Kemarin ketemu temen founder agency yang lagi pusing banget. Dia buka catatan Notion to do list hari itu, ada 22 item yang dia tulis pagi tadi. Jam 4 sore, yang selesai cuma follow-up invoice dan balas 3 email. Sisanya masih merah semua. Dia ngeluh "hari ini gak produktif banget" sambil nyeret kopi yang udah dingin.
Yang ngeselin, ini bukan kasus satu orang. Hampir semua founder, PM dan agency owner yang gw kenal punya kebiasaan sama: tiap pagi duduk, buka catatan, tulis semua hal yang harus dikerjakan hari itu, ujungnya cuma selesai 10-15% dari list dan merasa bersalah sepanjang sisa hari.
Kenapa to do list panjang itu jebakan paling keji buat kamu
Semua orang yang pernah baca blog produktivitas pasti pernah coba sistem ini: buat list lengkap, kasih tag prioritas, kasih deadline tiap item, bahkan kasih estimasi waktu pengerjaan. Tapi yang gak ada satupun productivity blog bilang: otak kita secara default akan merasa gagal kalau kita gak selesaikan minimal 80% dari list yang kita buat sendiri.
Kalau listnya isinya 20 item, bahkan kalau kamu selesai 12, kamu masih merasa setengah gagal. Kamu akan pulang kerja dengan perasaan ada yang kurang, ada yang tertinggal, besok harus kerja lebih keras lagi.
Yang lebih parah lagi: kamu akhirnya memilih ngerjain item-item kecil yang gak penting duluan, cuma biar dapet banyak ceklis. Balas chat grup, update status project di grup, beli stiker tim, bales email vendor, hal yang 2 menit kelar, biar list kelihatan penuh tanda centang. Sementara yang sebenarnya prioritas — ngedraft term sheet klien, review flow onboarding baru, bicara dengan tim yang ada masalah — masih gak tersentuh sampe malam.
Gw track ini selama 1 tahun penuh, bersama 12 founder dan agency owner yang kita ajak catet kebiasaan kerja harian. Rata-rata jumlah item to do list harian mereka adalah 19,7. Tingkat selesai task prioritas — yang kalau gak dikerjain hari itu akan ada konsekuensi nyata besok — cuma 22%. Artinya dari 5 task prioritas, cuma 1 yang kelar tiap hari. Dan semua orang itu ngeluh tiap minggu merasa kelelahan, gak ada kemajuan, seolah kerjaannya gak ada ujung.
Metode 3 task wajib sehari yang kita coba selama 1 tahun
Ini bukan metode baru ya, banyak orang pernah dengar konsep "3 hal penting sehari", tapi yang gak banyak orang ceritain adalah cara implementasi yang bener, bukan cuma tulis 3 task doang terus berharap aja.
Ada 3 aturan dasar yang kita pakai di SatuTim selama lebih dari setahun, dan hasilnya tingkat selesai task prioritas tim naik 78% tanpa ada yang nambah jam kerja sama sekali:
Pertama: tulis 3 task wajib itu SEBELUM kamu tutup laptop sore hari, bukan pagi hari kerja. Kalau kamu tulisnya pagi, otakmu masih penuh dengan notifikasi masuk, chat klien yang baru masuk, dan kamu akan otomatis masukin task-task random yang muncul tiba-tiba tanpa filter. Kalau kamu tulisnya sore, saat suasana sudah lebih tenang, kamu bisa berpikir jernih mana yang benar-benar penting untuk besok.
Kedua: setiap dari 3 task ini HARUS memenuhi satu syarat mutlak: kalau cuma ini saja yang kamu selesaikan besok, kamu akan tetep menganggap hari itu sukses. Tidak ada pengecualian. Kalau tasknya nanti selesai lebih cepat, atau ada waktu sisa, kamu bisa kerjakan hal lain. Kalau tidak, tidak ada alasan sama sekali untuk merasa bersalah.
Ketiga: semua task lain yang ada di backlog, masuk ke kolom "opsional". Bukan prioritas. Bukan hal yang harus dikerjakan hari itu. Bukan hal yang harus kamu pikirkan pas lagi makan siang. Kalau besok kamu ada waktu sisa setelah selesai 3 task itu, silakan kerjakan yang lain. Kalau gak ada waktu, gak ada masalah sama sekali.
Waktu kita pertama coba ini sebagai tim, banyak yang protes duluan. "Nanti banyak task yang kelewat loh, klien marah loh, tim gak ada progress loh". Ternyata setelah 1 bulan, tingkat selesai task prioritas naik 78% — itu angka yang kita hitung manual loh, bukan angka ngarang buat konten. Yang sebelumnya cuma 22% selesai, naik jadi 92% di bulan ke 3. Dan yang paling mengejutkan: rata-rata jam kerja semua orang turun 1,5 jam sehari. Karena gak ada lagi yang buang waktu ngerjain task kecil cuma buat dapetin ceklis di list.
Aturan yang gak boleh kamu langgar, kalau tidak metode ini gak jalan
Banyak orang coba metode ini terus ngeluh gak ada perubahan, ternyata mereka langgar satu dari tiga aturan kecil ini:
Pertama: tidak boleh ada task yang isinya "kerjain project X". Itu terlalu besar. Setiap task wajib harus bisa kamu selesaikan dalam 1-2 jam maksimal. Contoh yang salah: "kerjain landing page". Contoh yang bener: "Ngedraft copy headline dan subhead landing page untuk klien A". Kalau tasknya lebih besar dari 2 jam, pecah jadi task terpisah untuk hari lain.
Kedua: tidak boleh masukin task admin ke 3 task wajib, kecuali task admin itu punya konsekuensi besar kalau gak dikerjakan hari itu. Misal "kirim invoice senilai 80 juta ke klien yang jatuh tempo besok" itu boleh masuk. Tapi "balas email" itu tidak boleh. Itu task opsional, yang bisa kamu kerjakan sambil nyanyi lagu favorit pas lagi istirahat sejenak.
Ketiga: kalau suatu hari kamu ada meeting yang ngeblock kalender 6 jam penuh, jumlah task wajib kamu tidak jadi 3, jadi 1. Jangan maksain tulis 3 task pas hari kamu ada meeting seharian, itu cuma cara buat kamu merasa gagal. Banyak orang yang salah langkah disini, mereka tetap tulis 3 task pas hari penuh meeting, ujungnya gak ada yang kelar, ngeluh metode ini gak jalan.
Perasaan bersalah adalah penyebab burnout nomor 1 buat founder
Bukan jam kerja panjang, bukan klien yang nyebelin, bukan vendor yang telat kirim barang. Adalah perasaan tiap hari kamu pulang kerja dengan perasaan "hari ini saya gagal, saya gak produktif, saya harus kerja lebih keras besok".
Setelah 6 bulan, perasaan ini menumpuk. Kamu jadi gak bisa nikmatin waktu makan malam, kamu cek hp terus pas liburan, kamu merasa bersalah kalau tidur lebih dari 7 jam, kamu merasa semua orang di tim lebih produktif dari kamu padahal data mengatakan sebaliknya.
Gw pernah ngalamin ini sendiri, 2 tahun lalu. Tiap hari saya tulis 25 item to do list, tiap malam saya pulang dengan perasaan gagal, meskipun sebenarnya saya udah kerja 11 jam sehari. Sampai suatu hari saya hitung, dari 25 item itu, cuma 3 yang benar-benar punya dampak ke pendapatan tim. Sisanya 22 item adalah hal yang bisa dikerjakan besok, atau minggu depan, atau bahkan gak perlu dikerjakan sama sekali.
Ada kasus klien kita yang punya agency desain 7 orang, sebelumnya dia tiap hari kerja sampe jam 10 malam, to do listnya selalu di atas 20 item. Setelah dia coba metode 3 task wajib, 2 minggu kemudian dia chat gw: "anjir, kemarin saya pulang jam 5 sore, semua task prioritas kelar, dan pendapatan bulan ini naik 12% dibanding bulan sebelumnya". Yang lucu: dia sebelumnya berpikir kalau dia kerja kurang dari 10 jam sehari berarti dia malas. Ternyata dia cuma buang 4 jam sehari buat ngerjain hal yang gak penting cuma biar to do list penuh ceklis.
Kapan kamu boleh bikin to do list lebih dari 3 item?
Boleh banget, tapi itu list backlog, bukan list harian. Kamu bisa punya backlog 100 item tidak masalah, tapi setiap hari kamu cuma pilih 3 yang paling penting untuk dikerjakan hari itu. Semua yang lain tinggal di backlog, gak perlu kamu pikirkan hari itu.
Di SatuTim kita bahkan punya kolom khusus untuk "task backlog" yang tidak muncul di dashboard hari ini, jadi kamu gak lihat semua task yang belum selesai tiap kali buka aplikasi. Karena lihat daftar panjang task yang belum selesai itu sendirinya sudah bikin stres.
Ada satu lagi kesalahan umum: orang suka nyampurin task pribadi dan task kerja di to do list harian. Jangan. Kalau kamu mau tulis "jemput anak sekolah" itu masuk list terpisah, bukan masuk ke 3 task wajib kerja. Kalau kamu nyampur, nanti kamu akan hitung task pribadi sebagai bagian dari "produktivitas kerja", dan ujungnya kamu tetap merasa gagal kalau ada yang gak kelar.
Ini kontroversial tapi gw percaya: tidak ada orang yang bisa produktif ngerjain lebih dari 3 task prioritas dalam satu hari. Semua orang yang bilang mereka bisa selesaikan 10 task prioritas sehari, itu artinya mereka salah mendefinisikan apa itu prioritas. Prioritas adalah hal yang kalau kamu gak kerjakan hari ini, akan ada konsekuensi yang berarti dalam 7 hari ke depan. Sisanya cuma hal yang kamu pikir penting, tapi sebenarnya tidak.
Coba besok, sebelum kamu mulai kerja, hapus semua to do list kamu yang ada 20 item itu. Tulis cuma 3 task yang kalau cuma itu saja yang kamu selesaikan hari ini, kamu akan tetap merasa hari ini sukses. Kalau kamu selesai sebelum jam 5 sore, silakan kerjakan yang lain. Kalau tidak, tutup laptop, pulang. Kalau minggu ini tingkat selesai task kamu tidak naik setidaknya 30%, silakan cari gw di grup komunitas dan kita bahas dimana yang salah.