Follow-up Task
Jadwalkan pengingat email sekali kirim atau berulang supaya assignee tidak kelewat update penting.
- 1
Kapan harus pakai Follow-up Task
Gunakan Follow-up saat sebuah task butuh dorongan di waktu tertentu: minta laporan mingguan, mengingatkan approval, mengejar dokumen vendor, follow-up client, atau memastikan assignee memberi update sebelum deadline. Bedanya dengan due date: due date adalah batas selesai task, sedangkan follow-up adalah pesan pengingat yang dikirim ke orang terkait pada jadwal yang kamu tentukan.
- Pakai untuk task yang rentan lupa karena menunggu orang lain
- Pakai untuk rutinitas operasional seperti update Jumat sore atau laporan bulanan
- Jangan pakai untuk spam harian tanpa konteks; isi pesan singkat yang jelas
- 2
Buka tab Follow-up dari detail task
Masuk ke detail task dari board, list, dashboard, atau link task. Di desktop, buka tab "Follow-up" di area konten task. Di mobile, scroll ke bagian accordion lalu buka panel "Follow-up". Kamu akan melihat tombol "Atur follow-up", daftar follow-up aktif, status pengiriman, dan riwayat error kalau ada.
- 3
Mulai membuat follow-up baru
Klik "Atur follow-up". Form akan terbuka dengan judul default mengikuti nama task, misalnya "Follow-up: Minta Laporan Mingguan". Ubah judul supaya mudah dikenali di daftar dan email penerima. Judul maksimal 100 karakter, jadi gunakan format yang ringkas seperti "Follow-up: Approval desain final" atau "Reminder: Kirim report Jumat".
- Judul yang baik menjelaskan aksi yang harus dilakukan, bukan cuma "Reminder"
- Sebut objeknya: report, approval, file, invoice, dokumen, atau update progress
- 4
Pilih waktu kirim yang tepat
Di field "Waktu kirim", pilih tanggal dan jam lewat datepicker. Waktu ini adalah kapan sistem akan memproses follow-up. Untuk reminder yang butuh tindakan sebelum jam kerja selesai, set jam spesifik seperti 09:00 atau 15:30. Hindari menjadwalkan terlalu dekat dengan deadline kalau penerima butuh waktu untuk merespons.
- Untuk laporan mingguan, Jumat 09:00 biasanya lebih baik daripada Jumat sore
- Untuk approval, kirim 1 hari sebelum deadline agar masih ada waktu revisi
- Kalau task selesai sebelum waktunya dan opsi skip aktif, follow-up tidak perlu dikirim
- 5
Atur repeat: sekali, harian, mingguan, atau bulanan
Dropdown "Repeat" menentukan pola pengiriman. Pilih "Sekali" untuk satu reminder saja. Pilih "Harian" untuk pengecekan rutin tiap hari, "Mingguan" untuk laporan berulang, atau "Bulanan" untuk proses periodik seperti invoice, payroll, audit, atau rekonsiliasi. Field angka di kanan menentukan interval: 1 berarti setiap periode, 2 berarti setiap 2 periode, dan seterusnya.
- Sekali: cocok untuk approval atau dokumen yang hanya butuh satu kali pengejaran
- Mingguan: cocok untuk laporan progress atau update sprint
- Bulanan: cocok untuk invoice, payroll, renewal, atau compliance checklist
- 6
Gunakan tanggal berakhir untuk repeat
Kalau repeat bukan "Sekali", field "Berakhir pada" akan muncul. Isi tanggal akhir kalau follow-up hanya relevan sampai fase proyek tertentu. Kosongkan hanya jika follow-up memang harus berjalan terus. Contoh: laporan mingguan selama campaign 6 minggu sebaiknya punya tanggal akhir; reminder payroll bulanan bisa dibiarkan tanpa batas jika prosesnya permanen.
Repeat tanpa tanggal akhir bisa terus berjalan sampai dibatalkan. Pastikan ini memang disengaja. - 7
Tulis pesan opsional yang jelas
Field "Pesan opsional" adalah konteks yang akan dibaca penerima. Isi dengan instruksi pendek: apa yang harus dilakukan, file/link apa yang perlu dicek, dan kapan kamu butuh respons. Contoh: "Mohon kirim ringkasan progress minggu ini sebelum Jumat 15:00. Fokus ke blocker, rencana minggu depan, dan item yang butuh keputusan." Maksimal 500 karakter.
- Mulai dengan kata kerja: kirim, cek, approve, update, review, atau upload
- Sebut output yang diharapkan supaya penerima tidak menebak-nebak
- Kalau butuh format tertentu, tulis langsung di pesan
- 8
Pilih prioritas Normal atau Urgent
Prioritas menentukan nada pengingat. Pilih "Normal" untuk reminder standar. Pilih "Urgent" kalau follow-up berdampak pada deadline, blocking task lain, approval penting, atau komitmen ke client. Urgent akan diberi penanda lebih kuat di notifikasi dan subject email agar tidak tenggelam.
Jangan terlalu sering memakai Urgent. Kalau semua urgent, tidak ada yang benar-benar terlihat urgent. - 9
Aktifkan channel Email
Centang "Email" supaya follow-up dikirim ke email penerima. Saat ini penerima otomatis mengikuti assignee task pada saat jadwal dikirim. Artinya kalau assignee berubah sebelum waktu kirim, follow-up akan mengikuti assignee terbaru. Kalau task belum punya assignee, sistem mengirim ke pembuat task sebagai fallback.
- Pastikan task sudah punya assignee sebelum jadwal follow-up tiba
- Kalau penerima menonaktifkan email notification, pengiriman email bisa dilewati sesuai preferensi notifikasi
- 10
Pakai "Skip kalau selesai"
Opsi "Skip kalau selesai" mencegah reminder terkirim jika task sudah selesai sebelum jadwal. Ini sangat penting untuk menjaga follow-up tetap relevan. Biarkan aktif untuk sebagian besar kasus. Matikan hanya kalau kamu tetap ingin mengirim pesan walaupun task sudah selesai, misalnya meminta dokumentasi akhir atau konfirmasi closure.
- 11
Preview sebelum menjadwalkan
Klik "Preview" untuk melihat gambaran isi email: judul, pesan, waktu kirim, pola repeat, dan prioritas. Gunakan preview untuk memastikan penerima tidak akan bingung. Kalau preview terasa terlalu umum, perjelas pesan sebelum klik "Jadwalkan".
- 12
Klik Jadwalkan dan cek daftar follow-up
Setelah semua field benar, klik "Jadwalkan". Follow-up akan muncul di daftar dengan status aktif, waktu kirim berikutnya, pola repeat, channel email, dan jumlah pengiriman. Dari daftar ini kamu bisa memantau apakah follow-up sudah pernah terkirim dan apakah ada error pengiriman.
- 13
Batalkan follow-up jika sudah tidak relevan
Kalau follow-up tidak dibutuhkan lagi, klik tombol hapus/batalkan di item follow-up aktif. Statusnya akan dihentikan sehingga sistem otomatis tidak mengirim jadwal berikutnya. Ini penting untuk repeat mingguan atau bulanan yang sudah selesai konteksnya.
- Batalkan follow-up setelah project selesai
- Batalkan kalau assignee atau proses kerja berubah total
- Buat follow-up baru kalau pesan atau jadwalnya perlu berubah signifikan
- 14
Contoh workflow: laporan mingguan
Buka task "Laporan Campaign Mingguan". Klik Follow-up -> Atur follow-up. Judul: "Follow-up: Kirim laporan campaign mingguan". Waktu kirim: Jumat 09:00. Repeat: Mingguan, interval 1. Berakhir pada: tanggal akhir campaign. Pesan: "Mohon kirim ringkasan performa minggu ini: spend, lead, CPA, blocker, dan rencana minggu depan." Prioritas: Normal. Email: aktif. Skip kalau selesai: aktif. Klik Preview, lalu Jadwalkan.
- 15
Contoh workflow: approval urgent
Buka task "Approval desain final". Judul: "Urgent: Approval desain final". Waktu kirim: besok 10:00. Repeat: Sekali. Pesan: "Mohon review dan approve desain final hari ini karena handoff ke dev dimulai besok. Kalau ada revisi, tulis komentar langsung di task." Prioritas: Urgent. Email: aktif. Skip kalau selesai: aktif. Klik Jadwalkan.
- 16
Best practice agar follow-up tidak terasa spam
Buat follow-up hanya ketika ada tindakan yang jelas. Satu task bisa punya beberapa follow-up, tapi lebih baik sedikit dan presisi daripada banyak dan generik. Gunakan repeat untuk proses yang benar-benar berulang. Gunakan Urgent hanya untuk hal yang blocking. Selalu isi pesan kalau konteksnya tidak jelas dari judul task.
- Judul jelas + pesan singkat lebih efektif daripada reminder panjang
- Review daftar follow-up aktif seminggu sekali
- Untuk task sensitif, pastikan penerima dan deadline sudah benar sebelum jadwal dikirim
- 17
Troubleshooting umum
Kalau follow-up belum terkirim, cek apakah waktu kirim sudah lewat, status follow-up masih aktif, task belum selesai saat opsi skip aktif, assignee punya email valid, dan channel Email masih dicentang. Kalau ada error, daftar follow-up akan menampilkan pesan error terakhir. Untuk repeat, cek juga tanggal "Berakhir pada" karena jadwal tidak lanjut setelah batas itu.