Brief Management

Brief proyek/kampanye dari draft sampai completed dengan workflow review berlapis, notifikasi otomatis ke tim, dan AI Triage yang nge-breakdown brief jadi task siap kerjakan.

  1. 1

    Bikin brief: isi konteks selengkap mungkin

    Buka menu "Brief" lewat sidebar atau dashboard. Klik tombol hijau "Buat Brief" di kanan atas. Modal yang muncul punya banyak field, isi semua yang relevan, jangan lewatkan. Makin lengkap konteks brief-nya, makin akurat hasil AI Triage di langkah berikutnya.

    • Judul brief: deskriptif, mis. "Kampanye Lazada 11.11, Landing Page + Banner"
    • Tujuan: apa yang ingin dicapai (1-2 kalimat)
    • Deliverables: per-baris, mis. "Hero section LP", "3 banner sosmed", "1 video 30 detik"
    • Timeline + Budget bantu AI nyusun task dengan realistic estimasi
  2. 2

    Simpan Draft, Submit untuk Review, atau Setujui Langsung

    Footer modal punya 3 tombol, sesuaikan dengan situasi:

    • "Simpan Draft" (abu-abu), brief belum lengkap, mau lanjut edit nanti. Status tersimpan sebagai Draft, gak ngirim notif ke siapa-siapa.

    • "Submit untuk Review" (hijau), brief udah siap, kirim ke reviewer yang dipilih. Wajib isi Reviewer dulu. Status langsung Submitted untuk Review + reviewers dapat notif.

    • "Setujui Langsung" (hijau outline), brief yang kamu bikin sendiri buat workflow solo / kamu sebagai reviewer juga. Status langsung Approved, skip loop review. Cocok kalau kamu lead project + tahu brief udah final.

    • Reviewer picker filter creator otomatis, kamu gak akan nemuin diri sendiri di list reviewer (karena gak mungkin review diri sendiri)
    • Kalau pilih "Submit untuk Review" tapi belum isi reviewer → tombol disabled dengan hint kasih tahu
  3. 3

    Target Audiens ≠ anggota tim

    Field "Target Audiens (Pelanggan)" itu untuk demografik PELANGGAN AKHIR yang ditarget brief ini, contoh "Wanita 25-35 di Jakarta, aktif belanja online, gaji Rp 5-10jt". BUKAN anggota tim internal. Untuk pilih anggota tim yang ngerjain, scroll ke bawah, ada field "Assign ke" dan "Reviewer" terpisah.

    • Brief tanpa target audiens jelas → AI sulit nyaring approach kampanye yang tepat
  4. 4

    Tim + Proyek: wajib untuk AI Triage

    Pilih tim yang menangani brief ini, lalu pilih proyek tempat hasil task AI Triage akan dibuat. Kedua field ini OPSIONAL untuk bikin brief biasa, tapi WAJIB untuk pakai AI Triage. Saat kedua dipilih, kamu lihat indicator hijau "AI Triage siap". Indicator amber = belum lengkap. Kalau brief udah jadi tapi belum diisi Tim/Proyek, gak masalah, klik AI Triage, dialog setup cepat akan muncul minta kamu pilih Tim + Proyek lalu auto-jalankan triage dalam satu flow (gak perlu balik ke edit brief).

    • Setup-on-the-fly dialog: muncul otomatis kalau klik AI Triage di brief yang belum punya Tim/Proyek, pilih, klik "Pilih + Lanjut AI Triage", selesai
  5. 5

    Assign + Reviewer: siapa yang ngerjain, siapa yang approve

    "Assign ke" = anggota tim yang bertanggung jawab MENGERJAKAN brief. "Reviewer" = yang akan review + approve sebelum brief jadi final. Pakai multi-select dengan avatar chip, bisa pilih beberapa orang sekaligus. Begitu brief di-save, setiap assignee + reviewer langsung dapat push notification + notif in-app.

    • Reviewer biasanya manager atau senior; assignee biasanya executor
    • Notifikasi tidak ngirim ke diri sendiri kalau kamu self-assign
  6. 6

    Status workflow: Draft → Submitted → Review → Approved → Completed

    Di halaman detail brief, ada tombol-tombol workflow di action bar atas. Status mengalir: Draft → Submitted untuk Review → In Review → Approved → Completed. Tiap transition kirim notifikasi otomatis ke stakeholder yang relevan (lihat tabel di bawah). Tombol yang muncul beda-beda berdasarkan status saat ini, gak perlu hapal, sistem yang munculkan.

    • Submit untuk Review → reviewers dapat ping
    • Approve → creator + assignees dapat kabar gembira
    • Tandai Selesai → semua stakeholder dapat closure notif
  7. 7

    Minta Revisi: wajib kasih catatan

    Kalau brief belum cukup baik untuk approve, klik "Minta Revisi" (warna merah). Modal akan muncul minta catatan revisi (min 3 karakter). Tulis spesifik apa yang perlu diperbaiki, contoh "Section budget kurang detail breakdown" atau "Target audience masih terlalu luas, persempit ke wanita karir 25-30". Catatan kamu langsung kirim ke creator + assignees via notif + tersimpan di Riwayat Revisi.

    • Catatan revisi yang spesifik = faster turnaround. "Belum bagus" gak ngebantu.
  8. 8

    AI Triage: popup wizard dengan penjelasan + progress animatif

    Klik tombol "AI Triage" di kartu brief (kebab menu) atau di action bar detail page. Popup wizard akan muncul dengan 3 tahap:

    1. Intro, penjelasan apa yang AI akan kerjakan: baca seluruh isi brief, analisis beban kerja tiap anggota tim, pecah jadi task atomik (1-8 jam per task) dengan assignee + alasan + deadline + estimasi, dan cek 30 task terakhir di proyek untuk hindari duplikasi. Plus warning kuning bahwa AI Triage cuma bisa dijalankan SEKALI per brief, pastikan brief lengkap dulu.
    1. Progress, animasi 4 langkah real-time: "Membaca konteks brief..." → "Analisis beban kerja anggota tim..." → "AI menyusun task atomik..." → "Membuat task di proyek...". Total ~8-15 detik. Jangan tutup window-nya sampai selesai.
    1. Hasil, jumlah task yang berhasil dibuat + summary strategi pembagian dari AI + tombol "Buka Proyek" buat langsung review hasilnya.
    • Makin lengkap konteks brief (deliverables, timeline, budget, notes), makin akurat hasilnya
    • AI cek task existing di proyek untuk hindari duplikasi, gak akan create "Buat banner sosmed" kalau task itu udah ada
    • Task hasil AI Triage di-tag source="brief" untuk filter di proyek
    • Hasil triage tercatat di Riwayat Revisi brief, kapan dijalankan + berapa task generated
    • Task description ditulis bersih kayak ditulis PM manusia, gak ada prefix [execution] atau footer "AI reasoning:". Alasan kenapa AI pilih assignee tertentu dikirim ke assignee via notifikasi, bukan di-stuff ke deskripsi task.
    AI Triage butuh Tim + Proyek terpilih + paket Business+.
  9. 9

    AI Triage cuma bisa SEKALI: kenapa?

    Sekali brief di-triage, tombol AI Triage berubah jadi "Sudah di-triage" + ikon centang. Klik lagi → popup muncul tapi langsung di tahap "Sudah pernah di-triage" yang nampilin tanggal triage sebelumnya + tombol "Buka Proyek" buat lihat task hasilnya. Kenapa cuma sekali? Tiap triage generate 5-15 task baru. Kalau bisa dijalankan berkali-kali, proyek bakal penuh task duplikat dari brief yang sama. Lebih efisien sekali tapi konteks lengkap. Kalau scope brief berubah signifikan, bikin brief BARU dengan konteks updated, jangan re-triage yang lama.

    • Tombol kebab di brief card juga update: "Auto-Triage AI" → "Sudah di-triage" dengan ikon centang abu-abu
    • Tombol AI Triage di detail page juga update: "AI Triage" → "AI Triage (selesai)" dengan ikon redup
    • Riwayat Revisi menyimpan timestamp triage, kalau ada dispute "kapan task dibikin", cek di sana
  10. 10

    Filter brief: Saya / Review-ku / Semua

    Di halaman list brief, ada filter chip group: "Semua" (default), "Saya" (brief yang kamu di-assign), "Review-ku" (brief yang nunggu kamu review). Pakai filter "Review-ku" buat ngeliat brief yang lagi waiting untuk approval-mu, bukan scroll-cari di list panjang.

  11. 11

    Riwayat Revisi: audit trail lengkap

    Di halaman detail brief, klik tombol "Riwayat" di header. Drawer akan slide dari kanan menampilkan setiap perubahan: siapa yang ubah, kapan, dan catatan (kalau ada, termasuk catatan dari Minta Revisi dan summary AI Triage). Berguna untuk audit "siapa minta revisi apa di tanggal kapan".

  12. 12

    Deadline + reminder otomatis

    Set deadline brief saat create atau edit. Card brief + detail page tampilkan badge countdown ("Besok", "3 hari lagi", atau "Telat 2 hari" merah kalau lewat). Sistem auto-nudge: H-1 sebelum deadline, semua assignee + reviewer dapat notif "Brief X due besok". Lewat deadline → creator + assignees dapat reminder HARIAN sampai brief di-tandai Completed.

    • Mau matiin reminder? Tandai brief Completed (selesai) atau Hapus.
    Brief Management + AI Triage butuh paket Business+. Filter & notifikasi tersedia untuk semua plan.