Kemarin ketemu founder agency yang baru nambah tim jadi 18 orang, ngeluh produktivitas turun 40% dibanding saat tim masih 6 orang. Pas gw tanya metrik apa yang dia pakai sekarang, dia jawab: jam login Slack per hari, jumlah task selesai, dan berapa lama online di project management tool.
Gw cuma bisa ngangguk. Karena 2 tahun lalu gw persis ngelakuin hal yang sama. Akhirnya ada 2 orang senior resign, dan project Q3 kita telat 3 minggu karena semua orang sibuk kejar angka bukan selesain masalah.
Semua orang yang pernah scaling tim dari 5 ke 20 orang pasti pernah jatuh ke jebakan yang sama: waktu tim masih kecil, lo bisa pantau kerjaan semua orang secara langsung, tau siapa yang kerja cepet, siapa yang butuh bantuan, siapa yang outputnya selalu bagus meskipun kerja ga 8 jam penuh. Pas tim nambah, lo tiba-tiba butuh sistem, dan kebanyakan orang ambil jalan pintas: pakai metrik yang mudah dihitung, bukan yang sebenarnya ngukur hasil kerja.
Yang pertama: Track jam kerja / waktu online
Ini yang paling umum, dan paling cepet bikin tim benci kerja. Lo pasang tool yang ngasih tau kapan orang buka aplikasi, berapa lama idle, berapa jam total login per hari, kasih skor produktivitas berdasarkan angka itu.
Waktu tim masih 6 orang, lo ga butuh ini. Lo tau kalo senior engineer lo cuma login 6 jam sehari tapi selalu ngelarin semua task tepat waktu, ga ada bug, bantu tim lain kalo ada kesulitan. Pas tim jadi 15 orang, lo lupa itu, dan tiba-tiba angka jam kerja jadi patokan utama.
Kasus client kita kemarin: startup edtech yang baru scaling ke 22 orang, pasang tool tracking yang ngasih peringatan kalo ada orang yang online kurang dari 7 jam sehari. Hasilnya? Orang yang skor tertinggi adalah yang buka Slack 11 jam sehari, tapi cuma balas chat doang tiap 5 menit, ga pernah selesain feature yang dia pegang. Yang skor terendah adalah senior engineer yang cuma login 6 jam sehari, tapi selalu selesain 2 feature kompleks tiap minggu tanpa bug.
Akhirnya orang yang skor rendah dapat warning, 2 minggu kemudian resign ke kompetitor. Yang tinggal? Semua orang yang tau cara ngegame sistem: buka project management tool di hp pas lagi ke warung, biar statusnya online. Buka Slack di latar belakang pas lagi liburan, biar idle ga kebaca. Kerjaan jadi nomor dua.
Di SatuTim kita bahkan ga ada fitur hitung waktu online sama sekali, karena dari awal kita tau ini cuma bikin orang buang energi buat ngakalin sistem, bukan ngelarin pekerjaan.
Yang kedua: Hitung jumlah task selesai per hari
Ini yang paling banyak orang ga sadar salah pakai. Lo pikir, kalo orang selesai 10 task sehari, dia lebih produktif dari yang cuma selesai 2. Salah besar.
Waktu tim kecil, semua task ukurannya relatif sama: bikin desain landing page, review bug, follow up client. Semua orang tau bobot kerja masing-masing, jadi jumlah task ga jadi masalah. Pas tim scaling, orang mulai belajar ngegame sistem: mereka pecah task jadi sekecil mungkin biar jumlahnya banyak.
Gw pernah ngalamin ini di tim kita tahun lalu, ada 2 anggota tim yang selalu masuk top 3 jumlah task selesai tiap minggu, tapi project mereka selalu yang paling telat. Pas kita audit, ternyata mereka cuma nge-split task jadi ukuran segede biji kacang: daripada bikin satu task "tulis artikel landing page", mereka bikin task terpisah untuk "buka doc", "tulis judul pertama", "tulis paragraf pertama", "cari gambar referensi". Dalam sehari dia bisa "selesai" 12 task, tapi progress artikelnya cuma 10%.
Yang lebih parah, ini bikin pola kerja tim rusak permanen. Orang jadi malas ambil task besar yang rumit, karena 1 task cuma nambah 1 ke angka, tapi kalo dia ngelarin task yang rumit yang impactnya besar, dia ga dapet "poin" banyak. Akhirnya semua orang rebutan task kecil yang gampang, task besar yang penting cuma nganggur di backlog berbulan-bulan.
Yang ketiga: Hitung jumlah pesan chat / keaktifan di grup
Ini yang paling ngeselin menurut gw. Ada founder yang gw tau, baru-baru ini ngasih bonus tambahan ke orang yang paling banyak ngirim pesan di grup tim tiap bulan. Gw langsung tanya: "Terus apa isi pesannya?" Dia jawab "ya kebanyakan nanya update, react stiker, kasih info kecil".
Lo tau apa yang terjadi selanjutnya? Orang yang beneran bisa fokus kerja 4 jam tanpa buka chat, akhirnya dianggap "tidak kontributif", "tidak terlihat kerja". Sementara orang yang tiap 2 menit buka chat, balas semua pesan, ngirim stiker, nanya update terus, dapat nilai bagus. Padahal orang yang jarang chat itu yang biasanya ngelarin semua pekerjaan tepat waktu tanpa banyak drama.
Contoh lain: Kemarin ada tim engineering yang kita konsultasi, lead timnya ngeluh satu engineer "kurang aktif di grup". Pas kita cek deliverable selama 3 bulan terakhir, dia selalu ngirim hasil 2 hari sebelum deadline, semua testing lulus, ga pernah ada masalah. Yang aktif di grup? Yang tiap hari butuh follow up 5 kali baru ngirim progress.
Lo ngukur keaktifan chat, bukan output kerjaan. Itu resep buat tim yang kerja cuma buat keliatan sibuk, bukan buat selesain hal yang penting.
Apa yang sebenernya lo harus track pas tim lagi scaling 5 ke 20 orang
Gw ga bilang lo gak usah track produktivitas sama sekali. Cuma metriknya harus berubah, ga sama pas tim masih kecil. Lo ga bisa pakai metrik yang cuma mudah dihitung, lo harus pakai metrik yang ngukur hasil sebenarnya.
Pertama, track outcome bukan output. Daripada ngitung jumlah desain yang dihasilkan tim design, track berapa konversi naik dari desain yang mereka rilis. Daripada ngitung jumlah baris kode yang ditulis engineer, track berapa bug berkurang dan berapa fitur yang bisa dipakai user tanpa masalah. Daripada ngitung jumlah konten yang ditulis tim konten, track berapa trafik tambahan yang datang dari konten tersebut. Di SatuTim kita biasa pasang label outcome di tiap project, jadi semua orang liat apa yang sebenernya jadi target, bukan cuma berapa task yang harus dikerjakan.
Kedua, track blocker bukan progress. Yang paling penting pas tim scaling: kalo ada task gantung lebih dari 2 hari, ada apa yang ngeblock? Apakah butuh approval dari tim lain, apakah requirementnya belum jelas, apakah butuh resource tambahan? Bukan liat siapa yang lambat, liat apa yang menghambat mereka. Kita biasa bikin async update tiap hari cuma satu pertanyaan: ada blocker hari ini? Itu jauh lebih berguna daripada 10 halaman progress report yang ga ada isinya. Kalo lo temukan pola ada banyak task yang keblock karena approval yang lambat, masalahnya bukan tim lo, masalahnya alur approval lo yang rusak.
Ketiga, track apakah tim masih bisa menyelesaikan komitmen yang mereka buat sendiri. Setiap minggu di planning, tim setuju apa yang mau mereka selesaikan minggu itu. Yang lo cek: apakah mereka bisa menepati komitmen itu? Bukan apakah mereka kerja 8 jam sehari, bukan berapa banyak chat yang mereka kirim. Kalo mereka konsisten menepati komitmen bahkan sering melebihi, berarti tim sehat. Kalo tiap minggu komitmennya ga terpenuhi terus, berarti ada masalah di perencanaan, bukan di orangnya. Jangan langsung menghukum tim, cek apakah lo kasih beban kerja yang terlalu berat, atau requirementnya berubah tengah jalan tiap minggu.
Gw tau ini terdengar lebih ribet daripada cuma pasang tool yang langsung ngasih skor produktivitas tiap orang. Tapi percaya deh, tool yang ngasih skor angka itu cuma nyembunyiin masalah sebentar. 6 bulan kemudian lo bakal ngeliat tim lo cuma kerja kejar angka, ga ada yang mau ambil resiko, ga ada yang mau ngelarin masalah rumit yang impactnya besar. Semua orang cuma ngelakuin hal yang bikin skor mereka tinggi, bukan hal yang bikin produk atau bisnis lo tumbuh.
Kalau tim lo sekarang lagi di fase 5 sampai 20 orang, metrik produktivitas apa yang lagi lo pakai sekarang? Ada yang pernah kena kasus dimana metrik yang lo pakai malah bikin tim kerja ngegame sistem?