Client Portal Lite: Agency Mode
Share progress project ke klien tanpa kasih akses workspace. Magic link auth, klien bisa melihat progres proyek dan daftar task yang dibagikan (hanya-lihat). Komentar dan approve/reject dari klien belum tersedia di tampilan portal. Business+.
- 1
Konsep Client Portal
Agency Indonesia sering perlu share progress project ke klien, tapi nggak mau kasih akses workspace internal (yang ada task confidential, diskusi tim, dll). Solusi: per-project Client Portal. Anggota workspace (paket Business ke atas) bisa mengaktifkan portal per proyek → generate signed share link → klien akses via magic-link email tanpa harus bikin akun SatuTim. Klien bisa melihat progres proyek dan daftar task yang dibagikan (hanya-lihat). Komentar dan approve/reject dari klien belum tersedia di tampilan portal. TIDAK bisa: edit task, lihat internal comments, akses project lain.
- Default: client-portal disable. Owner harus explicit setup per project
- 2
Setup portal per project (owner side)
Buka proyeknya, klik ikon ⋮ di kanan atas, lalu pilih Portal Klien. Klik Aktifkan portal klien → muncul Link share buat klien. Klik Salin, lalu kirim link itu ke klien (mis. lewat WhatsApp). Di bagian Undangan Klien, isi email klien (dan nama, opsional), pilih peran Viewer (lihat aja), Commenter (bisa komen), atau Approver (bisa approve), lalu klik Tambah undangan. Hanya email di daftar ini yang bisa masuk ke portal. Menambah undangan tidak mengirim email. Setelah menambah undangan, salin Link share buat klien dan kirim ke klien. Klien membuka link itu, mengisi emailnya, lalu menerima email login dari portal.
Fitur Business+. Tidak ada batas jumlah portal: tiap proyek bisa punya satu portal (paket Business ke atas). - 3
Tandai task sebagai client-visible
Default semua task NOT client-visible. Saat ini belum ada cara menandai task agar terlihat oleh klien, jadi daftar task di portal klien masih kosong. Klien baru bisa melihat persentase progres proyek. Penting: hanya task yang di-toggle ON yang akan muncul di portal klien. Judul dan isi task internal tidak terlihat oleh klien, tapi angka progres ("x dari y task selesai") menghitung semua task di proyek, termasuk yang tidak dibagikan.
Default hidden untuk safety. - 4
Klien akses via magic link
Klien membuka link share dari kamu, lalu (setelah meminta link login) menerima email berjudul "Akses portal project …" dengan logo workspace. Di halaman portal, klien mengisi Email (dan Passcode bila diminta), klik Kirim link login ke email, lalu membuka email tersebut dan klik Buka Portal Project. Setelah klik tombol di email, klien masuk ke portal dan sesinya berlaku 8 jam. Sesi tidak diperpanjang otomatis; setelah 8 jam klien perlu meminta link login baru. Link login di email berlaku 1 jam sejak dikirim.
- Kalau email login tidak sampai, minta klien membuka link share lagi dan klik "Kirim link login ke email" sekali lagi (cek juga folder spam).
- 5
Klien dashboard view
Setelah login, klien lihat: nama dan deskripsi proyek di bagian atas (logo workspace tampil di halaman login portal), progress bar (% task complete), dan daftar Task (judul, status, dan tenggat) untuk task yang dibagikan. Pesan sambutan untuk klien belum bisa diatur dari aplikasi. Tidak ada label "Powered by SatuTim".
- 6
Klien comment + approval
Saat ini klien belum bisa membuka detail task, berkomentar, atau approve/reject dari portal. Approval: insert ke task_approvals dengan decision + feedbackText. Belum ada notifikasi otomatis ke tim dari aktivitas klien.
- 7
Audit log + security
Aktivitas klien dicatat di sistem: permintaan link login, login, dan membuka dashboard portal. Log aktivitas klien belum bisa dilihat di aplikasi. Yang terlihat di daftar Undangan Klien hanya tanda "sudah pernah login" untuk klien yang pernah masuk.
- Catatan aktivitas klien disimpan sampai 1 tahun.
- 8
Revoke + rotate token
Belum ada tombol untuk mematikan portal. Untuk menutup akses, klik ikon tempat sampah (Cabut akses) pada setiap undangan, lalu klik Generate link baru (rotate token) supaya link lama dan semua sesi klien langsung tidak berlaku. Kalau cuma mau ganti link (mis. link bocor), klik Generate link baru (rotate token) → Generate ulang. Link lama tidak berlaku dan semua sesi klien langsung keluar. Kirim link share yang baru ke klien; mereka cukup meminta link login lagi dengan email yang sama (tidak perlu diundang ulang).
"Cabut akses" langsung mengeluarkan klien itu dan tidak bisa dibatalkan. Saat ini email yang sudah dicabut tidak bisa diundang ulang ke portal yang sama. - 9
Optional: passcode + expiry
Passcode portal belum bisa diatur dari aplikasi. Tanggal kedaluwarsa portal juga belum bisa diatur dari aplikasi. Untuk menutup akses setelah proyek selesai, pakai Cabut akses dan Generate link baru (rotate token).