Custom Field & Checklist
Tambahkan kolom informasi sesuai kebutuhanmu sendiri (12 jenis, dari teks sampai uang dan rollup otomatis), lalu rinci pengerjaan lewat banyak checklist bernama dengan progress, dan sub-tugas bertingkat.
- 1
Custom Field: kolom info buatanmu sendiri
Tiap tim punya info khusus yang ingin dicatat di tugas, dan info ini beda-beda. Agensi mungkin butuh kolom "Nilai Kontrak", tim dukungan butuh "Tingkat Kepuasan", tim produksi butuh "Nomor Batch". Daripada menumpuk semua itu di deskripsi, kamu bisa bikin Custom Field, yaitu kolom tambahan buatanmu sendiri di tugas.
Kamu yang menentukan nama dan jenis kolomnya. Setelah dibuat, kolom itu muncul di tiap tugas dan bisa diisi, disaring (lihat bab Filter), dan ditampilkan di tabel. Anggap ini seperti menambah kolom sendiri di spreadsheet, tapi menyatu rapi di dalam tugas.
- Bikin field hanya untuk info yang benar-benar kamu pakai untuk menyaring atau melapor, jangan kebanyakan
- Custom field bisa jadi bahan filter dan kolom di Saved View, rancang sejak awal supaya laporanmu rapi
- 2
12 jenis field (termasuk rollup otomatis)
Ada 12 jenis custom field, pilih yang paling pas untuk tiap info:
- Teks, tulisan bebas pendek
- Angka, bilangan (mis. jumlah unit)
- Tanggal, pemilih kalender
- Dropdown, pilih satu dari daftar pilihan
- Centang (checkbox), ya/tidak
- Multi-pilih, pilih beberapa dari daftar
- Orang, tunjuk anggota tim
- URL, tautan yang bisa diklik
- Email, alamat email
- Uang, nilai mata uang yang terformat rapi
- Rating, penilaian bintang
- Rollup otomatis, ini yang istimewa: nilainya dihitung sendiri dari sub-tugas/data terkait (mis. menjumlahkan total nilai semua sub-tugas), kamu nggak isi manual, sistem yang merangkum
Dengan ragam jenis ini, hampir semua info yang biasa kamu catat di kertas atau spreadsheet bisa pindah rapi ke dalam tugas.
- Pakai "Dropdown" atau "Multi-pilih" daripada "Teks" untuk data yang punya pilihan tetap, biar konsisten dan mudah disaring
- Field "Uang" otomatis merapikan format angka, enak untuk mencatat nilai proyek atau anggaran
- 3
Checklist bernama dengan progress
Di dalam satu tugas, sering ada langkah-langkah kecil yang harus dicentang. Untuk itu ada Checklist, daftar item yang bisa ditandai selesai satu per satu.
Bedanya dengan to-do biasa: kamu bisa punya beberapa checklist bernama dalam satu tugas. Misal di tugas "Rilis Update Aplikasi":
- Checklist "Sebelum Rilis": tulis catatan rilis, uji di perangkat, minta persetujuan
- Checklist "Saat Rilis": unggah ke toko aplikasi, umumkan ke pelanggan
- Checklist "Setelah Rilis": pantau laporan error, kumpulkan masukan
Tiap checklist menampilkan bar progress sendiri (mis. 2 dari 5 selesai), jadi kamu langsung tahu bagian mana yang sudah beres dan mana yang belum. Rapi, dan nggak mencampur semua langkah jadi satu tumpukan.
- Kelompokkan langkah per fase pakai checklist bernama (Sebelum / Saat / Setelah), bukan satu daftar panjang
- Checklist cocok untuk langkah dalam satu tugas; kalau item butuh penanggung jawab atau tanggal sendiri, jadikan sub-tugas
- 4
Sub-tugas bertingkat
Kalau sebuah item butuh lebih dari sekadar centang, mis. punya penanggung jawab, tanggal, atau diskusi sendiri, jadikan sub-tugas. Sub-tugas adalah tugas di dalam tugas, dan bisa bertingkat (sub-tugas pun bisa punya sub-tugas lagi).
Ini berguna untuk memecah pekerjaan besar jadi bagian-bagian yang bisa dibagi ke orang berbeda. Misal tugas induk "Bikin Kampanye Promo" bisa punya sub-tugas "Desain banner" (ditugaskan ke desainer) dan "Tulis caption" (ke copywriter), masing-masing dengan jatuh tempo sendiri.
Gabungkan dengan field rollup otomatis tadi: tugas induk bisa otomatis merangkum, mis. menjumlahkan nilai atau menghitung progres dari semua sub-tugasnya, tanpa kamu hitung manual.
- Pakai checklist untuk langkah sederhana, sub-tugas untuk pekerjaan yang perlu dibagi ke orang lain
- Jangan terlalu dalam bertingkat, dua atau tiga tingkat biasanya sudah cukup supaya tetap mudah dibaca