Custom Roles & Permissions

Bikin role sendiri di luar role bawaan (Owner, Admin Workspace, Admin Tim, Anggota, Tamu). Atur permission per modul (tasks, projects, briefs, laporan, workspace) untuk tim yang butuh akses spesifik. Tersedia mulai paket Business.

  1. 1

    Konsep: kapan butuh custom role

    Role bawaan: di level workspace ada Owner (pemilik, satu-satunya yang bisa bayar paket), Admin Workspace, dan Anggota. Di tiap tim ada Admin Tim, Anggota, dan Tamu (hanya lihat). Catatan: saat ini custom role diterapkan per tingkat, belum per aksi. Izin yang kamu centang dipetakan ke salah satu level bawaan. Cuma Lihat → setara Tamu. Ada izin Buat/Edit/Hapus/Assign tugas, atau Buat/Edit proyek/brief → setara Anggota. Proyek: Kelola Anggota/Hapus, atau Brief: Approve → setara Admin Tim. Izin apa pun di modul Workspace → setara Admin. Jadi batasan seperti "boleh edit tapi nggak boleh assign" belum bisa dikunci persis.

    • Pertimbangkan role bawaan dulu. Kalau "Anggota" atau "Admin Tim" udah cukup, nggak perlu bikin role baru.
    • Custom role workspace-scoped, satu role belum tentu pas untuk workspace lain. Setiap workspace punya set role-nya sendiri.
  2. 2

    Buka halaman manajemen role

    Klik foto profil → Pengaturan Akun (di HP: Menu → Pengaturan) → scroll ke bagian ungu Fitur Business → klik Custom Roles. Atau langsung ke /settings/custom-roles. Kalau workspace kamu masih plan Free/Pro, kamu akan lihat upgrade card; klik tombol upgrade untuk naik ke Business.

    Custom Roles cuma muncul untuk paket Business ke atas. Plan Free dan Pro tidak punya akses fitur ini (UI tampil tapi gated).
  3. 3

    Bikin role baru

    Klik tombol hijau "Bikin Role" di pojok kanan atas. Isi nama role (1-50 karakter, mis: "Designer", "QA", "Vendor External"), pilih warna identifier (8 preset), lalu atur permission matrix.

    • Nama role boleh huruf, angka, spasi, dash. Hindari emoji supaya rapi di UI.
    • Warna penting buat scan cepat di halaman tim, pilih warna kontras yang gampang dibeda di grid avatar.
  4. 4

    Atur permission matrix per modul

    Permission dibagi per modul: Tugas, Proyek, Brief, Laporan & Analytics, Workspace. Tiap modul punya 2-5 aksi (Buat, Lihat, Edit, Hapus, Assign, dst). Klik kotak aksi untuk toggle on/off. Pakai tombol "Pilih semua" di kanan tiap modul untuk centang massal.

    • Izin di modul Workspace (Kelola Pengaturan, Kelola Billing, Kelola Role) bikin pemegang role diperlakukan setara Admin di tim itu (bisa mengelola anggota dan role anggota lain di tim). Kasih hanya ke orang yang memang setara admin; role seperti ini cuma bisa di-assign oleh Owner. Membuat atau mengubah custom role tetap hanya bisa dilakukan Owner atau Admin Workspace.
    • Permission "Lihat" biasanya WAJIB ON kalau aksi lain di modul yang sama mau ON, gak bisa edit tanpa bisa lihat.
    • Toggle massal status: "Pilih semua" → klik lagi → "Semua aktif" (hijau). Klik lagi untuk reset ke "Pilih semua" (abu).
  5. 5

    Simpan role

    Klik "Bikin role" (hijau, pojok kanan bawah modal). Role langsung muncul di list utama dengan badge per-modul yang menampilkan jumlah permission aktif. Contoh: "Designer" → "Tugas: 3, Proyek: 2" artinya role itu punya 3 izin di modul Tugas dan 2 di Proyek.

  6. 6

    Edit atau hapus role

    Di card role, hover (desktop) atau lihat tombol kanan (mobile): icon pensil = edit, icon trash = hapus. Halaman ini cuma berisi custom role buatan workspace kamu. Role bawaan (Owner, Admin Workspace, Admin Tim, Anggota, Tamu) nggak tampil di sini dan memang nggak bisa diubah.

    Saat role custom dihapus, anggota yang memakainya kembali ke role bawaan di timnya. Levelnya mengikuti izin role yang dihapus (bisa Tamu, Anggota, atau Admin Tim — tidak selalu Anggota). Penghapusan ini permanen, jadi sebaiknya ganti dulu role mereka secara manual sebelum menghapus.
  7. 7

    Assign role ke anggota tim

    Buka Tim → pilih timnya → di bagian Daftar Anggota, klik badge role di samping nama anggota (mis. "Anggota ▾") → pilih custom role-nya. Custom role muncul DI BAWAH default role, ditandai dot warna sesuai pilihan kamu. Perubahan langsung tersimpan, dan permission langsung berlaku di session anggota tersebut tanpa logout. Yang bisa mengubah role: Admin Tim ke atas, dan hanya untuk role yang levelnya di bawah level kamu sendiri.

    • Anggota yang sedang aktif di session lain perlu refresh tab untuk lihat permission baru (cache).
    • Server tetap memeriksa izin di setiap aksi, tapi untuk custom role pemeriksaannya per tingkat (Tamu/Anggota/Admin Tim/Admin), belum per aksi satu per satu.
  8. 8

    Cek efek role

    Minta anggota yang memakai role itu mencoba aksinya, atau undang akun uji ke tim dengan role tersebut dan coba sendiri. Fitur login sebagai user lain hanya alat internal tim SatuTim, tidak tersedia untuk admin workspace.

  9. 9

    Best practice + troubleshooting

    Mulai dari role minimum (hanya Read) lalu naikkan permission bertahap. Jangan kasih "Kelola Role" sembarangan, itu permission paling sensitif. Kalau anggota komplain "kok gak bisa X?", cek: (1) role apa yang dia punya di tim itu, (2) izin X aktif nggak di role tersebut (ingat: dipetakan per tingkat), (3) sudah refresh tab belum. Log audit tidak mencatat akses yang ditolak.

    • Audit Trail (Pengaturan → Fitur Business → Audit Trail) mencatat setiap perubahan role anggota tim (aksi member_role_changed: siapa mengubah, anggota mana, dari role apa ke role apa, kapan). Pembuatan, perubahan, dan penghapusan custom role-nya sendiri belum tercatat.
    • Kalau workspace di-downgrade dari Business ke Pro, custom role TIDAK terhapus tapi gak bisa di-edit/create baru. Anggota yang sudah pakai custom role tetap menjalankan permission lama sampai kamu re-assign ke role default.