas, tapi sebagai temen.
  • Setiap bulan kita kirim survey anonim cuma satu pertanyaan saja: skala 1 sampai 10, seberapa nyaman kamu kerja di tim bulan ini? Sebut satu hal yang bisa kita perbaiki. Kita baca semua jawaban, dan kita umumkan perbaikan yang akan kita lakukan di meeting tim minggu depan. Misal bulan ke 5 ada banyak yang komplain meeting terlalu banyak, kita potong 2 meeting rutin yang gak ada outputnya sama sekali, setiap orang dapet balik 2 jam waktu kerja tiap minggu.

Ini kontroversial, tapi gw pikir kebanyakan turnover pas scaling bukan karena gaji kurang. Banyak kasus orang keluar dari tim yang lagi scaling karena dia merasa beban kerjanya gak wajar, dia gak ada yang bantu pas bingung, atau dia merasa suaranya gak didengerin. Kita kasih gaji yang kompetitif, tapi bukan yang paling tinggi di industri. Yang bikin orang bertahan adalah mereka gak merasa kerja untuk hidup, mereka kerja sambil masih punya waktu buat hidup mereka sendiri.

Coba cek beban kerja tim lo hari ini. Ada berapa orang yang punya lebih dari 2 tugas utama yang berjalan di satu waktu? Ada berapa kali tim lo lembur dalam sebulan terakhir? Kalau lo pengen coba hitung capacity tim secara sederhana, di SatuTim ada fitur capacity tracker yang bisa lo pakai tanpa setup ribet. Kalau lo punya pengalaman scaling tim yang juga berhasil dengan turnover rendah, share dong.