Task Berulang Auto-Reset Tiap Pagi

Fitur baru: task ritual harian (cek inbox, daily standup) muncul fresh tiap jam 00:00, tanpa nunggu lo mark Selesai dulu.

  1. 1

    Apa yang berubah

    Selama ini di SatuTim ada 2 cara nge-set "task berulang":

    Mode lama ("Setelah Selesai"), default, fitur original. Task baru otomatis di-clone setelah lo tandai task current = Selesai. Bagus buat task tipe sprint/project yang harus selesai dulu sebelum next instance dibuat. Mis. "Bayar tagihan listrik bulanan", lo mark Done bulan ini, system bikin instance baru buat bulan depan.

    Mode baru ("Auto Tiap Pagi"), Mei 2026. Tiap jam 00:00 WIB sistem otomatis bikin task baru tiap hari, REGARDLESS apakah task kemarin selesai atau belum. Cocok buat ritual harian yang harus selalu muncul fresh, terlepas dari apakah kemarin lo sempet kerjain.

    Use case yang cocok pakai mode auto:

    • "Cek inbox client + WhatsApp" (ritual pagi)
    • "Daily standup post di Discussions" (kewajiban harian)
    • "Cek pending PO yang belum dikonfirmasi"
    • "Cek leads CRM tiap pagi"
    • "Cek server health metric"

    Intinya: hal yang tiap hari harus dilakuin, bukan project yang naik level setelah selesai.

    • Mode baru ini hasil request user (Mei 2026). Sebelumnya banyak yang pakai workaround: bikin reminder di calendar / set notif jam 7 pagi. Sekarang nempel native di SatuTim → task masuk ke kanban lo langsung.
    • Mode lama tetep default. Existing task berulang lo gak ke-impact, kalau dulu set "harian" mode lama, masih jalan sama. Pilih mode baru hanya saat bikin task baru.
  2. 2

    Cara aktifkan saat bikin task

    Buka project → klik "Buat Task" → isi judul + deskripsi seperti biasa → di bagian bawah ada toggle "Tugas berulang", klik supaya aktif.

    Setelah toggle aktif, akan muncul:

    1. Dropdown frekuensi, pilih "Setiap hari"
    2. Box hijau muncul di bawah dengan checkbox: ☐ "Buat task baru otomatis tiap pagi (00:00 WIB)"
    3. Klik checkbox itu → simpan task

    Gitu aja. Mulai besok jam 00:00 WIB, task baru identik (judul + deskripsi sama, status To Do, assigned ke owner sama) akan auto-muncul di kanban.

    Penting: checkbox ini cuma muncul kalau frekuensi = "Setiap hari". Mingguan/bulanan v1 masih pakai mode lama (Setelah Selesai).

    Kalau lo sudah punya task harian existing yang ingin di-convert ke mode auto: saat ini perlu hapus + recreate. UI edit recurrence mode di existing task belum tersedia (akan ditambah di v2).
  3. 3

    Yang terjadi setiap pagi (technical flow)

    Jam 00:00 WIB tiap hari, sistem otomatis SatuTim jalan:

    1. Cek semua task dengan mode "Auto Tiap Pagi", berulang harian, belum dihapus, dan belum lewat tanggal akhir berulang
    2. Per task: cek kapan terakhir di-spawn, kalau sudah hari ini (WIB), skip (anti double-spawn)
    3. Anti-spam safeguard, kalau task offline N hari (lo gak sentuh SatuTim seminggu), sistem cuma bikin 1 instance bukan N. Dicatat "skipped X day(s) due to inactivity" buat pemantauan
    4. Bikin task baru dengan: title/desc/priority sama, status "to do", due date end-of-day WIB hari ini, assignees dicopy dari parent
    5. Tandai parent sebagai sudah di-spawn hari ini

    Proses aman diulang, sistem bisa coba ulang tanpa bikin task dobel. Kalau proses terganggu di tengah, putaran berikutnya (beberapa menit kemudian) lanjut dari yang belum kelar.

    • Per-task try/catch, kalau 1 task gagal spawn, gak block task lain. Log error structured untuk diagnosis.
    • Edge case: tanggal akhir berulang task lewat di tengah hari? Sistem otomatis di pagi berikutnya akan skip (tanggal akhir sudah lewat). Tasks today tetep ada (yang udah spawn).
  4. 4

    Safeguard: kenapa cuma 1 instance per hari

    Skenario yang kami antisipasi sebelum fitur ini ship:

    Lo offline 7 hari (libur Lebaran, sakit, dll). Tanpa safeguard: sistem jalan 7 kali, generate 7 instance task harian yang sama → balik kantor lo lihat 7 task "Cek inbox" numpuk dari Senin-Sabtu kemarin. Task spam, butuh manual cleanup.

    Dengan safeguard: pas resume sistem cuma bikin 1 instance fresh hari ini, dan mencatat berapa hari di-skip karena tidak aktif.

    Filosofi: kewajiban kerja kemarin udah lewat, sekarang fokus hari ini. Kalau yang kemarin penting, lo tetep bisa lihat di history task (parent + previous instances).

    • Cap 1 instance per hari = trade-off konservatif. Kalau lo prefer "spawn N untuk catch up", kasih feedback ke /contact, bisa kami tambah opsi "Strict mode: spawn 1 per missed day (max 7)".
    • Kalau lo memang butuh tracking "task kemarin gak dikerjain" buat ritual yang serius (mis. lapor kepatuhan), pakai history view di task parent + filter completedAt IS NULL.
  5. 5

    Beda dengan "Reminder Calendar": bukan replacement

    Beberapa user awalnya bingung, bukannya lo bisa pakai Google Calendar reminder buat tracking ritual harian? Iya bisa, tapi beda fungsi:

    | Aspect | Calendar Reminder | SatuTim Recurring Daily Auto |
    |--------|-------------------|------------------------------|
    | Lokasi | Calendar terpisah | Native di kanban project lo |
    | Visibility tim | Pribadi | Visible ke semua project member |
    | Linkable | Gak ada link ke task system | Bisa link ke brief, comments, time tracking |
    | Status tracking | Manual checkbox | Built-in status workflow + analytics |
    | Notification | Calendar notif | SatuTim notif + Telegram/Email integration |
    | Performance recap | Gak tercatat | Masuk ke skor kinerja workspace |

    Kapan pakai mana:

    • Calendar reminder: hal yang gak butuh kolaborasi (jadwal pribadi, beli kado anak)
    • SatuTim recurring daily auto: hal yang masuk track-record kerjaan tim + butuh visibility
  6. 6

    Combine dengan fitur SatuTim lain

    + Swipe gesture (mobile), task auto-spawn harian + di mobile lo bisa langsung geser kanan = mark Done dalam 1 detik. Cocok buat workflow morning routine yang lo mau cepetin

    + Telegram bot integration, pasang Telegram bot SatuTim → bot ngirim notif jam 7 pagi: "task harian lo udah siap di kanban, XYZ tasks today". Tutorial: /tutorial/telegram-bot

    + Performance recap, task daily ritual masuk ke skor kinerja member (4 dimensi: task selesai, ketepatan waktu, dst). Owner workspace bisa lihat siapa konsisten ngerjain ritual, siapa yang sering skip

    + Brief Management, kalau ritual lo kompleks (mis. "daily ops standup"), bisa link task ke brief yang berisi template + acceptance criteria. Task daily auto-spawn, brief shared, tim tahu format-nya

  7. 7

    Troubleshooting

    Q: Saya set "daily auto" tapi besok pagi gak muncul task baru.
    A: Check: (1) Sistem otomatis jalan di 00:00 WIB. Cek di 00:15 WIB. (2) Task asal lo statusnya terhapus → recurring chain berhenti. Restore dulu. (3) Tanggal akhir berulang udah lewat? Edit, hilangin end date. (4) Workspace lo plan Free dengan limit task tercapai? Upgrade ke Pro.

    Q: Task muncul tapi assigneenya beda dari yang saya set.
    A: Sistem copy assignees dari parent task (task asli yang lo set). Kalau lo edit assignees di instance kemarin, perubahan itu cuma di instance kemarin. Untuk perubahan permanen, edit di task parent (telusuri rantai task induk).

    Q: Saya tutup recurring lewat "Setelah Selesai" tapi mode auto tetap jalan.
    A: Toggle "Tugas berulang" off = remove recurrence settings entirely. Kalau on tapi mode masih "Auto Tiap Pagi", sistem tetep jalan. Pastikan toggle OFF kalau memang mau berhenti.

    Q: Saya offline 30 hari, balik cuma ada 1 task. Yang 29 hari kemarin kemana?
    A: Sengaja, safeguard anti-spam. Yang 29 hari "missing" tidak pernah dibuat (cost saving + clutter). Kalau lo butuh audit "saya skip hari mana saja", cek activity log task induk untuk riwayat kapan task terakhir di-spawn.

    Q: Bisa custom jam selain 00:00? Misal jam 7 pagi WIB?
    A: v1 hardcoded 00:00 WIB. Kalau ada permintaan ≥3 user, kami add custom-hour pilihan di v2. Vote di /contact.

  8. 8

    Roadmap mode ini ke depan

    v1 (sekarang):

    • ✅ Mode "Auto Tiap Pagi" untuk frekuensi harian
    • ✅ Otomatis jalan jam 00:00 WIB
    • ✅ Anti-spam cap 1 spawn per hari
    • ✅ Copy assignees dari parent
    • ✅ UI checkbox saat create task

    v1.5 (planning, ~2 minggu):

    • ☐ Edit existing task → ubah mode berulang tanpa harus recreate
    • ☐ Notif tim "task baru auto-generated" tiap pagi (opsional, off default)
    • ☐ Kopikenangan admin view: lihat semua daily-auto task per workspace

    v2 (ide, butuh vote):

    • ☐ Custom hour selain 00:00 (mis. jam 7 pagi)
    • ☐ Mode auto untuk weekly/monthly
    • ☐ Skip mode pas weekend / holiday (kalender libur Indonesia)
    • ☐ Variable assignees rotation (mis. Senin Andi, Selasa Budi, ...) untuk task standup rotation

    Kalau lo butuh fitur di v2, vote via /contact + jelasin use case. Dengan ≥3 user request, kami push ke sprint berikut.